Incluso los mejores planes, la idea más detallada y pensada y un cronograma son permeables a los cambios a lo largo del camino. Pensar que todo irá según el plan es demasiado optimista, las personas del equipo podrían tener problemas inesperados, los proveedores podrían no cumplir con sus plazos, el cliente podría solicitar una revisión o cambiar de opinión después de ver los entregables. Entonces, ¿es inútil planificar y establecer un objetivo? Para nada.
Es vital para el funcionamiento de una empresa, pero aún así es inteligente comprender cómo afrontar los cambios y las desviaciones de un primer plan. Lo que debe hacer una empresa inteligente es analizar y visualizar cómo funcionan las desviaciones, por qué ocurren y cómo afectan el resultado final. Los coordinadores de proyecto (PM) y los ejecutivos utilizan estos datos para comparar el desempeño planificado con el resultado real y los requisitos de los proyectos entregados. Los miembros del equipo y los PM también pueden beneficiarse de este conocimiento, ayuda a identificar los procedimientos subyacentes que no están simplificados, así como otros problemas que requieren un cambio en la metodología o en el enfoque.
¿Qué es la desviación de un proyecto?
La desviación de un proyecto es cualquier desviación de la propuesta de proyecto original, la solicitud de servicio propuesta a la empresa por el cliente y el plan de proyecto inicial, el plan que denota la forma en que se ha definido el proyecto para llegar a su finalización. En otras palabras, esto también se puede pensar como la distancia entre los resultados finales del proyecto, tal como fueron estipulados inicialmente por el cliente y los proveedores de servicios profesionales, y el trabajo real realizado para su ejecución. Puede suceder por la no conformidad entre el plan y el resultado.
La desviación del proyecto incluso puede ser una causa formal para rescindir el contrato si el ejecutor viola cualquiera de los términos acordados por ambas partes. Esto parece una consecuencia grotesca, pero puede suceder. Incluso si el posible resultado de cualquier desviación de las obligaciones contractuales no termina en la rescisión del contrato, aún denota un golpe muy dañino para la reputación de una empresa y conlleva grandes costos reales y oportunidades perdidas.
Dicho esto, la desviación de un proyecto puede ser un problema bastante común, y aún más frecuente en proyectos grandes, especialmente cuando se trata de elementos innovadores o de innovar en cualquier campo o industria. Pero el hecho de que sea común no significa que deba aceptarse simplemente tal como está. Cualquier discrepancia con el plan o cualquier cambio repentino debe documentarse, analizarse e incorporarse en la evaluación de gestión y las entidades competentes. Para asegurar que las pérdidas o los reveses graves se minimicen, las desviaciones del proyecto deben identificarse tan pronto como sea humanamente posible, con el fin de tomar medidas correctivas.
¿Cómo se evalúa el progreso de un proyecto?
Los pasos para analizar el avance del proyecto no son necesariamente difíciles de seguir, pero requieren una capacidad asombrosa y una metodología disciplinada para la recolección de datos y su posterior interpretación.
La primera orden del día es la responsabilidad del coordinador del proyecto (PM), es necesario identificar el cambio del plan original, es decir: la desviación del desempeño real. Luego, determinar las causas o factores que permitieron que esto sucediera y evaluar la gravedad de la situación.
Una vez hecho esto, el PM deberá iniciar acciones correctivas para que el proyecto vuelva a su desempeño designado. El paso final, la recta final, es evaluar cómo evitar problemas similares y tomar medidas proactivas y preventivas para garantizar que no vuelva a suceder en el futuro. Es más fácil decirlo que hacerlo, ¿verdad?
Puede ser complicado detectar problemas antes de que aparezcan, pero hay ciertos aspectos del análisis de desviación que ayudan:
- Comprender los KPIs y las métricas relevantes en el caso.
- Evaluar y documentar el espectro completo de la desviación.
- Tomar nota del alcance y grado del impacto en el desempeño del proyecto.
- Identificar las causas de la desviación.
- Iniciar acciones correctivas
- Determinar el alcance del trabajo y los recursos necesarios para implementar las correcciones.
- Estimar un período de tiempo para tener el proyecto bajo control.
- Proponer acciones preventivas.
¿Cuáles son los factores que afectan la desviación del proyecto?
La mayoría de los proyectos ofrecen un servicio o producto único. Durante la producción o creación de entregables, lo que alguna vez fue un asunto sencillo puede sufrir cambios impensados a lo largo de su ciclo de vida. En este caso, el desempeño del proyecto deseado puede ser difícil de analizar mientras se intenta mantener los KPIs originales.
Una gestión de proyectos eficiente requiere la gestión en tiempo real de estas desviaciones y variaciones. La viabilidad del proyecto radica en tener la capacidad de rodar con los golpes, aceptar el cambio y comprender que la flexibilidad o la rigidez no es la solución. A veces, el cambio puede ser una influencia positiva para el equipo al final del proyecto.
La clave para una gestión de proyectos exitosa radica en gestionar estos cambios y variaciones. Van a ocurrir cambios y hasta pueden ser enriquecedores para el proyecto en general y sus objetivos. Las razones de los cambios varían según el proyecto de cada equipo o cada nueva iteración de un servicio o producto comúnmente proporcionado.
A veces, los cambios que ocurren dentro del proyecto los activa el cliente o el equipo del proyecto para cumplir con las obligaciones contractuales previamente acordadas. Otras veces pueden desencadenarse por falta de recursos, como la necesidad de mano de obra calificada especializada, y la asignación de estas tareas a trabajadores autónomos o especialistas puede aumentar el costo del proyecto. Tal vez la disponibilidad y la estimación de costos de equipos y materiales hayan sido modificadas por cambios en el mercado. Lo mismo cuando se piensa en cambios en las leyes o regulaciones que afectan el progreso real del alcance del trabajo. Un cambio en las regulaciones puede significar un aumento exponencial del alcance del trabajo en revisiones en proyectos de construcción, por ejemplo.
Todo esto tendrá un impacto sustancial en el costo final del proyecto. Será una desviación del costo estimado inicial, si la empresa tiene que mantener la tarifa contractual, entonces puede perder ganancias.
Otro ejemplo de posibles desviaciones puede ser una evaluación incorrecta de la cantidad de tiempo que tomará cada tarea o métodos de estimación de tiempo obsoletos. La asignación de tareas inútiles también puede hacer mella en el cronograma del proyecto. Cuando hay una identificación incorrecta de actividades en la ruta crítica. Cuando no se utiliza un sistema de control de tiempo, evaluación de riesgos o sistema de gestión apropiados, así como procedimientos desadaptados de control de cambios.
Estos factores deben analizarse y someterse a una integración en una mentalidad de toma de decisiones interactiva. Es fundamental comprender estas desviaciones y traducirlas en subconjuntos de datos para ayudar a identificar problemas antes de que no se pueda hacer nada más al respecto.
El uso de una herramienta de gestión de proyectos que ayuda en la recopilación de datos y la presentación de informes reduce en gran medida las posibilidades de que un proyecto se descarrile. Especialmente cuando involucran a múltiples actores y un marco complejo de dependencias.
¿Qué se puede hacer al respecto?
Control del alcance del trabajo
Muchos proyectos experimentan cambios persistentes de su objetivo general. Estos cambios pueden ser difíciles de administrar para el equipo del proyecto, especialmente si es la primera vez que realizan un nuevo tipo de trabajo. Es posible que no puedan controlar los cambios y, por lo tanto, no tomar nota del impacto que tendrá el proyecto en su conjunto. Esto es lo que llamamos corrupción del alcance (scope creep), un aumento incontrolado en la cantidad de trabajo necesario para realizar una entrega a tiempo y mantener el control de calidad. Todo esto sin cambiar el plan original, la línea base del presupuesto, el análisis de riesgos y los recursos. Al enfrentarse a un desafío en estas áreas, puede tomar el control al:
- Implementar un proceso de control de desviaciones.
- Revisar periódicamente la estimación de este proyecto específico.
- Visualizar los objetivos, los hitos y el propósito del proyecto.
Control del proyecto
Una excelente manera de analizar las desviaciones es utilizar un método tradicional de gestión de proyectos: Gestión del Valor Ganado (por sus siglas en inglés, EVM). Es una técnica bien conocida que permite a su usuario medir el desempeño y el progreso, fusiona datos de la trifecta de gestión de proyectos: alcance, tiempo y costo.
Utiliza medidas como la variación de cronograma (SV) y el índice de desempeño del cronograma para evaluar las desviaciones y el desempeño. Incluso si es una herramienta conocida y tradicional, muchas empresas no la utilizan, sino que implementan técnicas similares para analizar, medir y controlar las desviaciones. La mayoría de estos utilizan y leen los cambios de medición de la ruta planificada al inicio de un nuevo proyecto y sus puntos de datos finales.
Una excelente manera de tomar al toro por las astas con respecto a las desviaciones es implementar una comparación de las horas estimadas contra las horas cargadas que se requirieron para llegar al final del proyecto. Esto es vital para las empresas de servicios profesionales, ya que sus sobrecostos suelen deberse a una desviación en su principal unidad de costo y facturación: el tiempo. Es aún más importante cuando se trata de clientes que constantemente solicitan modificaciones.
Control del costo
No hay duda: el control de costos del proyecto es una necesidad básica para cualquier empresa que desee seguir siendo rentable. Es una métrica vital para monitorear y evaluar. La variación de costos, el índice de desempeño de costos y la variación a la conclusión son métricas necesarias a tener en cuenta cuando se piensa en las desviaciones de costos y cómo controlarlas.
Algunas empresas usan métodos EVM para estos problemas, pero para los proveedores de servicios profesionales, es mejor usar procedimientos que rastrean los costos totales, las horas facturables, el tiempo y las estimaciones de rentabilidad. Estos análisis son la mejor opción para las empresas que constantemente realizan múltiples proyectos a la vez y que ofrecen varios tipos de líneas de productos y servicios.
La recopilación de datos sobre las horas estimadas y las cargadas le permite a los ejecutivos y los PM entender cómo los costos reales y los estimados afectan el flujo de efectivo de la empresa. Además, que tengan habilidades de informe constante en función del equipo del proyecto, cliente, tipo de servicio u otros subconjuntos de datos del proyecto de referencia cruzada que pueden ser de interés a la hora de planificar el futuro de la empresa. Esto les permitirá tomar medidas sobre la rentabilidad y el resultado final de la empresa, al allanar el camino para los cambios necesarios que aumentarán los ingresos.
Con más dinero disponible, una empresa puede invertir en sí misma y en su talento, a través de programas de capacitación y seminarios, además de mejorar sus capacidades de investigación y desarrollo. Por lo tanto, le permite ofrecer mejores oportunidades de carrera e inversión.
Control del riesgo
Una herramienta adecuada de gestión de proyectos tiene la capacidad de guardar y almacenar datos históricos. La información que se puede obtener del seguimiento del tiempo, el alcance, los costos de entrada, los datos del cliente, las desviaciones de la rentabilidad y los procedimientos internos es vital para realizar un control de riesgos en tiempo real a nivel de proyecto.
¿Por qué el conocimiento es un ingrediente clave del análisis de riesgos? “Los datos son el aceite” se ha convertido en una frase popular; dejando de lado los juegos de palabras, esta tendencia de pensamiento tiene muchos méritos. Cuando se utilizan todos los puntos de datos disponibles, su empresa puede obtener una gran ventaja competitiva. Tener la posibilidad de acceder regularmente a su banco de datos le permitirá a su empresa acceder a un nuevo nivel de inteligencia empresarial y toma de decisiones informada.
No solo ayudará a los PM y equipos de colaboradores a establecer niveles de riesgo y límites, sino que también les permitirá evaluar los peligros ya existentes al inicio de cada nuevo proyecto.
La gestión del tiempo y su importancia
Al administrar una empresa, tener una imagen clara es clave. Imagine comprender con un simple vistazo cuándo un proyecto se descarrila, tener la posibilidad de captar la esencia de una desviación estándar del proyecto a través de representaciones visuales, como diagramas de Gantt en tiempo real y gráfico de barras.
Con COR, esto se ha convertido en realidad. Con nuestra solución de gestión de proyectos todo en uno impulsada por IA, se puede mantener un registro de cada paso de un proyecto, desde la asignación de tareas hasta las desviaciones de costos. Nuestra herramienta permite mejores procesos internos, mayor transparencia y responsabilidad por las dependencias de las tareas, y una función de seguimiento del tiempo que ayudará a reducir la sobresaturación y el burnout de sus empleados.
Con nuestras capacidades de generación de informes, se comprende por qué las cosas no van según lo planeado y cómo mejorar la situación. Nuestros algoritmos de inteligencia artificial y aprendizaje automático permiten saber si un proyecto será rentable antes de comenzar. ¿Cómo? Calcula las horas necesarias para cada tarea, basándose en información real previa, por lo que las estimaciones se basan en el proyecto anterior y las iteraciones de la tarea. ¡Dé un paso en el camino inteligente empresarial y solicite una demostración hoy mismo!
