Dentro de su empresa, se llevan a cabo diariamente diversos procesos que forman parte de la rutina laboral. Desde contactar a los clientes, hasta el desarrollo de tareas y proyectos.
Estos procesos siempre tienen oportunidades de mejora y es importante que esté atento a estas.
La desorganización y el caos sólo causan frustraciones, derivando en pérdidas de tiempo y dinero.
La sistematización le permite normalizar los procedimientos y así lograr progresos en el rendimiento de su compañía.
Tanto para usted, como para el equipo de trabajo, seguir cierta estructura al llevar a cabo una tarea, facilita el desarrollo de la misma y permite obtener modelos de referencia.
Además, estandarizando los procesos, identificará rápidamente las fallas que puedan surgir, ya que podrá determinar las anomalías que se aparten de la estructura.
La metodología a utilizar dentro de su empresa es de suma importancia, es por esto que estructurarla aportará beneficios importantes a su firma y a su grupo laboral.
A continuación le ofrecemos una guía simple para evaluar los procedimientos dentro de su firma y sistematizarlos.
Identificar
El primer paso es, lógicamente, identificar las acciones que se llevan a cabo en su ambiente laboral. Puede clasificarlas por área, frecuencia, complejidad. Esto le dará una visión general y podrá determinar los procesos recurrentes.
Desglosar
Una vez identificados, debe examinar el paso a paso de cada proceso, teniendo en cuenta cada detalle. Esto le permitirá reconocer los errores y fallas que existen en el procedimiento actual.
Estandarizar
Luego de identificar y desglosar, sólo queda eliminar los problemas identificados y establecer un proceso estándar a seguir. Describir cada paso ayudará a despejar dudas y evitar nuevos errores. Establezca métodos, tiempos, formas y todo lo que crea necesario para no dejar lugar a dudas.
Selección del equipo
A la sistematización puede sumarle la elección de miembros del equipo óptimos para dicha tarea. Facilitará la organización y potenciará las capacidad de la persona que se encargue de manera recurrente del mismo proceso.
La sistematización de procesos es una herramienta muy poderosa a la hora de aumentar el rendimiento de su empresa. No sólo permite aumentar la producción, sino que disminuye los errores y facilita el trabajo del equipo.
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