En una agencia creativa, cada minuto cuenta. Literalmente. Pero no estamos hablando solo del deadline que corre. Registrar las horas de trabajo es una de esas prácticas que muchas veces se deja de lado, como si fuera una formalidad más que una herramienta real para mejorar el rendimiento del equipo. Sin embargo, hacerlo puede marcar una gran diferencia, sobre todo cuando hablamos de uno de los dolores más frecuentes en cualquier agencia: los retrabajos.
La transparencia que te da el control
Cuando los talentos registran sus horas, no solo se trata de saber cuántas horas se trabajan, sino de ver con claridad cómo se distribuye ese tiempo. Esto te permite detectar rápidamente si una tarea tomó más tiempo del planeado, o si hay ciertos tipos de proyectos que siempre demandan ajustes. Con esta información, se pueden hacer ajustes preventivos antes de que los problemas se conviertan en grandes cuellos de botella.
Sin una idea clara del tiempo invertido, es fácil que las tareas se acumulen, que se subestimen los recursos, y que se termine corriendo detrás de los proyectos, en lugar de gestionarlos de forma proactiva.
¿Y los retrabajos?
El retrabajo es un enemigo silencioso en una agencia creativa. A veces parece inevitable, pero la realidad es que muchas veces ocurre por falta de planificación o comunicación clara. Cuando no sabes cuánto tiempo invirtió el equipo en un entregable y se generan cambios de última hora, es probable que no puedas prever el impacto real de esos cambios. Eso no solo retrasa el proyecto, sino que también agota al equipo.
Registrar las horas permite identificar patrones. Tal vez siempre es el mismo cliente el que pide modificaciones o el mismo tipo de proyecto que requiere varios ajustes. Con esta información en la mano, es más sencillo tomar decisiones: ¿Se necesita un presupuesto más alto para ciertos clientes? ¿O quizás debemos ajustar las reuniones iniciales para evitar que el cliente solicite cambios inesperados más adelante?
Mejor planificación, menos correcciones
Otra ventaja clave de registrar las horas es que te obliga a planificar mejor. Si sabes que cierto tipo de proyecto lleva X cantidad de horas según los registros históricos, puedes planear las entregas de manera más realista, dándole al equipo el tiempo necesario para hacer las cosas bien desde el principio. Este simple ajuste reduce la posibilidad de que haya cambios posteriores, y con ello, disminuyen los retrabajos.
El impacto en la rentabilidad
Una agencia creativa no vive sólo de ideas, sino de hacer que esas ideas sean rentables. Si el equipo está invirtiendo el doble de tiempo en corregir trabajos que ya se habían dado por cerrados, entonces la rentabilidad cae. Llevar un registro de las horas te da una visión clara de si los proyectos están siendo rentables o no. Si descubres que el tiempo invertido en cambios y correcciones es demasiado alto, tienes los datos para renegociar contratos o ajustar procesos.
Mejor comunicación y más claridad para el equipo
Registrar las horas no solo beneficia a la gerencia. Para los equipos creativos, saber cuánto tiempo se espera que dediquen a un proyecto les da claridad sobre su carga de trabajo y evita el estrés de los pedidos de última hora. Un equipo que gestiona bien su tiempo es un equipo que trabaja mejor, con menos estrés y mejores resultados.
Así que, aunque a veces parezca un detalle menor, registrar las horas es una herramienta clave para cualquier agencia creativa que quiera ser más eficiente y reducir el número de retrabajos. ¿Lo estás haciendo en la tuya?
