Time Management

Cómo Ser Más Productivo en Menos Tiempo

Más Productivo en Menos Tiempo

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Muchas personas hicieron un cambio hacia un estilo de trabajo remoto, y algunos de ellos encontraron algunas dificultades respecto de la productividad estando lejos de una oficina. Cuando hablamos de dificultades en la productividad no nos referimos a que ya no cumplen con las métricas o los plazos de entrega. Estas personas aún cumplen con su trabajo, pero la forma en la que lo hacen puede ser complicada: trabajan hasta largas horas de la noche, necesitan más tiempo para completar tareas que antes terminaban más rápido, sufren faltas en su equilibrio personal y laboral y otros hábitos poco sanos.

Este problema es especialmente relevante en la actualidad, ya que al alejarse del crecimiento de los métodos de home office, cada vez más empleados tienen un día laboral enfocado en las tareas y en las métricas que en el tiempo, sin tener en cuenta a los trabajos basados en los servicios o a los calendarios por turnos. En el mercado de hoy, ser productivo significa haber producido algo, ya sea un producto o un servicio.

En estos escenarios, no se evalúa a las personas por el tiempo que pasan trabajando, sino en cuánto lograron hacer en ese tiempo. La productividad se mide por resultados y no por esfuerzo, por lo que este panorama puede ser engañoso si no tienes experiencia utilizando tu tiempo de forma eficaz. Además, quizás te pidan que realizes muchos tipos distintos de tareas en un día, sumado a realizar llamados telefónicos y a responder y enviar correos electrónicos.

¡Esto también puede funcionar a la inversa! Quizás conozcas a alguien que maneja varias tareas al mismo tiempo y que las termina incluso antes del tiempo estimado. Si te encuentras preguntándote “¿Cómo lo hacen?” o si crees que no te alcanzan las horas del día, reunimos un par de consejos de productividad para que te ayuden a ser más productivo.

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¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo está en el corazón de las estrategias individuales de productividad. Algunas personas quizás no las estén aplicando conscientemente como método de trabajo, sino que tal vez utilizan estrategias de sus carreras académicas o como forma de productividad personal. Sus resultados suelen ser reflejos de cómo organizan sus días y semanas. Las personas productivas pueden completar tareas más rápidamente que otras que tienen problemas con la gestión del tiempo.

Entonces, ¿a qué nos referimos exactamente cuando hablamos de gestión de tiempo? Es una forma simple de distribuir el tiempo de forma organizada entre actividades, lo que le permite a una persona alcanzar sus metas y aumentar la productividad manteniendo bajos los niveles de estrés y altos los niveles de rendimiento laboral. Además, hacen todo esto sin comprometer su vida personal ni poniendo en riesgo su equilibrio entre el trabajo y el tiempo libre.

Los trabajadores sobresalientes aprendieron a poner en práctica ciertos hábitos que les permite hacer más en menos tiempo, o en otras palabras: saben cómo trabajar de forma más inteligente. Algunos de ellos hasta parece que trabajan menos, pero eso es solo una ilusión. Esta habilidad se puede aprender y poner en práctica, pero el nivel de éxito dependerá de varios factores. De todas formas, queremos ser claros: existen muchos métodos, tácticas y trucos para aumentar la productividad; algunos cambios a aplicar son simples y pequeños, mientras que otros involucran ser más conscientes y precisos en la vida diaria.

Planificar la gestión de tiempo

Este será un camino en el que podrás crear una base fuerte para alcanzar hábitos nuevos y más sanos en tu vida. Algunos de estos consejos quizás te ayuden a organizar tu tiempo libre también.

El primer paso hacia una gestión eficaz del tiempo es hacer un diagnóstico de gestión: saber dónde inviertes tu tiempo puede ser un aliado poderoso. Puede haber una gran diferencia entre lo que crees que consume tus horas y lo que realmente lo hace. Queremos creer que sabemos cuánto tiempo nos lleva realizar nuestras pequeñas tareas, pero podrías estar sobreestimando tu capacidad por completo y subestimando que estas pequeñas tareas se necesitan para completar una labor mayor.

Imagina que tienes que responder a un simple correo electrónico de un colega para aprobar un presupuesto. Es una misión pequeña de cinco minutos, ¿no? Primero, debes revisar la información para dar una respuesta correcta. Luego, tienes que redactar una respuesta. Quizás necesites copiar a un colega de otro departamento o a un cliente porque también requieras su aprobación, entonces buscas su dirección. Ahora, revisas el correo y lo envías. Entonces, las tareas más pequeñas que se necesitaban para cumplir con el cometido llevó mucho más tiempo, por lo que la asignación mental de cinco minutos se subestimó por completo.

Esto es lo que puede suceder con cualquier otra tarea que realizas en pos de tener un día productivo. Dedícale tu atención a al menos un día para detectar estos pequeños momentos. Nosotros recomendamos emplear una herramienta de control de tiempo para obtener conocimiento valioso sobre cuánto tiempo te lleva realizar cada cosa en verdad siendo objetivo.

Quizás creas que esa pausa para tomar un café fue de diez minutos, pero si estás en tu casa, quizás pierdas la noción del tiempo. ¡No queremos que te conviertas en un robot que no se toma pausas! Lo que buscamos es darte una idea clara de lo que haces durante el día. En la mayoría de los casos, las personas que son nuevas administrando su tiempo trabajando desde casa, terminan su día laboral más tarde de lo esperado.

Esto no importa si a tu empleador o project manager no le molesta y si te funciona a ti. Pero quizás creas que terminarás antes o tal vez esperas hacerlo, pero terminas sorprendiéndote porque tus días laborales finalizan entrada la noche. Si cuentas con un calendario o plantilla de tiempo realista, puedes saber qué tareas llevan más tiempo para saber priorizar o encontrar áreas donde puedes mejorar. Tal vez, hasta te das cuenta de que puedes terminar tu día antes de lo esperado. Esto también puede mostrarte en qué momento del día eres más productivo y organizar tu día en base a ello.

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Concéntrate en las tareas más importantes primero

Incluso la persona más organizada y eficiente solo tiene 24 horas en un día. Si tienes mucho trabajo y muchas tareas a completar, no habrá truco de gestión que te aliviane la carga. Después de hacer un diagnóstico sobre el uso de tu tiempo, tómate un momento para analizar si necesitas mejorar tus habilidades de gestión de tiempo o si debes dejar algunas tareas.

Si crees que te va bien en el área de gestión de tiempo pero no pareces poder administrar la cantidad de trabajo a completar como objetivo diario, quizás debas intentar estos cuatro tips de gestión de tiempo. Este método puede ayudarte a atravesar lo más denso y clarificar qué es lo que debes cambiar. De esta forma, analizarás cada tarea en base a su importancia y urgencia:

 

  • Haz las tareas importantes y urgentes
  • Difiere las tareas importantes y no urgentes
  • Delega el trabajo urgente pero no importante
  • Elimina las tareas que no son urgentes ni importantes

Esto puede ayudarte a priorizar tu trabajo diario y tus objetivos en el futuro cercano. También puedes crear un registro de tareas desestimadas para que no las elimines. Si trabajas en un equipo, eliminar tareas quizás no sea una opción, así que puedes anotarlas y organizar un examen cada un par de semanas para ver si alguna de ellas adquirió importancia o para ver si puedes completarlas si tu volumen de trabajo se vuelve más liviano en el futuro.

Visualiza la próxima semana esta semana. Planifica tu día la noche anterior

Crear una lista de tareas diarias puede parecer algo un poco anticuado, existiendo calendarios compartidos y actualizaciones en tiempo real de tareas asignadas. Pero tener una lista clara y transparente de tareas puede cambiar tu rutina para bien. Al principio del día, o al final del día anterior, escribe todo lo que tienes que hacer.

La lista debería ser simple, pero más importante: realizable. Recuerda que tu tiempo es limitado y que no deberías pasar todo el día trabajando. Terminar un día con una lista de tareas incompleta puede ser frustrante y desalentador. Superar lo esperado es mejor para tu moral y tu calendario en general. Si saturas tu día y rindes menos de lo esperado, tu lista del día siguiente será más larga, y la del día siguiente también y así sucesivamente.

Ese último problema es la razón por la que deberías empezar planificando tu semana el domingo. Si empiezas tu semana laboral con una idea clara de cuáles son tus prioridades, puedes distribuirlas de la forma en que te quede mejor. Tal vez prefieras comenzar la semana con las tareas más difíciles para quitártelas de encima o distribuirlas de forma pareja de lunes a viernes.

Habiendo dicho eso, es recomendable asignar tareas de baja prioridad un viernes, hacer el “trabajo pesado” y las tareas demandantes y creativas los martes y miércoles y organizar reuniones por Zoom y sesiones de brainstorming los jueves, cuando la energía del equipo empieza a decaer. Los lunes y viernes funcionan bien para estar en contacto con clientes o contactos y para planificar. Organizar la semana un domingo puede facilitar la transición entre el fin de semana y la semana laboral y ayudarte a organizar tus temas personales. Si tienes una cita con el médico el miércoles que corta tu semana a la mitad, entonces ya sabrás que deberías realizar dos tareas de demanda media en lugar de una muy demandante. Así, no te sorprenderás.

Ten una lista de distracción para no desconcentrarte

Entremedio de los correos electrónicos, quehaceres, tareas, notificaciones de redes sociales, llamadas y reuniones, es muy fácil desconcentrarse cuando intentas ser productivo. Esto puede suceder entre tareas muy demandantes o entre tareas pequeñas, pero las distracciones pueden frenar un momento de productividad y detener un flujo de trabajo productivo. Desconcentrarse puede bloquear intentos de generar hábitos de trabajo más sanos y aumentar la procrastinación. 

Una gran forma de evitar esto es tener una lista de distracciones: puede ser una física, un documento de Google o cualquier otro tipo de aplicación en tu computador o teléfono. Ten la lista contigo si está en papel o tenla a mano con un atajo si es digital. En esta lista puedes anotar cualquier pensamiento que te distraiga y quitarlo de tu cabeza sin pensar mucho en ella para poder seguir trabajando. Este truco surge de la técnica pomodoro, y es muy eficaz.

La mayor parte del tiempo, las distracciones son importantes y podrían hasta ser una idea valiosa para el futuro. Pueden incluir cosas como recordar añadir huevos a tu lista de compras o una solución a un problema actual de trabajo. Algunos pensamientos merecen atención, pero no instantáneamente. De esta forma, puedes quedarte con ellos, leerlos más tarde y, quizás, añadirlos a tu lista de quehaceres sin interrumpir tu momento productivo.

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Administra tu energía: tómate pausas

Ninguna persona es capaz de concentrarse durante ocho horas seguidas, no es posible. Incluso si implementas los consejos y trucos más eficaces, el trabajo debe dividirse en bloques más pequeños de tiempo. Tomarse pausas es necesario y también hace que las personas tengan una mentalidad más productiva a la hora de volver a trabajar, incluso cuando las pausas son de pocos minutos. 

Una buena forma de tomarse una pausa de pocos minutos y de mantener la productividad es organizando un calendario de pausas estructurado y deliberado.

Si no lo haces, puede ser muy fácil transformar cualquier distracción en una pausa, pero si las tienes organizadas, pueden ayudarte a mantenerte concentrado, es natural. Algunas tareas simplemente son aburridas, no hay nada que hacer más que seguir trabajando. Es en estos momentos donde el impulso de tomarse una pausa aparece entre el trabajo monótono. Ser proactivo a la hora de tomarse pausas puede ayudar a reducir la cantidad de tiempo que le dedicas al día laboral. 

En COR entendemos perfectamente por qué puede ser difícil ser productivo. Nuestros volúmenes de trabajo actuales se han vuelto más complejos con los años, y es por eso que nuestra misión es hacer que sea más fácil ser productivo en menos tiempo. Como llenar planillas de tiempo manualmente es anticuado, hicimos que esta información se guarde y analice automáticamente con nuestra solución impulsada por inteligencia artificial para poder crear cálculos de tiempo sobre cuánto tiempo llevará realizar cada tarea. De esta forma, puedes organizar tu trabajo de forma acorde, evitar el agotamiento del talento y mantener plazos de entrega claros y transparentes. 

Nuestra solución muestra cuánto trabajo tiene asignado un colaborador en formato de tiempo, no tareas, para que el project manager pueda ver fácilmente si su plato está lleno para evitar el agotamiento. Nuestros tableros simples y user-friendly muestran las tareas para la semana para que el talento no se sorprenda y pueda manejar su calendario de antemano. Creemos que los empleados sanos piensan en las mejores ideas, así que si quieres dar un paso en la dirección correcta, pide una prueba hoy y ve cómo podemos ayudarte a obtener un mejor ambiente laboral.

¿De qué vamos a hablar en este articulo?

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