Se necesita mucho esfuerzo para ponerse al día con un proyecto, pero una vez generado el suficiente impulso, es solo cuestión de dejar que las cosas sigan su curso, ¿o no?
Incluso con listas de tareas y actualizaciones de estado de proyectos automatizadas, los miembros del equipo, especialmente los clientes, pueden necesitar motivaciones extra para entregar sus proyectos. Pensarías que un golpecito en el hombro es suficiente, pero si lo haces mal, puedes terminar irritando a la otra parte y hacer que te ignoren aún más.
Aunque es algo extremadamente importante, la fase de seguimiento a menudo se descuida. Durante esta, todo está dispuesto para garantizar la sostenibilidad después de la finalización del proyecto.
Definición de seguimiento
El seguimiento se define como “el monitoreo y la evaluación de los impactos de un proyecto o plan para la gestión, y la comunicación acerca del desempeño de ese proyecto o plan”. Sin embargo, para evitar la superposición de las fases de monitoreo participativo con las de operación y mantenimiento, este documento informativo se centrará en los siguientes principios:
Seguimiento como proyectos derivados: un proyecto que explota o se basa en un trabajo anterior o que repite algo que ya se ha hecho.
Seguimiento como una supervisión interna de los proyectos finalizados: el seguimiento continuo de las actividades hechas por los ejecutores del proyecto y las posibles mejoras al proyecto existente.
El propósito de los seguimientos
- Controlar los proyectos y su impacto: el seguimiento brinda funciones tanto de verificación como de control de los proyectos implementados.
- Mantener la flexibilidad en la toma de decisiones y promover un enfoque de gestión adaptable: la retroalimentación de los programas de seguimiento brinda oportunidades para que los coordinadores de proyectos y las empresas respondan cuando los cambios en una actividad, en el ambiente o en el contexto requieran una adaptación de las prácticas actuales.
- Los seguimientos permitirán una mejor comprensión de las nuevas tecnologías y enfoques, lo que puede resultar en una mejora de la calidad de las medidas o técnicas utilizadas en proyectos futuros.
- El seguimiento es un mecanismo fundamental para la retroalimentación, permite aprender de las experiencias de proyectos anteriores y compartir estos resultados con el desarrollo de la comunidad. Sin alguna forma de seguimiento, los beneficios de los proyectos y los resultados seguirán siendo desconocidos. Al incorporar la retroalimentación en el proceso de planificación, el seguimiento evalúa el impacto y, por lo tanto, permite el aprender de las experiencias. Mediante los procesos de monitoreo y evaluación, los seguimientos brindan evidencia concreta de los resultados. Los coordinadores del proyecto y otras empresas utilizan este conocimiento para mejorar proyectos futuros.
- Los proyectos derivados son hasta cierto punto más fáciles de llevar a cabo, ya que se basan en experiencias previas. Durante la planificación de estos proyectos es necesario incluir lo aprendido en los proyectos anteriores, basado en los hallazgos de los procesos de monitoreo participativo, de evaluación y seguimiento. Las preguntas típicas a hacerse y al equipo cuando se intercambian ideas para proyectos derivados son:
- ¿Cuáles fueron los problemas a los que nos enfrentamos?
- ¿Qué se pudo haber hecho para evitar estos problemas?
- ¿Aprendimos algo nuevo sobre la tecnología implementada?
- ¿Hay algún cambio en la tecnología que pueda implementarse?
- ¿Los beneficiarios finales están satisfechos con el proyecto?
- ¿Podríamos haber abordado a los beneficiarios finales de manera diferente?
- ¿Hay algún componente del proyecto que no hayamos incluido?
Los seguimientos también dan credibilidad a una empresa, ya que los proyectos implementados pueden servir como referencia al solicitar fondos para nuevos proyectos. Por lo tanto, es importante supervisar lo que se ha implementado y asegurar que los objetivos se alcancen a largo plazo. Hay que asegurarse de documentar cada paso del proceso de seguimiento con informes actualizados. Es bueno poder demostrarlo de manera ilustrativa, la experiencia que ha acumulado la empresa con proyectos anteriores.
El seguimiento provee el eslabón perdido entre la planificación y la implementación continua del proyecto. El seguimiento vincula las etapas previas y posteriores de decisión de la planificación, superando así la brecha que surge cuando existe una diferencia entre los planes del proyecto y su implementación. Los seguimientos no solo brindan información sobre las consecuencias de un proyecto, sino que también dan a las empresas la oportunidad de implementar medidas para mitigar o prevenir los efectos negativos. A menos que exista la mínima capacidad de seguimiento, el proyecto opera como un proceso lineal en lugar de iterativo, y carece de continuidad. Peor aún, el proceso corre el riesgo de convertirse en un ejercicio en vez de ser una práctica significativa para mejorar el buen desempeño general de la empresa.
Ventajas y desventajas de realizar seguimientos
Realizar el seguimiento de un proyecto puede servir para muchos propósitos y proporcionar varios beneficios. Una de sus principales consecuencias positivas es el control del impacto y las funciones de los proyectos, mediante la verificación e implementación. También es clave mantener la flexibilidad en la toma de decisiones y utilizar un enfoque adaptativo. Esto se puede hacer a través de la retroalimentación de las entidades reguladoras y los coordinadores de proyecto a cargo de la empresa.
Otro propósito clave de realizar un seguimiento es mejorar la resolución técnica del proyecto. Se puede evaluar la eficacia y la utilidad de estos métodos a través de diferentes tareas, comprenderlos mejor y adoptar nuevas tecnologías. Esta forma de seguimiento ayuda a mejorar la calidad general del proyecto. Los seguimientos también son necesarios para generar conciencia pública sobre diferentes proyectos y así evaluar la respuesta recopilada por el grupo demográfico previsto.
Ventajas
- Los coordinadores y otras partes interesadas necesitan saber en qué medida sus proyectos cumplen sus objetivos y conducen a los efectos deseados.
- Los seguimientos generan una mayor transparencia y rendición de cuentas en términos de los recursos del proyecto.
- Los seguimientos internos alertan a los coordinadores sobre las debilidades, los problemas y las deficiencias reales y potenciales del proyecto antes de que sea demasiado tarde.
- La planificación futura y el desarrollo de programas mejoran cuando se guían por lo aprendido en la experiencia.
- Los proyectos implementados con éxito sirven como referencia para futuras solicitudes de fondos.
- En general, evita que los proyectos implementados se olviden con el paso del tiempo.
Desventajas
- Los seguimientos internos de los proyectos requieren fuerza humana y actividades adicionales, que en su mayoría no están financiadas por la empresa después de la finalización del proyecto.
- Dar seguimiento a los proyectos finalizados puede desviar la atención y los esfuerzos de los miembros del equipo que trabajan en nuevos proyectos.
- Programa de diseño del seguimiento
Realizar el seguimiento de un proyecto permite cerrar la brecha entre la planificación y la implementación de proyectos en curso y futuros. Esta práctica no solo determina y predice las consecuencias del proyecto, sino que también brinda a la empresa la oportunidad de evaluar los efectos negativos. Puedes iniciar un programa de supervisión de seguimiento en tu empresa con solo unos simples pasos:
- Alcances y necesidades de los proyectos
La pregunta de por qué llevar a cabo programas de seguimiento para un proyecto puede responderse de varias maneras. Los fines principales son el control, la información y la comunicación. Un programa de seguimiento agrega valor a tu proyecto y actividades futuras, y por lo tanto, debe incluirse durante el proceso de planificación. Es indispensable darse cuenta de la necesidad de un seguimiento. En este paso, debes definir el alcance de los temas del seguimiento, lo que se va a supervisar y especialmente los indicadores que te ayudarán a controlar el proyecto.
- Definir un plan y una metodología de trabajo
Una vez definido el alcance del programa de seguimiento y los indicadores importantes, el siguiente paso es definir las herramientas y metodologías que necesitarás, específicamente para el proyecto en curso. Saber qué hacer y con qué frecuencia te dará una idea de cuánto costará este programa de seguimiento por año.
- Conseguir la financiación
Es imperativo planificar cómo se cubrirán los costos de las actividades posteriores a la implementación. Una opción es cubrir los costos mediante las contribuciones de los beneficiarios, en caso de que exista un componente de recuperación de costos a través de los servicios de los usuarios finales. En este caso, las tarifas de los servicios deben incluir las actividades de seguimiento externo. Otra opción sería cubrir los costos con los gastos generales o el presupuesto anual de la empresa. Finalmente, podrías incluir la supervisión de proyectos en curso en las propuestas, justificando la necesidad de un componente de seguimiento como parte de la experiencia de recopilación de conocimientos.
- Funciones y responsabilidades
La cuestión más importante a tener en cuenta es asignar proyectos finalizados a los miembros del personal. Es esencial fomentar un sentido de propiedad entre los miembros del equipo, especialmente para aquellos proyectos que se finalizan. De lo contrario, el proyecto implementado quedará olvidado cuando comiencen otros nuevos. Busca deliberadamente habilidades de seguimiento y evaluación en todos tus proyectos y puestos de gestión, servirán de apoyo en todos estos procesos.
- Recopilación de información y evaluaciones finales
Una vez que el proyecto haya llegado a su fin y comience el proceso de seguimiento interno, asegúrate de planificar e integrar las visitas y comunicarse con las partes interesadas en tus actividades diarias.
Desafortunadamente, no se realiza una evaluación de los resultados de los seguimientos, pero se debe llevar a cabo el análisis, ya que es un paso crítico en el proceso. Se debe realizar un análisis de los datos recopilados para garantizar que la información proporcionada sea útil para el público objetivo. En general, la etapa de evaluación necesita identificar lo aprendido del programa de seguimiento.
La etapa de evaluación de un seguimiento puede determinar que se necesitan pasos adicionales para controlar los problemas identificados. Para remediar estos problemas, es posible que se requieran modificaciones en el diseño, la operación o las actividades de mantenimiento del proyecto.
- Escribir el informe final
Para garantizar que no se descuide la presentación de informes, se recomienda desarrollar un proceso formal de evaluación y presentación de informes. Para evitar el trabajo adicional y permitir la comparación, asegúrate de crear una plantilla simple para que todos los miembros del personal informen sobre sus actividades de seguimiento interno y de evaluación. Los informes de seguimiento deben incluir lo siguiente:
- Una descripción breve del proyecto
- Una descripción del cliente y su propuesta
- Una descripción del mecanismo de seguimiento
- Las cuestiones o problemas que surgieron durante la ejecución del proyecto.
- Los resultados
- Un análisis y evaluación de datos
- Las medidas correctivas realizadas
- Las acciones adicionales para abordar esos problemas.
- Lo que la empresa aprendió del proyecto.
No olvides…
- Establecer plazos de entrega
Se supone que todas las tareas relacionadas con el proyecto tienen fechas de entrega, pero en la práctica bastantes quedan abiertas. Tal vez la tarea es demasiado corta para establecer una fecha, o asumes que la otra persona la hará lo más rápido posible. De cualquier manera, la psicología humana prácticamente garantiza que los proyectos abiertos tendrán la prioridad más baja en la lista de tareas de alguien. Y cuando hagas el seguimiento, esa persona te mirará confundida y se preguntará por qué estás tan alterado. Después de todo, si fuera urgente se habría fijado una fecha límite, ¿verdad?
- Usar múltiples canales para comunicarte
Cuando realices un seguimiento, no dependas de un solo método de comunicación. Hay clientes que nunca están en sus escritorios y solo responden a las llamadas en sus teléfonos celulares. Otros solo responden a mensajes de correo electrónico. A veces, enviar notificaciones automáticas de las fechas límite de entregas es suficiente.
Cuando un método no funciona, se prueba con otro. Simplemente no los pruebes todos al mismo tiempo. Lo único que logras es molestar a la gente.
- No molestar
De vez en cuando hay que lidiar con ese coordinador que solicita una actualización de estado cada diez minutos cuando se acerca una fecha límite de entrega. Es frustrante, distrae y solo hace que el trabajo avance más lento. Fastidiar al cliente es contraproducente para la dinámica del proyecto y malo para la moral. Fastidiar al cliente puede convertirte en una plaga y en un asesor de poca confianza, y esa relación es muy difícil de recuperar.
Lucha contra la tentación de molestar a las personas con pedidos de actualización de estado del proyecto. Envía una actualización de seguimiento una vez y luego espera el tiempo necesario, dependiendo de tu relación con el empleado.
Más consejos para realizar seguimientos significativos, consistentes y efectivos
- Mantener una base de datos de todos los clientes potenciales con su información de contacto completa. Guardar todas las tarjetas de presentación que recibas.
- Enviar actualizaciones de blog semanales por correo electrónico sobre temas de interés. Enviar boletines a clientes potenciales es una forma de nutrirlos y generar un reconocimiento de marca para que tu empresa sea lo primero que aparezca cuando estén listos para comprar un servicio o producto.
- Mantener a los clientes existentes y potenciales actualizados sobre cualquier oferta, promoción y venta.
- Tratar de iniciar el primer seguimiento dentro de las primeras 24 a 48 horas del primer contacto. Esto se puede hacer a través de una llamada telefónica rápida, correo electrónico o mensaje de texto. Las investigaciones han demostrado que las empresas que se ponen en contacto con clientes potenciales dentro de la hora de recibir una posible consulta tienen casi siete veces más probabilidades de cuantificar un cliente potencial que aquellas que intentaron contactar al cliente incluso una hora después y más de 60 veces más probabilidades que las empresas que se tomaron 24 horas o más para contestar.
- Actualizar la base de datos después de cada seguimiento. Esto ayudará a tomar nota de los requisitos específicos de cada cliente y adaptar tu propuesta la próxima vez que hagas una llamada.
- Enviar una nota de agradecimiento a los clientes una vez finalizado el proyecto. También puedes llamar a los clientes un par de semanas después para averiguar si quedaron satisfechos con la experiencia. Poder resolver cualquier problema antes mencionado al tener sus comentarios de la experiencia.
- Crear un programa de bienvenida para nuevos clientes poco después de que se haya finalizado el proyecto. Esto ayudará a construir una relación a largo plazo. Más adelante, también se puede obtener testimonios y referencias de estos clientes existentes que ayudarán a atraer nuevos.
Concéntrate en los seguimientos a tiempo con tu cliente para generar más clientes potenciales, ¡y llevarás la delantera en este juego!
Conclusión
Para generar los resultados más útiles y aprovechar al máximo tus procesos de venta, es importante realizar seguimientos. Si no lo haces, perderás oportunidades comerciales potenciales y nadie quiere eso, ¿verdad?
Deben hacerse de manera consistente porque querrás construir relaciones con clientes eventuales y asegurarte que sepan de qué se trata tu empresa. Por lo tanto, tan pronto hayas establecido una buena relación con un cliente potencial, es un requisito mantenerse en contacto con ellos regularmente. Si no lo haces, es probable que olviden lo que propuso tu empresa y sigan adelante con otra. Asegura siempre una comunicación fluida a través de correos electrónicos o cualquier otro canal de conveniencia.
Las partes interesadas y los coordinadores necesitan saber si los objetivos conducen a lo acordado. Realizar seguimientos permite una mayor transparencia en el proceso y la rendición de cuentas de qué recursos están a disposición. Además, te permite visualizar con un espectro claro cuáles son las debilidades del proyecto y cómo corregirlas antes de que sea demasiado tarde.
Realizar seguimientos es perfecto para la planificación futura, lo aprendido de la experiencia es oro, no lo olvides. Si todo avanza como debería, será más fácil obtener más fondos para proyectos futuros. En general, es ideal para ver cómo van las cosas y evita olvidar estrategias efectivas ya implementadas en proyectos anteriores.
