El ciclo de vida de un proyecto involucra varias piezas. Para algunos project managers, organizar entregables es algo que pueden hacer con los ojos cerrados, pero no siempre es un proceso fácil.
Incluso para aquellos que tienen décadas de experiencia organizando proyectos de principio a fin, existen algunos obstáculos y problemas que pueden aparecer en el camino. Con tantos componentes a manejar, como presupuestos, fechas, partes interesadas muy dedicadas al éxito del proyecto, miembros del equipo, habilidades dispares, objetivos y más, ¿cómo te aseguras de que te mantendrás organizado y entregarás resultados ejemplares?
Después de todo, esta es la forma en la que evitarás el caos que se deslizará en tu proyecto si tu estrategia de gestión deja mucho que desear (o si ni siquiera existe).
¿Qué significa organizar con los entregables en mente?
La organización es una parte fundamental de cualquier proyecto, debes tener todas las piezas establecidas y poder llevar un control de ellas. Si no tienes un sistema, no podrás agilizar las tareas del proyecto ni darle un sentido a todas las partes involucradas.
Deberías organizar los proyectos en base a lo que buscas crear: los objetivos a cumplir, los procesos que te gustaría utilizar y los productos o servicios que buscas crear. Esto es lo que implica organizar pensando en los entregables, que son, esencialmente, los objetivos del proyecto.
Cómo cumplir con plazos de entrega asegurando la calidad del trabajo
Establecer expectativas y requerimientos claros
La organización comienza con el establecimiento de los requerimientos y expectativas. Debes trabajar de cerca con los miembros del equipo y las partes interesadas para definir los objetivos del proyecto. Esto suele comenzar con una reunión de inicio donde los jugadores clave presentarán y hablarán de lo que quieren obtener del proyecto.
Esta información funciona como el punto de partida, y aquí ya contarás con estándares claros de trabajo que te ayudarán a organizar tus metas y te permitirán avanzar como equipo.
Tener un plan sólido para el proyecto
Por supuesto, tener un plan es fundamental para que tu proyecto funcione y para mantenerte organizado. Comienza a trabajar en tu plan en la reunión de inicio y refuérzalo desde el comienzo.
El plan del proyecto debería describir los objetivos y requerimientos, los parámetros de trabajo, cómo esperas completar cada tarea, la cantidad de tiempo que cada etapa llevará, las herramientas a utilizar, las personas involucradas en cada paso, las fases del proyecto y cualquier otro elemento necesario de tu flujo de trabajo. Esto crea una base sólida para implementar acciones con éxito.
Tu plan definirá los roles, los calendarios y fechas (hablaremos de esto más adelante), las expectativas de cada entregable del proyecto y más.
Aprovecha y utiliza las herramientas adecuadas
Agiliza tu proyecto y las tareas individuales y mantiene todo en orden al utilizar las herramientas adecuadas. Los softwares de gestión de proyectos, las herramientas de gestión de tareas, las plantillas, los tableros, las herramientas de control de tiempo son todos ejemplos de tecnologías que te ayudarán a mantenerte organizado durante el ciclo de vida del proyecto.
Por ejemplo, los softwares de gestión de proyectos son unas de las formas más populares de asegurarte de que tu equipo esté cumpliendo con sus tareas de acuerdo a los plazos establecidos. También permiten el seguimiento del progreso, la asignación de tareas y facilitan la comunicación, la colaboración y más.
Algunos de los softwares de gestión de proyectos, como Trello, se basan en los tableros Kanban. Trello utiliza la metodología Kanban, que te permite definir tu flujo de trabajo y mejorar tus sistemas contínuamente, que es, tal vez, la razón por la que es particularmente popular entre los equipos ágiles (o agile, como se lo conoce en inglés). Los tableros Kanban son un sistema visual para ver tu flujo de trabajos en formato de columnas como “asignada”, “en progreso”, “necesita revisión” y “completada”.
Las funciones de control de tiempo también son una forma útil de organizar un proyecto. Con ellas puedes evaluar cuánto tiempo llevará realizar distintas tareas y determinar si necesitas hacer cambios en el proceso o ver si hay algún obstáculo.
Determina el alcance
Tus planes no te servirán de nada si no defines el alcance del proyecto desde el inicio. Esta es una parte clave de la organización, porque debes saber a lo que te enfrentas para poder evaluar las fechas y la viabilidad de producir entregables.
Cuando evalúes el alcance, asegúrate de que las partes interesadas estén informadas e involucradas. Ellas deberían entender las implicaciones de cambiar el alcance en la mitad de la realización del proyecto; por ejemplo, las fechas se extenderían y el costo del proyecto se vería afectado. Además, ten cuidado con el síndrome del lavadero (o scope creep) cuando el alcance se extiende mucho más allá de las limitaciones iniciales.
Escribe las expectativas del proyecto desde el inicio e incluye cómo lo afectaría cambiar el alcance a mitad de camino desde múltiples ángulos.
Define una línea de tiempo
La línea de tiempo es una parte importante del plan del proyecto. Esto no significa que deberías tener solamente una fecha estimada para cuándo terminar el proyecto, sino que debería incluir referencias y metas intermedias. El calendario del proyecto debería estar lo más detallado posible e incluir fechas para entregar partes del proyecto en particular.
Una estructura de desglose del trabajo (work breakdown structure, o WBS) es una buena forma de organizar los componentes individuales de un proyecto grande. Por supuesto, también deberías incluir plazos y fechas específicas para cada pieza del rompecabezas.
Utiliza una herramienta de gestión de proyectos u otra metodología para seguir el estado de tus entregables en tiempo real, lo que te permitirá garantizar que estás supervisando tu línea de tiempo de cerca y que te mantienes organizado con todas las piezas en mente.
Utiliza las reuniones de forma eficaz pero organízalas con moderación
Las reuniones son una parte inevitable de cualquier proyecto. Son una forma esencial de asegurar que todos los miembros del equipo y las partes interesadas están en la misma página y funcionan para resolver obstáculos o problemas con los productos.
Sin embargo, corres el riesgo de agotar y abrumar a tu equipo si haces reuniones muy frecuentes. Probablemente seas consciente del fenómeno de la “fatiga de Zoom” que estuvo ocurriendo durante la pandemia, donde al organizar demasiadas reuniones y revisiones a través de plataformas de videoconferencia causa que las personas pierdan la paciencia. Esto también puede suceder en las reuniones presenciales.
Entonces, cuando organices reuniones, haz que valgan la pena y tenlas en un momento donde todos puedan asistir. Intenta que sean lo más cortas posibles y solo trata los puntos más importantes.
Crea una metodología de comunicación
No alcanza con tener Slack y Zoom disponibles, también debes contar con una estructura bien organizada para tus métodos de comunicación. Los miembros del equipo deberían saber cuál es la mejor forma de comunicarse según el tema o el contexto en particular.
Define momentos para revisiones de rutina y reuniones más largas. Las emergencias suceden, por supuesto, y tus empleados deberían sentirse libres de contactarte a ti o a otros involucrados cuando estas surjan, pero debería existir un plan detallado para comunicarse.
Evalúa riesgos
Todos los planes deberían tomar los riesgos en cuenta. La gestión de riesgos es una parte fundamental de tus proyectos y de la estructura y metodología de tu organización. Si ignoras los riesgos, te arriesgas al fracaso.
Como parte de la organización de tu proyecto, debes entender las grandes fallas que podrían ocurrir. Intenta intercambiar ideas con las partes interesadas y los jugadores clave para identificar estos problemas potenciales desde el inicio o cuando comiences un nuevo proyecto.
También deberías entender que es relativamente imposible identificar todos los riesgos posibles. Toma medidas para incluir esos riesgos que podrían afectar tu plan sin anticiparlos para que no te sorprendan.
Delega
Puede ser difícil ceder el control para alguien que quiere mantenerse organizado y tener un proyecto bajo control. Pero delegar es una parte fundamental del avance de un proyecto: todos los proyectos requieren de trabajo en equipo y de la opinión de otros, no puedes hacerlo todo solo.
Delegar no es lo mismo que darle las riendas a otra persona, sino que significa que confías en un miembro del equipo para que cumpla con las tareas y asuma las responsabilidades según sus habilidades mientras que el project manager supervisa. Como organizador a cargo, tú establecerás el lugar de cada responsabilidad en el panorama general.
Evalúa el progreso
Tus objetivos deberían ser medibles, y una forma de establecer metas claras y realizables es utilizando el método SMART (por sus siglas en inglés):
- Específicos
- Medibles
- Realizables/Alcanzables
- Realistas
- Sujetas al tiempo
Esto establece un sistema que garantiza que las metas sean realistas y realizables pero que además ayuda a evaluar si estás en camino a cumplirlas.
Haz revisiones en el camino para asegurarte de que el progreso del proyecto es positivo.
Examina resultados
Una vez que ya completaste el proyecto, es hora de ver cómo rendiste. Observa los indicadores clave de rendimiento (o KPI, por sus siglas en inglés), los objetivos y requisitos iniciales y otros aspectos del proyecto y compáralos con los resultados. Esto te ayudará a organizar mejor tus proyectos en el futuro. También revisa qué salió mal (nada está libre de obstáculos) y piensa en cómo podrías cambiar las cosas la próxima vez.
Sin embargo, recuerda que los proyectos nunca se terminan por completo. Debes supervisar los resultados y hacer cambios donde fuera necesario basándote en la retroalimentación que recibes de las partes interesadas y los consumidores. Esto también se aplica en los softwares -es por eso que las empresas publican actualizaciones y nuevos lanzamientos basados en los errores y otros problemas que encuentran- y en otros productos y servicios.
Repite el proceso
Cada vez que tengas un proyecto nuevo, repite este proceso y recuerda que cada ciclo te permite perfeccionar la estrategia de tu organización y hacer que tu próximo emprendimiento sea más exitoso.
Cómo autogestionarse
La organización propia es una parte importante de la gestión de proyectos y es fundamental para brindar resultados fuertes. Estas son algunas formas claves de administrar tu tiempo y tu trabajo.
Sin importar tu rol, es muy probable que tengas muchas tareas y responsabilidades que hacer, pero no puedes hacer todo al mismo tiempo.
Para poder organizar tu lista de tareas, piensa en cuáles prevalecen por sobre otras. Comprométete a realizar esas responsabilidades primero y luego el resto en orden de prioridad.
Anticípate a los problemas
Ya mencionamos que los riesgos forman parte de todos los proyectos, y esto no es solo a nivel de equipo, sino que también es cierto a nivel individual. Ya seas un project manager o un colaborador individual, es importante entender que habrá problemas. Mantente delante de tus tareas anticipando qué problemas podría haber antes de que se conviertan en complicaciones que puedan hacer descarrilar tu proyecto.
Respeta a los miembros de tu equipo
Recuerda: el equipo es necesario para tu proyecto. Sin sus opiniones o cooperación, no lograrás nada ni cumplirás con tus objetivos como empresa.
Parte de este respeto implica no supervisar cada cosa que hagan los otros. Deja que utilicen sus habilidades y se hagan cargo de sus responsabilidades. Esto reforzará la moral y ayudará a que los otros sientan que están contribuyendo con tus objetivos como empresa y como equipo.
Además, dale apoyo a tus colegas: si necesitan ayuda, ofréceles recursos. Si plantean temas que valen la pena, préstales atención. Al fin y al cabo, el respeto tiene muchos beneficios, incluyendo darle a tu equipo la libertad y la flexibilidad necesarias para que tu proyecto se desarrolle sin problemas, un aumento de la productividad y que todos se sientan más motivados para ayudarte a cumplir tus metas.
