La forma en que trabajamos está evolucionando. Incluso antes de la pandemia, los flujos de trabajo en todo el mundo de las agencias de marketing se estaban moviendo hacia arreglos cada vez más flexibles y el trabajo remoto iba en aumento.
Para tener una mejor subestimación de los problemas que enfrentan las agencias hoy en día, COR sobrevivió a los empleados de diferentes agencias y encontró algunas métricas : casi el 60% usa 3 herramientas o más para administrar su operación. Yendo a números más precisos, el 40,87% usa 1 o 2 apps, el 37,74% entre 3 y 4, el 17,31% entre 5 a 10, y finalmente más de diez solo un 4%.
Como era de esperar, mejorar la productividad sigue siendo una prioridad. Sorprendentemente, las herramientas que la gente está usando les están fallando. Entonces, ¿cuál es el verdadero problema aquí?
En la búsqueda de aprovechar las mejores y más nuevas tecnologías, demasiadas agencias han optado por la cantidad sobre la calidad. Pero los miembros del equipo no necesitan más herramientas para optimizar su dinámica de trabajo, necesitan mejores herramientas de marketing .
En lugar de invertir en una integración optimizada todo en uno , las agencias confían en múltiples tecnologías para sus operaciones diarias, lo que hace que el personal pase más tiempo cambiando entre diferentes software de gestión de proyectos, lo que dificulta la colaboración en equipo .
Esto no solo interrumpe los flujos de trabajo de los equipos de marketing , ya que el personal tiene que iniciar y cerrar sesión en las cuentas o saltar entre plataformas de gestión , sino que también genera un estrés innecesario. Con tantos mensajes dando vueltas, es fácil que se crucen los cables.
Tomemos, por ejemplo, cuando una agencia tiene demasiadas herramientas de análisis . Las agencias que se cambien a Adobe Analytics seguirán dejando su Google Analytics y otro script de análisis ejecutándose en sus páginas.
¿Por qué? La razón que más se escucha internamente es que quieren mantener una línea de base de datos para comparar una vez que finaliza la actualización. En teoría, parece un buen plan, pero el problema es que todas las herramientas de análisis leen y procesan los datos de manera diferente.
Eso significa que nunca habrá una segmentación precisa y una comparación de datos entre herramientas debido a las interpretaciones que hacen las herramientas en comparación entre sí. Y si ese fuera el único inconveniente de dejar los scripts ejecutándose, no sería tan malo, pero ese es solo el primero de muchos problemas que pueden surgir al ejecutar varias herramientas con el mismo propósito.
Consolidación de herramientas
Tener varias herramientas implementadas en un sitio a menudo causa problemas con los tiempos de carga, lo que afecta negativamente los esfuerzos de SEO y crea experiencias de usuario deficientes . En última instancia, esto cae en manos de TI para solucionarlo, lo que les quita el enfoque de sus competencias principales.
El departamento de TI no solo es responsable de reparar estas herramientas cuando se rompen, sino que, en general, también es responsable del mantenimiento. Eso significa que cada herramienta adicional agrega más mantenimiento a sus cargas de trabajo , lo que a veces crea un arrastrar y soltar más significativo en su tiempo.
El marketing es una actividad en tiempo real en la que se deben tomar medidas de inmediato para presentar la información correcta al cliente correcto. Si los cambios deben procesarse a través de TI y TI ya está atascado con una larga lista de correcciones de herramientas, las acciones de marketing comienzan a realizarse en horas en lugar de segundos, lo que puede resultar costoso para los departamentos de marketing y los objetivos de la empresa.
Lo cierto es que muy pocas agencias tienen plantillas integradas de forma efectiva de todas sus herramientas. Con frecuencia, diferentes herramientas de gestión de proyectos capturan los mismos datos en múltiples dominios o activos de la agencia. La integración y la racionalización exitosas de las herramientas que se utilizan pueden tener un gran impacto en la capacidad de la empresa para crear conocimientos prácticos, en lugar de terminar con un montón de puntos de datos desasociados.
Es difícil, pero es posible, y aquellos que pueden tener éxito aquí nuevamente tienen una importante ventaja competitiva.
La consolidación de sus herramientas ayudará a que toda la agencia hable el mismo idioma y cuente la misma historia a sus visitantes, independientemente de dónde estén sus primeros puntos de contacto o con quién interactúen inicialmente. Este es el verdadero concepto de personalización, del que deben preocuparse todas las organizaciones que se mueven hacia el mundo digital.
Comprender lo que su cliente está tratando de hacer en sus páginas de destino y qué contenido u ofertas slack , o cuáles le permiten construir una relación de confianza con ellos.
Consolidar y luego personalizar
Consolidar no significa compromiso. La mayoría de las herramientas de las agencias se pueden personalizar para adaptarse a las interacciones de las redes sociales y sus campañas de marketing ; cualquier necesidad de la agencia y cada departamento específico. Puede crear varios registros y paneles mientras controla el acceso y la funcionalidad según el objetivo específico de cada departamento.
Sin embargo, para garantizar que las herramientas se mantengan consistentes y continúen brindando los datos de clientes más precisos , las estrategias de marketing deben ser de gobierno o un proceso para administrar el sistema en su totalidad.
Crear un plan en torno al marketing de contenidos , por ejemplo, le dará a su equipo de trabajo la libertad necesaria para acceder a las herramientas que usa su agencia e informar como deseen, es como una hoja de cálculo más eficiente que mantiene seguros los datos y las estructuras.
Desventajas de usar demasiadas herramientas en las agencias
Hoy en día existe una herramienta comercial para cada tarea. Seguramente, con tantas herramientas comerciales nuevas que automatizan y mejoran nuestro trabajo, la productividad de nuestro equipo debería dispararse. Sin embargo, el uso de decenas de herramientas comerciales tiene muchos efectos secundarios, incluidos costos elevados, falta de colaboración y disminución de la productividad.
Además, un estudio reciente reveló que el 43 % de los encuestados creen que actualmente están cambiando entre demasiadas aplicaciones para realizar su trabajo básico, y el 67 % de los encuestados afirma que sería más fácil concentrarse en el trabajo si la información importante apareciera en una sola ventana. .
Por lo tanto, si sus empleados pasan más tiempo cambiando entre herramientas buscando la información correcta que en su trabajo real, podría ser el momento adecuado para reevaluar las herramientas que usa su empresa. Y esa no es la única razón.
A continuación, destacaremos algunas desventajas de utilizar demasiadas herramientas empresariales en la gestión de proyectos, seguimiento del tiempo , gestión de recursos, etc… tanto para pequeñas empresas como para grandes empresas. Cuantas menos herramientas uses , mejor. Este es el por qué:
Altos costos de herramientas
Las herramientas Saas (software como servicio) a menudo resuelven un problema específico. Las agencias de marketing digital utilizan herramientas especiales para la gestión de canalizaciones, la contabilidad, la cotización, el marketing por correo electrónico , la crianza de clientes potenciales, las llamadas en frío, la facturación y las fuentes de datos para el comercio electrónico . Te sorprendería saber cuántas herramientas comerciales usan las agencias populares: según G2 Stack , Apple usa 286 herramientas, Facebook y otras plataformas de redes sociales alrededor de 318 herramientas, Uber 304 herramientas y Linkedin y Microsoft no se quedan atrás.
Cada herramienta empresarial que utiliza una empresa ayuda a determinados miembros del equipo a hacer mejor su trabajo. Como resultado, hacen su trabajo de manera más rápida y eficiente. Sin embargo, si calcula el costo mensual de todas las herramientas que está utilizando, podría sumar miles. La suma puede alcanzar alturas asombrosas si multiplica los costos mensuales por 12 para calcular el costo del software por año.
Si bien demasiadas herramientas comerciales pueden parecer un pequeño problema, el alto costo no es el único problema. Hay desventajas adicionales que hacen que un número cada vez mayor de empresas reconsideren el uso de herramientas en línea.
Datos dispersos
Otro costo oculto de usar demasiadas herramientas comerciales es la fragmentación. En su mayoría, las herramientas SaaS que está utilizando no se integran ni se comunican entre sí. Los datos que tiene en su software de CRM deben exportarse y volver a ingresarse en sus herramientas de marketing por correo electrónico y de inteligencia comercial. El mismo patrón se repite una y otra vez.
Antes de que puedan usar la herramienta en línea para completar una tarea, sus empleados deben pasar hasta dos horas importando los datos correctos. Todo este tiempo dedicado a mover datos entre múltiples herramientas podría tener un uso más beneficioso.
En las grandes empresas, el problema es aún mayor, los diferentes departamentos comerciales a menudo prefieren usar varias herramientas en línea para tareas idénticas. Por ejemplo, sus equipos de recursos humanos, ventas y marketing podrían estar utilizando una versión diferente de una herramienta de CRM . Pero tener diferentes equipos usando varias herramientas es una receta para el desastre.
Cada equipo tendrá sus propias formas de recopilar y administrar datos, lo que lo hace inviable para otros equipos. Más que eso, los datos nunca se alinean, lo que significa que no se pueden usar para tomar mejores decisiones comerciales.
Es por eso que hacer que todos los departamentos usen todo en uno como COR es un gran paso hacia un uso productivo de los recursos de la empresa, ¡sin mencionar esas malditas notificaciones ! Una herramienta todo en uno condensa información de un solo lugar.
Proceso de configuración lento
Muchas empresas adquieren nuevas herramientas en la búsqueda de aumentar la eficiencia de su equipo. Lo que no notan es el costo de instalación de cada nueva herramienta. Si bien muchos proveedores de software venden sus productos con la promesa de una configuración de 5 minutos, en realidad lleva mucho más tiempo. Algunos sistemas ERP pueden tardar entre tres y 60 meses en implementarse. Debe importar todos sus datos, invitar a nuevos usuarios y explicar cómo funciona la herramienta.
Por lo general, la implementación de un nuevo software está a cargo de un líder de equipo cuyo tiempo es extremadamente valioso. Posteriormente, todos los miembros del equipo deben dedicar algún tiempo a acostumbrarse a la nueva herramienta.
La adopción de un nuevo software cuesta mucho más de lo que se indica en la página de precios de la empresa. Cuesta horas del tiempo de su equipo, a menudo vale miles en costos de recursos ocultos. Es por eso que la decisión de elegir la herramienta adecuada para su negocio es tan crucial. Con el conjunto adecuado de herramientas, no hay necesidad de cambiarlas cada pocos meses.
Gestión del tiempo improductivo
Cuando utilizan numerosas herramientas comerciales en su trabajo diario, los usuarios a menudo necesitan cambiar entre ellas.
Cada herramienta SaaS responde una pregunta específica, archiva una tarea en particular y resuelve un problema determinado. En un día laboral normal, las personas deben manejar decenas de preguntas, tareas y problemas.
No es un gran secreto que la multitarea perjudica nuestra productividad. La investigación ha revelado que las personas tardan un promedio de 16 minutos en volver a concentrarse en una tarea después de distraerse. También toma mucho tiempo ajustar su mente para trabajar con una nueva herramienta.
Por ejemplo, un usuario promedio de Trello o Asana está activo 320 minutos cada día laboral. Son 5,3 horas de recibir potencialmente un ping con una pregunta, rompiendo el enfoque y el flujo de trabajo .
En comparación con las herramientas de colaboración en equipo , el correo electrónico ya no parece ser el agua más importante. Al menos no exige la atención constante de su equipo.
Si su equipo utiliza decenas de herramientas comerciales, es muy probable que se desvíen de su flujo de trabajo planificado .
Resumen inadecuado
Cuanto más digital sea su negocio, más software comercial estará dispuesto a usar. Las pequeñas empresas de 50 personas pueden estar utilizando más de 20 herramientas sin siquiera darse cuenta.
Otro problema con muchas herramientas pequeñas es la falta de una visión general clara. A menos que utilicen incluso más herramientas para recopilar los datos de las herramientas y el software que se utilizan actualmente, la dirección no tiene un resumen fiable del rendimiento de la empresa.
Dependiendo de la cantidad de herramientas que use, la gerencia podría tener dificultades para obtener informes informativos y monitorear los KPI.
Para acceder a varias métricas comerciales , los gerentes deben consultar todas las herramientas de nicho. Todas las horas dedicadas a la búsqueda de información podrían dedicarse a la planificación estratégica y la implementación de actividades de alto ROI.
La solución: COR, una herramienta todo en uno que debería estar en su radar
Un informe publicado por el verificador de comparación de precios Better Buys mostró que se espera que el mercado global de SaaS supere los $ 50 mil millones en términos de gasto en productos para 2024, de $ 12 mil millones este año. Y el problema, y las herramientas comerciales específicas de la tarea, no desaparecerán pronto.
Sin embargo, hay ciertos pasos que puede seguir para mejorar la productividad de su equipo y reducir significativamente la cantidad de herramientas utilizadas.
- Pida a los empleados que hagan una lista de las herramientas que realmente necesitan y elimine el resto.
- Utilice únicamente herramientas que se integren con sus herramientas de informes e inteligencia empresarial.
- Comience a usar soluciones de software de funciones múltiples que ayudan con varias tareas en lugar de una.
Priorizar la experiencia del usuario
A menudo, el problema no es solo la cantidad de herramientas. Es que son difíciles de usar o no se adaptan a las tareas y estilos de trabajo del personal.
Si una organización no prioriza la personalización de la experiencia tecnológica, los empleados se encontrarán con problemas como tener que recargar páginas constantemente o desplazarse por recordatorios innecesarios para acceder a la información. Multiplique estos problemas en varias aplicaciones y herramientas diferentes, y se quedará con una pérdida de tiempo enorme y enormemente frustrante.
El remedio implica invertir en una solución de lugar de trabajo digital que el personal realmente quiera usar. Con todo en un solo lugar, puede ahorrar tiempo y ser más capaz de concentrarse en la tarea en cuestión, en lugar de preocuparse por qué herramienta usar al crear silos de datos.
Esto no solo mejora el flujo de trabajo y reduce el estrés, sino que también podría ahorrar miles de dólares a las organizaciones cada año al hacer que el personal sea más eficiente. Solo imagine cuánto tiempo, y por lo tanto dinero, se gasta actualmente saltando entre herramientas en busca de archivos e información faltantes.
Invierte en un diseño optimizado
Suena simple, pero también es importante asegurarse de que su lugar de trabajo digital sea lo más minimalista y visualmente no disruptivo posible. Tener una pantalla atascada con docenas de aplicaciones y pestañas abiertas es como tener un escritorio sobrecargado de papeles: ¡estresante!
Una interfaz limpia no solo ayuda al personal a mantenerse al tanto de su trabajo al asegurarse de que puedan ver fácilmente lo que está sucediendo, sino que también se suma a una sensación general de calma.
Alerta de combate Fatiga
Más herramientas significan más notificaciones . Cuantas más notificaciones haya, es menos probable que el personal responda a ellas. Eso puede sonar paradójico, pero la fatiga de alerta es algo muy real. El cerebro humano solo puede realizar un seguimiento de tantos pitidos y pitidos antes de que comencemos a desconectarlos inconscientemente. Esencialmente, si todo es urgente, nada lo es.
Por supuesto, el peligro aquí es que cuando sucede algo realmente urgente, el personal no presta atención o el mensaje se pierde en su bandeja de entrada. Esto crea el temor de perderse algo, ya que el personal cambia constantemente de plataforma para comprobar que está al tanto de todo. No es de extrañar que terminen sintiéndose abrumados.
COR fue diseñado para ayudar a poner orden en el caos de las comunicaciones al brindar a los gerentes la capacidad de compartir mensajes específicos con diferentes audiencias. El personal desarrollará un suministro de noticias personalizable , para que solo puedan ver información útil para ellos. Como resultado, es mucho más probable que las personas comenten y colaboren. Y, naturalmente, cuando todos los mensajes provienen de una sola fuente, es mucho más fácil realizar un seguimiento.
Destacar la importancia del cumplimiento
Cuando una organización tiene muchas herramientas y ninguna fuente única de información, no existe un incentivo real para que el personal se ciña a las plataformas aprobadas por la empresa. El personal está haciendo malabarismos con varias aplicaciones y tal vez todavía tenga dificultades para hacer el trabajo, por lo que es fácil para ellos sentir que una más no podría hacer daño, incluso si no cumple con las normas.
COR enhances the whole of the Microsoft suite, as well as working in harmony with third-party systems, which means everything staff needs lives on one reliable destination.
Fewer tools equal less stress and less chance of staff going rogue. According to our research, 65% of employees are currently using tools that aren’t explicitly company-approved.
Happier staff are more productive
All of this isn’t just good for business – it drastically improves the employee experience. Clearly, when staff is forced to juggle too many tools and technologies, they end up feeling overworked, overwhelmed, and even unable to act.
Responding to their concerns by streamlining operations isn’t just the right thing to do. It’s the best way to support them to do their finest work. Listen to your staff and reap the rewards.
En última instancia, cuanto más felices sean ellos, más feliz serás tú.
Conclusión
Menos es más y todo en uno. Eso resumiría todo y va directo al grano. ¿Por qué? Fácil. Es menos trabajo para su empleado acostumbrarse a trabajar con demasiado software, cada uno con su propia dinámica y lenguaje. Una herramienta todo en uno como COR solucionará el problema y brindará más satisfacción y productividad a los empleados.
