La famosa cita “El tiempo es dinero” de Benjamin Franklin y su uso a lo largo del tiempo revelan una perspectiva diferente sobre cómo el progreso de nuestra vida diaria se mide por el tiempo. Las métricas del tiempo afectan el crecimiento económico y el progreso de salud y educación. El seguimiento del tiempo utilizado en la gestión de proyectos o en el trabajo es una práctica antigua que los egipcios utilizaban para calcular el salario mínimo para sus empleados. Ellos implementan el “Código de Hammurabi” para determinar los salarios según el tiempo que se trabajaba y el nivel de la profesión. Aunque todo tiene una primera vez, el seguimiento del tiempo se utiliza desde el principio de los tiempos.
Bueno, el significado literal de “El tiempo es dinero” es bastante obvio si consideramos el espacio de tiempo para generar ingresos hoy. Las horas facturables se clasifican por hora, por día, por semana y por mes. Hoy en día, el seguimiento de tiempo está avanzado tecnológicamente, ya que muchas industrias incorporaron estas técnicas en otras áreas como el control del avance de los empleados, el análisis y recolección de datos dentro de un tiempo específico y la organización de pagos.
Si bien muchos empleados evitan llenar sus planillas de tiempo para facilitar la supervisión a los gerentes, ellos mismos pueden confirmar que la gestión de tareas es más fácil si se siguen métodos de seguimiento de tiempo. Hay varios métodos para realizar esto que se pueden implementar para optimizar las acciones. Por suerte, los métodos de seguimiento de tiempo pueden impulsar tu rendimiento en más de una forma.
Los beneficios del seguimiento de tiempo
- Claridad y transparencia
- Facilidad para rastrear datos
- Ajuste preciso de técnicas
- Mejor planificación para proyectos futuros
- Organización adecuada de información
El método de seguimiento de tiempo que uno elige para implementar también es sujeto del campo de la profesión o el negocio. En lugar de malgastar tu tiempo y recursos en organizar la información en planillas de Excel, puedes utilizar softwares de seguimiento de tiempo que sirvan para ese propósito en particular. Además, existen herramientas que cuentan con configuraciones personalizables que facilitan el funcionamiento del sistema de seguimiento de tiempo.
Métodos de seguimiento de tiempo
El método papel
Tal como dice el nombre, este método es barato y, por lo tanto, es un procedimiento de control simple. Se caracteriza por utilizar un bolígrafo, un papel y un cronómetro. Probablemente sea el método más común en lugares donde se necesita un seguimiento de tiempo pero no donde no es necesario. Por último, es muy básico y no brinda la posibilidad de un análisis mayor, por lo que para los proyectos personales puede ser más que suficiente.
Ventajas
- El método es fácil de aplicar
- Es básicamente gratuito
- No se necesita un entrenamiento especial
- No se necesitan herramientas técnicas
Desventajas
- Consume mucho tiempo
- Suele haber errores aleatorios
- No brinda resultados precisos porque depende de la persona que toma el tiempo
El método planilla
Este método es una versión avanzada del método papel, ya que se utiliza una plataforma distinta. Google Sheets y Microsoft Excel son una mejora eficaz frente al método papel.
El método papel utiliza una hoja, pero en este método, los registros se guardan en un modelo de planilla, aunque los datos sobre los tiempos de inicio y fin se añaden manualmente.
En la mayoría de los casos, se prefieren las planillas de Excel porque da lugar a crear columnas que correspondan a distintas actividades como cantidad de trabajos completados, entradas de tiempo (comienzo y fin), total de horas trabajadas y actividad.
Ventajas
- Puede ser más organizado
- Es fácil de usar para crear informes
- Si es un documento que está en la nube, se puede actualizar para todos los involucrados
Desventajas
- Consume mucho tiempo ya que la información se ingresa manualmente
- Se pueden cometer errores con facilidad durante el ingreso de datos
Aplicaciones únicas de seguimiento de tiempo
Los softwares de seguimiento de tiempo elevaron a la industria a nuevos niveles y la llevaron a alcanzar grandes logros. Esta es una nueva fase en el desarrollo del seguimiento de tiempo donde los softwares vienen con funciones de control programadas para aumentar el sistema de control y crear un efecto dominó que acentúe el seguimiento de tiempo automático.
Las aplicaciones de seguimiento de tiempo resaltan entre los otros métodos debido a sus varias funcionalidades. Según la mayoría de los empleados, además de que ahorran tiempo mientras cumplen con sus responsabilidades, estos programas son bastante útiles para analizar estadísticas, las cuales pueden enviarse como archivos PDF o como planillas de Excel.
En la búsqueda de las mejores aplicaciones de seguimiento de tiempo, hay algunas especialidades y funciones que hacen de estas aplicaciones tu mejor opción. Mira esto.
Seguimiento en tiempo real: Las aplicaciones de seguimiento de tiempo brindan un resultado en tiempo real de las cuentas regresivas, lo que te da la autoridad de pausar y comenzar el conteo.
La oportunidad de manipular y editar el tiempo controlado: El hecho de que puedas editar el registro del tiempo si te tomaras un rato para descansar, por ejemplo, para almorzar, hace de la aplicación una muy precisa y confiable.
Funciones de informes: Una buena aplicación de seguimiento de tiempo cuenta con funciones que te permiten crear informes sobre distintos proyectos. También puedes realizar un análisis más detallado de los informes de forma diaria o semanal.
En resumen, hay mucha información que un software de gestión de tiempo puede brindarte, la cual dependerá de la aplicación que utilices. Las siguientes son algunas de las aplicaciones que clasificamos como las mejores a considerar.
Aplicaciones de seguimiento de tiempo
Tsheets
Es una aplicación muy simple de seguimiento de tiempo y es adecuada para la gestión de empleados. El programa funciona tanto en celulares como en computadoras fijas. Se recomienda a los empleados que tengan la aplicación en su teléfono porque puede mejorar la implementación del trabajo en equipo mediante el intercambio de información en planillas de Excel y PowerPoint.
Funciones
- Provee acceso a las nóminas de sueldo y a los informes de tiempo
- Las horas extras se pueden manipular con tsheets
- La aplicación está disponible en el Play Store de Android y en la App Store de Apple
- Seguimiento basado en GPS
Hubstaff
Esta aplicación suele funcionar bien en laptops o computadoras de escritorio porque es liviana y no ralentiza la computadora. Sin embargo, la versión para celulares también está disponible como software de control de productividad. Los miembros del equipo que tengan Hubsatt en sus teléfonos celulares tienen el lujo de saber lo que están haciendo los otros miembros y, además, pueden fichar con ella en la oficina.
Funciones
- La aplicación puede proveer información sobre el tipo de URL y de software que el empleado está utilizando
- Hubstaff es muy útil para mandar facturas automáticas a los clientes
- Cuenta con muchas herramientas aptas para medir la productividad de los empleados, lo que es esencial para determinar los resultados de las horas facturables de la compañía y cómo estas afectan a los ingresos
- El programa tiene notificaciones que te recuerdan de los plazos de entrega de proyectos determinados
- A través de Hubstaff, los gerentes pueden hablar con los empleados que necesitan ayuda, ya que las capturas de pantalla y los informes de actividad brindan detalles de los empleados que tienen dificultades
- Exportar informes en una planilla es fácil con Hubstaff
Toggl
Toggl está disponible para Android, iOS, Linux, Windows e incluso en algunos navegadores web. Los servicios de esta aplicación son gratuitos y casi todas las funciones esenciales de seguimiento de tiempo están presentes en esta plataforma. La aplicación es muy fácil de usar, ya que no necesita tanta información en comparación a otras.
La mayoría de las aplicaciones de seguimiento de tiempo requieren del nombre del proyecto, el cliente o la información del tipo de la tarea para que funcione. Por suerte, Toggl no te pedirá dicha información. La extensión Toggl track es una herramienta perfecta para controlar tu tiempo cuando trabajas desde una PC de escritorio o desde una laptop, porque la extensión tiene un icono de cronómetro que te actualiza sobre la gestión de tu tiempo.
Funciones
- Permite la clasificación del tiempo de las tareas y dividirla según horas de proyecto o de clientes
- Es fácil de usar y de transferir archivos o plantillas en formato PDF, Excel o CSV.
- Se pueden identificar los proyectos según el color designado
Integrar el seguimiento de tiempo en la gestión de proyectos
La gestión de proyectos suele requerir de un presupuesto de tiempo para determinar los recursos necesarios para completar el proyecto en un tiempo determinado. Brindar cálculos de tiempo cuando la fuerza laboral se basa en el trabajo humano es desafiante, ya que la productividad no sería la misma. En ese sentido, la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos se vieron aliviadas al surgir los softwares de seguimiento de tiempo que pueden integrarse fácilmente en sus sistemas.
Las soluciones de softwares de seguimiento de tiempo utilizadas en la gestión de proyectos son más sofisticadas que las aplicaciones que utilizan los freelancers. La naturaleza del trabajo llevado a cabo por estos software es muy robusta e incluye:
Seguimiento de tiempo condicionado: El software está programado para seguir una actividad específica y no todo. Esto le da a los project managers bastante tiempo para gestionar las tareas y crear presupuestos para las horas de trabajo. Con este tipo de información, los project managers se ubican en un lugar estratégico para planificar el flujo y las horas de trabajo del futuro.
Controlar responsabilidades no facturables: De todas las horas disponibles para que los empleados lleven a cabo una tarea, las horas trabajadas son las únicas horas facturables. Sin embargo, para obtener una medida precisa de la tasa de uso, los softwares de seguimiento de tiempo deberían realizar un seguimiento no solo de las horas facturables sino también de las horas no facturables. Controlar las horas facturables significa que el tiempo invertido en comunicación, data entry, reuniones y administración no se registran.
Software de seguimiento de tiempo automático
Tener un software de seguimiento de tiempo automático es, por mucho, el método más rápido y simple para controlar el tiempo. Toda la operación se realiza de forma automática, por lo que provee de información precisa.
En esta categoría, COR es sin dudas la mejor herramienta. Su inteligencia artificial registra la interacción de cada usuario con la plataforma, y genera una sugerencia de las horas invertidas en cada tarea que los usuarios pueden ajustar cuando sea necesario. También desarrolla un patrón en tiempo real que proyecta la cantidad de horas necesarias para completar las tareas. Esto permite calcular las horas invertidas en cada tipo de entregable y planificar una mejor gestión de recursos y plazos de entrega.
