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Cómo Organizar las Tareas y Hacer Crecer la Agencia Creativa en el Intento

organizar las tareas

Es bastante frecuente escuchar que las personas creativas son desorganizadas. Los científicos incluso han afirmado que estas personas son más productivas. Sea esto cierto o no, cuando se habla de una agencia creativa debe haber una estructura, se necesita cierto grado de organización para mantener el trabajo en marcha.

Hay una docena de cualidades que un especialista en marketing digital debe tener para el éxito. Entre ellas podemos destacar la integridad, las cualidades de liderazgo, las habilidades de comunicación, la transparencia y el profesionalismo. Pero la habilidad más importante, por supuesto, es la organización. Esa es la base de toda su posición sin importar el papel que desempeñe para su equipo. Ya sea un creador de contenido, utilice el PPC (pago por clic), el SEO o redes sociales, es importante asegurarse de encontrar formas de ser organizado, de lo contrario, será fácil atrasarse en sus tareas diarias.

Hasta ahora, seguramente estuvo manejando las cosas por sí mismo y eso es genial. Cualesquiera sean sus fortalezas y debilidades las adapta a su conveniencia y en su mejor interés.

Pero su tiempo, experiencia y recursos no son infinitos. Si desea crecer laboralmente, debe encontrar formas de incrementar sus esfuerzos de marketing. El objetivo aquí sería brindar puntos y opciones específicas para considerar sobre cómo administrarse con éxito dentro de una agencia y salir victorioso. Esto lo ayudará a determinar qué posición debe tomar su equipo, cómo debe estar compuesto y qué herramientas y procesos puede necesitar para ponerlo en práctica.

A partir de ahí estará mejor equipado para realizar investigaciones adicionales o incluso obtener asesoramiento profesional sobre las áreas en las que necesita más información.

Siga estos consejos de organización para los especialistas en marketing digital para asegurarse de estar a la vanguardia de lo que se avecina en la esfera digital en constante cambio.

Consejos de organización para los especialistas en marketing

 

  1. Utilizar un software de gestión de proyectos

Con tanto movimiento en su agencia creativa le convendrá utilizar una aplicación de gestión de proyectos. Muchos de estos programas están diseñados para ayudar a llevar a cabo los proyectos en curso, administrar tareas y colaborar con el equipo. También se puede agrupar clientes o conversaciones en diferentes canales, enviar notificaciones o archivos según sea necesario e incluso hacer video llamadas, lo cual es de suma importancia para los equipos distribuidos.

Realizar un seguimiento de reuniones y eventos y coordinar los horarios facilita las cosas al tener que capacitar al equipo para una tarea específica. Mejora la comunicación en este tipo de cosas y para casi todo lo demás.

 

  1. Mantener el espacio de oficina ordenado

Hay que escapar del término «desorden organizado». Tratemos de evitarlo cuando hablamos de la oficina y espacio. Para mantener el área despejada, haga un lugar específico para cada artículo que tenga en su escritorio.

Limite su desorden, tenga solo los artículos que usa todos los días en su espacio de trabajo y evite tener más de dos o tres artículos personales. Asegúrese de dejar al menos un espacio libre en su escritorio para firmar los documentos necesarios u otras tareas que puedan surgir.

Además, mantener el escritorio organizado puede calmar su mente. Un escritorio desordenado afecta directamente la productividad y motivación, lo que significa que cuando uno está estresado por el estado de su escritorio, no puede concentrarse en el trabajo que tiene delante. Hay que tomarse un tiempo al final del día para limpiar el escritorio y prepararse para el día siguiente.

 

  1. Organizar el administrador de archivos

El correo electrónico es una estación de trabajo en sí mismo. Es fundamental tanto mantener el escritorio limpio y organizado, como archivar los correos electrónicos y archivos electrónicos. Cree carpetas dentro del correo electrónico y filtre su bandeja de entrada en consecuencia. Aplique el método de un toque para responder los correos electrónicos o archivarlos para cuando tenga más tiempo disponible. Encuentre un método que le funcione para mantenerse actualizado en su comunicación en línea.

Encuentre una convención de nomenclatura o un método de clasificación que le funcione a su agencia para organizar las tareas por carpeta y fecha o fecha límite. Para las redes sociales, archive las cosas por cliente y en subcarpetas dedicadas al mes en que se publicará el cronograma.

 

  1. Armar agendas y resúmenes

Nunca se debe ir a una reunión sin estar preparado y tomar demasiadas notas antes y después. Las agendas lo mantienen al día y se aseguran de que recuerde todos los temas que desea discutir. Si desea una reunión productiva, debe presentarse con un plan de acción detallado y claramente definido que se haya compartido con su avance hecho. Antes de las reuniones con los clientes, conviene tomarse entre treinta minutos y una hora para repasar los distintos ítems con cada miembro del equipo para asegurarse que todos estén en sintonía.

Además de eso, asegúrese de tomar notas durante la reunión, aunque muchas veces las personas designan a alguien específico para que las tome. Si no pudo escribir nada, tómese un tiempo después de la reunión para anotar los puntos principales. ¿Cuándo hablará a continuación? ¿Cuáles son sus objetivos de ahora en más? ¿Qué problemas se resolvieron o se plantearon a lo largo de la reunión? ¿Qué tareas se asignaron y quién tomará la iniciativa para asegurarse de que se completen? Es crucial escuchar y adoptar lo dicho para seguir creciendo como empleado.

 

  1. Encontrar el software para sus necesidades financieras

Como alguien que dirige una agencia creativa, es posible que no le importen demasiado los números financieros, dejándole esas preocupaciones al contador público certificado (CPA) una vez que llegue la temporada de impuestos cada año. Sin embargo, para ahorrarse una gran cantidad de tiempo y dinero vale la pena usar un software financiero que pueda registrar y organizar sus presupuestos y gastos.

Los programas como estos pueden ser fáciles de aprender y le permiten realizar un seguimiento de los proveedores, clientes y todas sus necesidades contables. El uso de este tipo de herramientas le ahorrará dinero al facilitar que su representante fiscal tenga la información que necesita disponible.

 

  1. Mantener los datos del cliente en línea

Las agencias creativas a menudo hacen malabares con varios clientes a la vez, por lo que es vital mantener sus datos seguros y separados de los demás. Utilizar un software eficaz de gestión de relaciones con los clientes (por sus siglas en inglés CRM).

Estos programas lo ayudarán a administrar la información de contacto de sus clientes en línea, comunicarse con ellos por correo electrónico y promocionar nuevos productos y servicios. Encuentre un CRM que le funcione, en lugar de mantener un listado de clientes en algún lugar de su oficina.

 

  1. Realizar un seguimiento de tiempo y horario

Mantenerse organizado es mucho más de lo que se ve; también es lo que se hace con el tiempo. Esto debe monitorearse a nivel personal y en equipo para garantizar que todos estén usando su tiempo de manera inteligente.

Las funciones de línea de tiempo ayudan a definir el alcance de su proyecto, distribuir responsabilidades según sea necesario, establecer fechas límite y más. El calendario del equipo mantendrá a todos los miembros en la misma página y evitará errores de comunicación.

 

  1. Tomar notas digitales

Evite el uso de papel a toda costa. Como agencia creativa, es probable que tenga reuniones ocasionales para discutir las actualizaciones de los clientes, establecer tareas y generar otras ideas. Esto puede generar páginas y páginas de notas que se pueden perder o extraviar.

Afortunadamente su teléfono celular o cualquier dispositivo al que tenga acceso tiene incorporado un software para tomar notas, ¡así que no hay excusa!

 

  1. Planificar las redes sociales

Aunque la mayoría de sus clientes nunca verán su oficina comercial, todos tendrán acceso a sus perfiles de redes sociales. Si encuentran un revoltijo de publicaciones inconsistentes, enlaces desorganizados y contenido mal planificado, lo más probable es que sigan de largo a la siguiente agencia creativa.

Su equipo debe tener una persona dedicada a controlar las publicaciones y el engagement (interacciones) en estas redes. Use herramientas para planificar con anticipación y ahorrar tiempo durante el resto de la semana.

 

  1. Realizar un seguimiento de su mantenimiento

A veces, organizarse puede ser una tarea sencilla, pero mantenerse así es un trabajo mucho más arduo. Tomarse el tiempo para reevaluar el espacio de trabajo y sus funciones de vez en cuando será vital para preservar un alto nivel de organización.

Revise el espacio de su oficina y las herramientas en línea con regularidad para asegurarse de que todo esté funcionando al máximo de su rendimiento. Realice los cambios necesarios para mejorar el flujo de trabajo, concentrarse en la tarea y tener la mente despejada.

 

  1.  Saber cuándo tomar un descanso

Tomar descansos nos hace mucho más productivos, ayuda a gestionar el estrés y el tiempo. La mayoría cree que tomar descansos durante su turno de trabajo limitará la cantidad de trabajo realizado. Eso no es cierto en absoluto. Ese descanso de 30 minutos es lo que hace la magia y lo mantiene cuerdo y organizado, y tomarse un momento para soñar despierto le permite abrir su mente y deshacerse de las distracciones del día laboral.

 

  1. Ser realista

Este sería el consejo de organización más importante de todos para los especialistas en marketing digital: sea realista. Es fácil dejarse llevar cuando uno está realmente entusiasmado con un proyecto. También es fácil sobrestimar los resultados y establecer plazos poco realistas. Use la experiencia previa para establecer pautas que tengan sentido para su equipo. Si tiene mucho trabajo que hacer para el final de la semana, lo mejor es controlar el ritmo y programar uno por día. En el caso de concretar más de lo planeado, entonces ¡bien hecho, eso es genial! De lo contrario, ha planificado en consecuencia y ha hecho tiempo para cualquier otra cosa que pueda surgir. Debido a que el marketing digital es una industria de ritmo tan rápido, es importante dejar espacio en su agenda diaria para los proyectos de última hora que pueden surgir aquí y allá.

Para conservar la cabeza fría y una sólida ética de trabajo, es importante mantenerse organizado. Esto ayudará a conservar la calma cuando se presenten cambios y ajustes de última hora. El marketing digital es una industria acelerada y en constante crecimiento. Al seguir estos consejos de organización estará a la vanguardia cuando las cosas se pongan estresantes.

 COR viene al rescate en la Gestión de Tareas

 Dentro del módulo Tareas de COR, haga clic en la pestaña “Mis tareas”. En esta sección se detallan todas las tareas activas asignadas al usuario.

¿Cuáles son los beneficios de este panel? Bueno, hay una automatización de las tareas ordenadas de acuerdo a la proximidad de las fechas de entrega, lo que le facilita organizar sus días al ver lo que le espera. Esto se separa en cuatro secciones:

  • Hoy: Todas las tareas que tienen fecha de entrega hoy o las que ya están vencidas.
  • Esta semana: Todas las tareas que deben entregarse en los próximos siete días.
  • Próxima: Todo plazo que supere una semana para entregar, más las tareas sin fecha de entrega.
  • Finalizada: Cada tarea finalizada se puede encontrar aquí.

Se puede cambiar la forma en que se muestran las tareas, cambiando de «Esta semana» a «Próxima» o «Finalizada». Al final del día, volverán a la sección original, excepto las tareas que se cambien a «Hoy» ya que se supone una prioridad. Lo mismo sucede cuando se cambia una tarea a «Terminada», la aplicación interpretará la tarea como ya finalizada, ¡así que ten cuidado de no equivocarte!

Además, los títulos de los proyectos y tareas están unificados para una mejor visualización. El cliente, el proyecto, la marca y el producto se pueden ver como etiquetas encima del título de la tarea. Si es una subtarea, se muestra la tarea a la que pertenece al pasar el cursor sobre el título.

 Carga por hora

Si hace clic en una de las tareas, cambiará automáticamente el estado a «En proceso», si aún no lo estaba, y se trasladará primero a la sección «Hoy» independientemente de su fecha de entrega. Esta acción no cambia la fecha de finalización de la tarea.

Si movemos la tarea a la sección “Terminada”, se computará el tiempo trabajado y cambiará su estado.

Creación y asignación de tareas

En la parte inferior de las secciones «Hoy», «Esta semana» y «Próxima», puede encontrar la opción para crear una nueva tarea. Cuando se generan nuevas tareas desde ahí, se le asignará automáticamente el cargo de PM o colaborador.

Si no se indica la fecha de entrega de la tarea, permanecerá en esa sección donde se creó hasta el día siguiente, a menos que se agregue a «Hoy», porque como se dijo anteriormente, una vez que va a esa sección no regresa a su lugar.

Si seleccionamos “Añadir tarea” desde el botón superior, se abrirá el apartado de creación desde la etiqueta “Hoy”.

Si hacemos clic en «Añadir tarea» desde el botón superior, se creará una nueva tarea en la etiqueta «Hoy» y todas las tareas se asignarán allí independientemente de la fecha límite seleccionada.

Si se tuvieran que asignar nuevos colaboradores, esas nuevas tareas aparecerán también en la pestaña “Mis tareas” de ese usuario, en el apartado correspondiente según la fecha de entrega. Al eliminar a un colaborador de una tarea, desaparecerá de la lista de tareas. Esto también sucede si el colaborador no está asignado a una tarea desde el principio.

Al asignar una nueva tarea, la etiqueta «Reciente» aparecerá durante dos días, sin contar los fines de semana. Esto significa que si genero la tarea un viernes, la etiqueta permanecerá hasta el martes.

El modo CardView, además de presentar toda la información necesaria sobre cada tarea, nos permite cambiar fácilmente el estado al arrastrarlas de una columna a otra.

Conclusión

Ser organizado es necesario para sobrevivir en esta era digital en constante cambio. Ayuda a poder concentrarse y llevar a cabo lo que se quiera lograr. Se nota la diferencia entre las personas que son organizadas y las que no simplemente al ver si obtienen lo que quieren. Entre algunos efectos secundarios positivos de ser organizado podemos destacar la integridad, el liderazgo, las habilidades de comunicación, la transparencia y el profesionalismo. Es crucial prestar atención y enfocarse en las áreas que cuesten ya que le hará aprender y crecer. Puede confiar en diferentes software para lograr esto y ser ordenado en su estación de trabajo. Dentro de COR puede organizar las tareas actuales y próximas de una manera muy clara e intuitiva, ¡así que no pierda más el tiempo y a nutrirse con él!

¿De qué vamos a hablar en este articulo?

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