A veces no conviene decir siempre que sí. ¡No deje que esto suceda!
Sucede todo el tiempo: la empresa de un cliente cambia o una nueva parte interesada se involucra en un proyecto, y uno se ve obligado a discutir cosas que estaban completas en un 90% o posiblemente ya aprobadas. Este tipo de cosas puede destruir la moral, extender el tiempo y agotar por completo el presupuesto de un proyecto.
Al administrar una empresa, es importante controlar y prevenir el arrastramiento del alcance (o también llamado scope creep). Si bien no es raro que un cliente solicite adiciones o cambios en un proyecto, y decir que sí puede ser una reacción automática, el trabajo extra puede acumularse rápidamente y llevar al proyecto al scope creep.
La primera reacción sería construir un muro para protegerse de este hecho inminente. Pero eso sería imposible porque esto no es un animal que se pueda domesticar, es una idea que puede hacer que un proyecto se salga de control.
Entonces, ¿cómo controlar el arrastramiento del alcance en los proyectos? Como coordinador del proyecto debe actuar como el guardián y animador del proyecto, controlar, administrar e informar sobre su progreso. Además, proteger la estimación, el alcance y el cronograma de su proyecto con valentía y diplomacia.
Antes de explicar qué es el scope creep y cómo afecta a un proyecto, comencemos con una definición simple del alcance del proyecto.
¿Qué es el alcance del proyecto?
Se refiere a todo el trabajo requerido para completar un proyecto. El alcance define los límites que se establecen alrededor de un proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Estos límites definen qué se entregará y cuándo, cómo se realizará el trabajo y cuán exitoso será el proyecto.
Se puede usar una estructura de desglose del trabajo (pos sus siglas en inglés, WBS) y así identificar todas las tareas, actividades y entregables individuales del proyecto. Luego, armar una declaración del alcance, que es un documento de planificación del proyecto donde se define el alcance de su proyecto.
¿Qué es el Scope Creep en la gestión de proyectos?
El scope creep ocurre cuando el proyecto cambia mucho más allá de lo acordado. La Guía PMBOK (Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos) define al scope creep como “cuando se aceptan requisitos o alcances adicionales sin ajustar el cronograma, el presupuesto o las necesidades de recursos correspondientes” (PMI, 2021).
Estos cambios imprevistos son las causas del scope creep del alcance que puede conducir a plazos incumplidos, pérdidas financieras, mayores plazos y presupuesto, insatisfacción del cliente y un agotamiento general de los miembros del equipo.
Cuando los entregables no están claramente definidos, las partes interesadas no están involucradas o no brindan apoyo, o las tareas resultan ser más complejas de lo que se pensó originalmente, entonces se dice que el proyecto corre el riesgo de un scope creep. Parte de una relación cliente-consultor exitosa es la gestión adecuada del alcance de un proyecto.
Por otro lado, podría terminar con un proyecto con muchos cambios aprobados y considerados que nunca terminan porque cada vez que cree que ha terminado, le llega a la bandeja de entrada un nuevo requisito del proyecto, como por ejemplo, una nueva funcionalidad del producto, y tiene para seguir trabajando.
El arrastramiento del alcance inflige daño a su proyecto de varias maneras, generalmente porque aumenta el trabajo, pero no el presupuesto o el plazo. Es conocida por estresar al equipo del proyecto y su funcionalidad porque esas solicitudes de cambios empujan los proyectos sobre límites incómodos que no fueron planificados, lo que afecta el presupuesto y le roba tiempo y el foco de los entregables originales.
Entonces, pongamos eso en práctica y cómo se ve el alcance en el mundo real. Digamos que nuestro proyecto se acordó originalmente en tres entregables, pero ahora aumentó a cinco porque una parte interesada solicitó un cambio. Ese sería un ejemplo simple de scope creep en la gestión de proyectos. Otros ejemplos pueden ser:
. Nuevas funcionalidades extras en el proyecto general.
. Cambios del alcance en el cronograma del proyecto.
. Reducción de presupuesto.
. Cambios de fecha límite.
. Incomprensión del alcance.
Comprender todas las formas diferentes en que el alcance del proyecto puede desviarse ayuda a identificar y abordar el scope creep a medida que surge y ajustar los planes o las expectativas según sea necesario.
¿Cómo prevenir el scope creep?
Cualquier funcionalidad extra puede desencadenar las causas del scope creep y el estrés para cualquier gerente. Recuerda siempre que hay mucho a lo que recurrir.
Hay que tomarse el tiempo para leer y comprender el alcance del proyecto, construir un plan de proyecto basado en ese alcance y examinarlo completamente con el equipo y los clientes.
Los pasos iniciales de un proceso de gestión de proyectos bien construido realmente marcarán el camino hacia el éxito para usted y su proyecto.
Nadie debería esperar que tenga todos los detalles memorizados, especialmente si es responsable de más de un proyecto. Así que tómese su tiempo en lugar de precipitarse para dar una respuesta inmediata, y recuerde siempre que una respuesta sólida tendrá el mejor impacto.
1. Crear un plan de respaldo
Los proyectos rara vez se dan de principio a fin sin algún contratiempo. Desde el principio conviene establecer un plan de respaldo. Definir un proceso para afrontar el arrastramiento del alcance: hay que discutir quién será responsable de revisar y aprobar las nuevas solicitudes y trazar una metodología de trabajo, definir por cuánto tiempo se pueden extender los plazos para evitar futuros excesos y el costo asociado con el trabajo extra.
Tener este tipo de conversaciones antes de comenzar el proyecto ayudará a prevenir interacciones potencialmente incómodas en el futuro, garantizar que el cliente sea consciente de su tiempo y mantener su compensación bajo control.
2. Comunicación clara y frecuente
La mala comunicación puede tener un alto precio ya que uno es responsable de todo el trabajo del proyecto. Si surge un cambio en el alcance, tome la iniciativa en reunirse con su cliente para discutir cómo encaja el cambio en el proyecto general y cómo afectará los plazos, la razón número uno que causa el scope creep. Mediante su opinión profesional trabajen juntos para tomar una decisión y llevar a cabo un curso de acción.
3. Siempre tener un contrato por escrito
Tener un contrato por escrito claramente definido es una parte importante de establecer expectativas al comienzo de un proyecto. Será mucho más fácil identificar y controlar el arrastramiento del alcance documentando los detalles del proyecto antes de empezar a trabajar.
Hay que debatir los entregables del proyecto, los cronogramas, los hitos, los deberes y las responsabilidades tanto para usted como para el cliente. Delinear un plan de acción claro los ayudará a ambos a cumplir los objetivos del proyecto. A medida que se recopila una lista de requisitos, asegúrese de hablar con todas las partes interesadas involucradas para no pasar por alto las expectativas de ningún cliente.
4. Organizar una reunión inicial
Una vez que tenga un alcance detallado del proyecto y un plan de respaldo, lance el proyecto con una reunión inicial. Allí se reúnen todas las partes interesadas del proyecto para una última revisión antes de que este comience. Durante la reunión, repase los roles y responsabilidades, los flujos de trabajo y los hitos del proyecto, y defina un proceso para verificar e informar sobre el estado del proyecto.
5. Restablecer la línea base del cronograma o el plan de proyecto
Los proyectos rara vez se dan de principio a fin sin algún contratiempo. Desde el principio conviene establecer un plan de respaldo. Definir un proceso para abordar scope creep: hay que discutir quién será responsable de revisar y aprobar los cambios o adiciones solicitados, por cuánto tiempo se pueden extender los plazos y el costo asociado con el trabajo extra.
Tener este tipo de conversaciones antes de comenzar el proyecto ayudará a prevenir interacciones potencialmente incómodas en el futuro, garantizar que el cliente sea consciente de su tiempo y mantener su compensación bajo control.
6. Ofrecer opciones para el trabajo extra
Cuando un cliente se acerca con solicitudes extras, comience por recordarle cuál era el alcance original del trabajo y presentarle dos opciones. Se puede agregar el trabajo solicitado por un costo adicional o continuar con el alcance del trabajo acordado. Esto le da al cliente una opción simple, y usted no perderá el tiempo ni la compensación.
El arrastramiento del alcance puede crear un ambiente de trabajo estresante y sacarle la diversión a hacer lo que ama. Es importante tomarse el tiempo para desarrollar un proyecto bien definido, establecer un plan de respaldo y comunicarse continuamente con el cliente para controlar de manera proactiva los primeros signos del scope creep.
7. Saber cuando decir que no
A veces, puede surgir una solicitud de un cambio que claramente no agrega valor al proyecto o incluso puede tener un impacto negativo en él a largo plazo. En esta situación, no tenga miedo de negarse, de presentar el caso al cliente y discutir la mejor manera de avanzar.
Si un cliente está decidido a realizar cambios específicos, es mejor compilar las solicitudes en un proyecto separado que puede comenzar una vez que complete su proyecto actual. Esto le permitirá apegarse a su acuerdo actual en lugar de hacer tantos cambios en el camino.
8. Evitar las trampas del arrastramiento del alcance
Al pasar por el scope creep todos hemos escuchado las frases como «bueno, mientras está allí» o «ya que está haciendo tal cosa, ¿podría hacer esto también?» O “todo lo que tiene que hacer es”. Parecen tener una solución simple para todo, aunque nunca lo hayan hecho antes. Sin embargo, la mejor es «solo tomará un segundo».
¿En base a qué apreciación? ¿Basado en alguien que no sabe el tiempo que llevan las cosas? Estas son las pequeñas trampas que a menudo encontrará en su cliente.
9. Establecer prioridades
Haga que su junta de control de cambios evalúe y priorice los cambios. Esto sucede cuando generalmente vemos varios grupos, a veces con su proyecto y tiene diferentes partes interesadas de varias empresas que le traen cambios, y se origina una disputa. Deje que la junta de control de cambios decida qué cambios deben aprobarse, de lo contrario, se encontrará en una mala posición en la que no quiere estar.
10. Solicitar fondos o recursos adicionales
Ahora que se han aprobado los cambios, se restableció la línea base. Pero para algunas personas es difícil volver a solicitar recursos adicionales, la financiación necesaria para que esos cambios sucedan. Si está de acuerdo con esto pero no solicita el personal, la financiación y los recursos que necesita para hacer esos cambios, estamos de vuelta en el comienzo.
¿Cómo controlar el scope creep en los proyectos?
Lo prevea o no, éste puede ocurrir. En ese momento es importante documentar todo y comunicarse con el equipo y las partes interesadas.
Así que echemos un vistazo más de cerca a cómo abordarlo cuando finalmente aparezca.
1. Priorizar la comunicación
Como gerente de proyecto, usted es el puente de comunicación para todos los involucrados en el trabajo del proyecto. Si el alcance del proyecto comienza a cambiar, sea proactivo y avise a sus clientes y partes interesadas. Debatan cómo el cambio afecta el proyecto y el presupuesto.
2. Realizar un seguimiento de los cambios de alcance a través de versiones e informes
No todos los cambios en los proyectos darán como resultado un cambio. Lo inesperado siempre surge cuando menos se lo espera: alguien puede enfermarse, un interesado desaparece y no puede brindar su opinión o sale una licencia por maternidad. Se entiende el punto.
Si los planes cambian, asegúrese de realizar un seguimiento de esos cambios. Nunca lanzar una actualización del cronograma sin notificar a todos los involucrados. Siempre trate de comunicarlo de alguna manera.
Aquí hay algunos consejos útiles que pueden llevar a cambios exitosos en la forma de comunicarse:
Proveer actualizaciones en los informes del estado del proyecto
Informe siempre sobre el estado actual del cronograma en sus informes regulares, lo que es una oportunidad perfecta para compartir las actualizaciones que ha hecho en su plan actual. Puede replicar la nota hecha en su plan o incluso adjuntar el plan para su revisión y discusión.
Anotar o agregar un cambio en el documento de requisitos de su proyecto
Este documento se crea para que su equipo lo revise y verifique a lo largo del proyecto. No olvide volver a consultarlo y mantenerlo actualizado, ya que el documento se puede perder en el proyecto.
Brindar un plan de proyecto actualizado
Actualice todas las tareas afectadas y mantenga notas sobre las extensiones en su versión más reciente. Por ejemplo, si un cliente no cumple con un hito y se extiende una fecha límite, arme una nota en la tarea planificada. La mayoría de los software de planificación incluye unos prácticos campos de notas.
Una vez actualizado todo y doblemente verificadas las fechas, se crea una nueva versión y las antiguas se guardan en un lugar seguro.
¿Qué hacer cuando un proyecto está por encima del presupuesto?
La gente odia hablar de dinero. El punto de ser el gerente de proyecto es tener que hablar sobre cosas con las que la gente se siente incómoda.
La mejor manera de abordar este tipo de temas, como los excesos de presupuesto y el scope creep, es controlarlos y documentarlos hasta el agotamiento, ¡así es como se hace! Pero a menudo no es solo así, sino que comienza con una simple conversación.
Nunca permita que un cambio en el alcance sea una sorpresa para usted o sus clientes. No la llamarían el arrastramiento del alcance si no fuera apareciendo de a poco.
Por supuesto, algunas solicitudes pueden estar fuera de los límites y se deben afrontar de inmediato. A menudo hay una funcionalidad o requisito que comienza como un alcance manejable y lentamente evoluciona hacia otra cosa.
Se puede decir que el arrastramiento del alcance funciona así a rajatabla. Es su trabajo estar atento a las eventualidades y asegurarse de que no esté perjudicando su presupuesto.
Mitigarlo al comunicarse con el equipo
Utilice su documentación e informes de estado como hemos dicho anteriormente.
El primer paso sería reevaluar el presupuesto y observar la tendencia del trabajo. Echar un vistazo al esfuerzo y a las estimaciones por hora del proyecto, luego consultar con el equipo para informarles si hay un excedente en el presupuesto. Si es así, debe informar a sus clientes de inmediato.
Incluso si se acierta en el presupuesto, se recomienda informar a los clientes por si existe un riesgo de excederlo. Así demuestra que piensa en el futuro y el ahora en cuanto al presupuesto. La mejor manera de hacer esto es hacerlo formal. Crear una sección de riesgo en su informe de estado puede ser útil para poder escribir problemas potenciales y discutirlos con los clientes.
Discutir el tema puede ser incómodo al principio, pero no tiene por qué serlo en absoluto. Decir las cosas temprano le dará tiempo para pensar en un plan de mitigación y debatirlo con sus clientes. No esperar hasta el último momento ayudará a todos los involucrados a idear un enfoque razonable para el cambio.
Conclusión
Tenga siempre su alcance y línea base del cronograma de respaldo. Una reunión con buena investigación y planificación acerca del riesgo de scope creep lo ayudará a usted, al cliente y al problema potencial a no explotar. Al final del día cualquier cosa se puede resolver con planificación y diálogo.
