El trabajo remoto existe desde hace tiempo y para muchos trabajadores que no trabajan en relación de dependencia, no es nada nuevo. Sin embargo, su reciente expansión en todas las industrias sí lo es. Según Gallup, a principios de este año, el 56% de los empleados de EE. UU. trabajaban desde casa; ¡eso es más de la mitad de la población activa! Se comienza a ver que algunas empresas implementan la presencialidad a tiempo completo, a tiempo parcial y presencialidad mixta.
Muchos empleados, alrededor del 23%, continuarán trabajando a distancia dada la oportunidad, y varias empresas optaron por reducir sus oficinas, con el fin de reducir gastos. Con una flexibilización en ambientes corporativos hacia formatos de presencialidad mixta, que ya son la nueva normalidad, se empieza a atravesar un cambio a nivel global en las oficinas y un aumento del trabajo remoto. Esto coloca a las empresas y a sus líderes frente a un nuevo panorama: necesitan aprender y pensar en cómo gestionar este nuevo mundo. Analicemos cómo implementar una estrategia eficaz de Home Office.
¿Qué es el trabajo remoto?
El trabajo remoto podría definirse como el trabajo realizado fuera de la ubicación de una oficina física. Puede brindarles a los empleados la flexibilidad de hacer su trabajo, de producir valor para sus empleadores mientras están conectados con su equipo virtual y gerentes desde su propia casa o incluso en el camino.
En el pico de la reciente pandemia, la mayor parte del flujo de trabajo tuvo que hacer un cambio repentino y abrupto: de la oficina a sus hogares.
Pero otros, antes y después, han adoptado una mentalidad nómada digital. Trabajar desde cualquier lugar que deseen, viajar a través de muchos destinos y disfrutar de la libertad que puede brindar el trabajo remoto.
Dicha mentalidad ha ido ganando popularidad- Con la mejora de la tecnología en la nube, los canales de comunicación, las herramientas de colaboración y soluciones efectivas de gestión de proyectos, los equipos ya no se encuentran limitados por la geografía.
Esto también beneficia a los trabajadores locales, al reducir los desplazamientos diarios al trabajo y permitirles ahorrar tiempo.
Beneficios de trabajar de forma remota
Nos hemos acostumbrado a un cierto estilo de cultura laboral, y ante el imprevisto, se inició la implementación repentina del trabajo remoto sin el apoyo tecnológico y empresarial necesario.
Esto, lógicamente, elevó las preocupaciones de los empleados y las dudas de los líderes. Parte de la aprehensión estaba bien fundada; ¿El cambio afectaría la productividad? ¿Los empleados tienen los medios tecnológicos necesarios para trabajar en casa? Proporcionar los materiales faltantes y reorganizar los métodos de colaboración fue una inversión, y podríamos decir que sí mostró resultados positivos y múltiples ventajas:
- Mayor compromiso de los empleados
- Tasas de retención más altas
- Mayor productividad
- Marca de empleador positiva
- Costos generales más bajos
- Un grupo de talentos más amplio para contratar
Generalizar las necesidades de los empleados puede resultar en algunos conceptos reduccionistas, por supuesto. No todo el mundo se alegró del cambio repentino; una gran cantidad de personas sufrieron de manera considerable en medio de la pandemia: el aislamiento, la soledad, la falta de un ambiente tranquilo e incluso el aburrimiento fueron algunas de las desventajas más comunes del trabajo remoto. Algunos deseaban regresar a la oficina, donde podrían concentrarse sin una casa poblada, o tomar un poco de aire mientras estaban lejos de un pequeño departamento. Otros estaban extremadamente felices de tener más tiempo para pasar en sus hogares, con sus familias, y evitar las horas perdidas debido a los desplazamientos diarios.
Esta división es el mejor ejemplo posible de por qué una oficina con la opción de presencialidad mixta es una buena idea. En uno de nuestros otros artículos, se comenta sobre algunos anuncios que salieron durante la pandemia, y el tema «trabajar desde casa» de Apple es un resumen de esos primeros meses. Dale la autonomía a las personas de trabajar desde casa o desde la oficina la mitad de la jornada laboral puede aumentar enormemente su bienestar y podría mejorar su vida personal en su casa. También es una buena oportunidad para que las empresas modernicen su cultura y se conviertan en un lugar deseable para trabajar.
Beneficios a nivel empresarial
El 54% de los empleados dijeron que cambiarían de trabajo si una nueva propuesta ofreciera una oportunidad de trabajo remoto flexible, y las empresas suspendidas han visto una disminución del 12% en sus tasas de rotación. Se sabe que el desgaste puede ser nocivo para los resultados, y que los trabajadores felices y saludables son más productivos, eficientes y mejoran tanto la moral general como la reputación de la empresa. Para convertir el cambio repentino en un compromiso a largo plazo, las empresas deben poder sostener los requisitos físicos y tecnológicos: actualizar las herramientas y aplicaciones de colaboración, proporcionar hardware y software, políticas y comunicación transparentes, consultar y asegurarse de que haya un buen equilibrio entre vida personal y laboral, y finalmente que sus empleados no estén sobresaturados.
Estas inversiones pueden resultar costosas, pero el trabajo remoto también reduce los gastos generales, lo que permite a las empresas ahorrar hasta un 40% en algunos casos. El lado comercial de la ecuación también es muy beneficioso:
- Los gastos inmobiliarios se pueden reducir considerablemente. Algunas empresas mantienen solo a los trabajadores esenciales en sus oficinas, otras implementan un horario de trabajo rotativo y mantienen un espacio de oficina pequeño.
- Esto se traduce en menores gastos generales como electricidad, calefacción, aire acondicionado.
- Los empleados suelen estar mejor descansados, sin tener que gastar tiempo y energía en viáticos, por lo tanto, menos propensos a cometer pequeños errores.
- El tamaño de la reserva de talentos ha crecido astronómicamente. Las personas que pueden comunicarse en otros idiomas pueden encontrar oportunidades de trabajo en todo el mundo, y los empleados que buscan personas altamente capacitadas y preparadas pueden entrevistar a más candidatos.
Un paso más cerca hacia una cultura empresarial inclusiva
Otro beneficio maravilloso: el aumento del trabajo remoto ha aumentado las adaptaciones para las personas con discapacidades. Es difícil comprender el alcance total de lo exclusivas que pueden ser algunos puestos. Las oficinas abiertas pueden ser poco amigables para las personas con discapacidades auditivas o visuales, y los desplazamientos diarios pueden consumir mucho tiempo para los usuarios que utilizan sillas de ruedas y los empleados con discapacidades móviles.
Una investigación del Reino Unido ha descubierto que el trabajo remoto era uno de los pedidos más solicitados y rechazados hasta hace relativamente poco. Este problema no se resuelve de manera rápida, ya que surge debido a diversas causas de discapacidad. No obstante, la posibilidad de trabajar desde casa puede mejorar enormemente las condiciones laborales de los empleados discapacitados, aumentar sus oportunidades de contratación y reducir radicalmente las dificultades que algunos encuentran en su día a día.
Este tema no se puede analizar con éxito de una manera tan rápida. De todas formas, la creciente consideración por las preferencias y necesidades subjetivas es una señal positiva. Uno puede esperar que este sea un paso hacia una cultura de trabajo que no dude sobre las pequeñas modificaciones necesarias para contratar al mejor talento.
Consejos para trabajar de forma remota
Cambiar una vida entera de costumbres y entornos de oficina tradicionales no es tarea fácil. Afortunadamente, podemos compartir algunos consejos de trabajadores remotos con experiencia, como empleados independientes que trabajan de esta manera hace una década:
- Mantener una rutina «normal». Muchos recomiendan hacer las cosas exactamente igual que si se fuera a la oficina. Esto sería más efectivo cuando se tiene un estilo de presencialidad mixta. Si siempre se trabaja de forma remota, esta puede ser una oportunidad de saber qué funciona mejor para cada persona. En lo que todos pueden estar de acuerdo es en que los días laborales deben tener una estructura similar.
- Realizar un seguimiento de las horas trabajadas. Es fácil perder noción del tiempo con el trabajo remoto, ya sea para cualquier extremo; se puede perder mucho tiempo o a lo contrario, trabajar de más. Se debe tratar de comenzar a trabajar a una hora regular, mantener los horarios de trabajo y contar con un calendario.
- Mantener un espacio de trabajo organizado y despejado. Ordenar, ventilar la habitación, tratar de no llevar comidas al lugar de trabajo. Adquirir una silla ergonómica y un escritorio adecuado, no hace falta que sea algo elegante; el escritorio debe tener la altura adecuada para evitar tensar el cuello y los brazos, y la silla debe brindar un apoyo cómodo.
- Si no se trata de un trabajo de servicio al cliente, lo más probable es que no requiera estar pegado al escritorio de 8 a.m. a 5 p.m. Si este es el caso, no se pueden tomar descansos en los mismos intervalos que antes. Algunos trabajan mejor por la mañana, otros por la tarde, y necesitan tomar menos descansos durante ese tiempo. Si se trabaja por tareas, es posible terminar antes de completar las 9 horas, ¡y está perfecto!
- Es importante recordar de caminar, levantarse de vez en cuando y estirar. Sin distracciones, es fácil permanecer sentado en su silla durante largos períodos de tiempo. Usar los descansos más prolongados para dar una vuelta alrededor de la cuadra ayuda a nuestro cuerpo, descansa la vista y puede ayudar a aclarar la mente.
- Tratar de presentar un fondo profesional en videoconferencias y llamadas. Colocar la cámara de modo que apunte hacia una pared lisa; es mejor evitar mostrar demasiado de la vida personal y familiar en las llamadas de negocios.
- El aislamiento puede ser un peligro. Se recomienda utilizar videollamadas en lugar de sólo llamadas con colegas. Si se trabaja de forma independiente, realizar seminarios web y cursos puede ser una buena forma de establecer contactos mientras se conecta con otras personas en su campo de trabajo.
- ¡Escuchar algo de música! Tener un buen sonido de fondo puede mejorar la concentración. Pueden ser otros tipos de ruidos, pero es recomendable evitar tener noticias todo el día, ya que pueden ser una distracción.
- Algunas personas optan por ir a cafeterías o espacios de trabajo compartido. Hay que tener cuidado de no recurrir siempre a esto, ya que puede ir en contra del propósito. Al mismo tiempo, hay muchas personas que trabajan mejor en espacios comunes. Cada persona probará lo que crea que funciona mejor para él o ella y decidirá.
- Contratar un proveedor de Internet bueno, rápido y confiable. Si Internet es el principal canal de comunicación, debe estar a la altura del desafío. Es una inversión, pero ahorra muchos dolores de cabeza. Se debe analizar la ubicación del módem y, a su vez, no tener una gran cantidad de dispositivos conectados a la red.
Construyendo una cultura de trabajo a distancia
Construir una cultura de trabajo remoto puede ser una lucha para muchas empresas tradicionales que recién ahora están adoptando un estilo diferente. Pueden temer una reducción de la productividad y la falta de un método de colaboración eficaz. Estos problemas pueden evitarse con algunas estrategias laborales adecuadas y analizadas en cuanto a la preparación y organización de la gestión.
Los problemas que encuentran los empleados remotos pueden tener su origen en la gestión y las habilidades sociales, por ejemplo, la falta de colaboración y comunicación, tener problemas para finalizar el trabajo en el momento que se debe, perder el compromiso y la motivación. Otros problemas también pueden incluir la necesidad de una mejor conexión a Internet y tecnología moderna o sentirse aislado de sus colegas.
Para los gerentes que trabajan con equipos remotos, los obstáculos pueden incluir una reducción de la cohesión del equipo, una disminución de la motivación y productividad de los empleados o la lucha por mantener la cultura de la empresa.
Hay algunos aspectos clave del negocio en los que centrarse y algunas estrategias para mejorarlos:
Comunicación eficaz
La comunicación es vital en una estrategia de trabajo remoto. Los líderes y gerentes deben comunicar de manera transparente cuáles son sus expectativas de cada miembro del equipo cada día. Su necesidad de mantener un cronograma claro, con fechas de vencimiento razonables y sus respectivas dependencias. Esto se puede mejorar enormemente mediante el uso de software de gestión de proyectos.
Productividad
Las métricas y los KPI son monumentales para tener visibilidad del estado y la productividad de una empresa. Es una oportunidad para que los líderes y empleados sepan cómo les está yendo, qué se espera de ellos y comprendan qué áreas necesitan más capacitación o mejores recursos.
Colaboración
Las reuniones espontáneas e improvisadas son imposibles cuando se trabaja de forma remota. No hay espacio compartido como punto de encuentro, por lo que la dinámica de colaboración debe cambiar para permitir charlas que puedan conducir a un entorno de trabajo agradable. Perder ese momento amistoso puede ser muy peligroso, lleva un elemento emocional, pero también ha sido el lugar donde nacen las ideas.
Cultura de la empresa
Puede ser extremadamente difícil defender los valores y el sentido de pertenencia de la empresa en un panorama digital. Hay algunas acciones que una empresa podría tomar, como ofrecer espacios de feedback para gerentes y líderes y promover canales de comunicación social como eventos o canales privados. ¡Hay que darles reconocimiento! Felicitar a los empleados por su arduo trabajo, dar mensajes públicos y otros individuales. Puede ayudar a promover un sentido de pertenencia más cohesivo, lo que, a su vez, mejorará la incorporación de personal que nunca ha trabajado en una oficina.
Gestión del rendimiento
La satisfacción de los empleados reduce las tasas de rotación, mejora la moral y puede hacer que una empresa se convierta en un sitio más atractivo para trabajar. Una gran parte del bienestar de una empresa se puede medir por el éxito de su performance, pero su estado y motivación pueden verse afectadas al no compartir un espacio. Hay muchas formas de cuidar a los empleados, pero una de las principales es garantizar que no estén sobresaturados o en camino de agotarse.
En COR hemos defendido el principio de que la gente necesita trabajar de modo inteligente, no de más. Nuestros métodos de seguimiento de horas mantienen a los empleados al día sobre la cantidad de trabajo que han asignado, así como informar a los gerentes cuando ya están a su máxima capacidad. La estimación de nuestro proyecto podría mejorar la rentabilidad y pronosticar cuántas horas requerirá una tarea. De esta manera las personas pueden evitar las asignaciones excesivas, a estimar por las horas y no por las tareas.
Creemos que la rentabilidad, la eficacia y la salud de los empleados van de la mano. Nuestra misión es ayudar a la continuidad del negocio a aumentar sus resultados, así como la satisfacción de los trabajadores. Si desea dar un paso en la dirección correcta, solicite un demo hoy.
