Aprende a ver las señales de la sobrecarga de trabajo y cómo combatirla antes de que afecte la productividad
¿Qué hacer cuando un empleado ya no se desempeña como antes?
Todo tipo de causas pueden ser las culpables: las distracciones en la vida personal del empleado, la fatiga debido a tomar un empleo adicional, tener un bebé o incluso problemas delicados de salud mental o física.
Pero también lo es la carga de trabajo asignada.
La sobrecarga de trabajo es un problema común en innumerables lugares de trabajo. No se trata necesariamente de trabajar muchas horas, sino también puede significar tener demasiados elementos en la lista de tareas que simplemente nunca terminan.
Imaginemos esta escena… Es jueves por la noche y todo el mundo ha dado por terminado el día y la oficina está vacía, sin nadie a la vista salvo tu. Estás exhausto porque llegaste a las 8 am, pero sigues repitiendo «30 minutos más». De repente pasaron dos horas desde que dijiste eso y ya has trabajado más de 9 horas. ¿Suena familiar?
Si es así, puede ser que hayas experimentado una saturación de trabajo, y lo más probable es que todavía lo hagas al día de hoy. Incluso si aún no has pasado por eso, hay una alta probabilidad de que lo hagas en el futuro. Entonces, aprendamos cómo evitarla para que no afecte su productividad y provoque agotamiento.
¿Qué es la sobrecarga de trabajo?
La sobrecarga de trabajo es cuando los empleados de una empresa tienen más trabajo asignado del que pueden realizar durante su jornada laboral. Puede ocurrirle a personas aisladas, equipos o departamentos específicos, o empresas enteras, y puede ser fugaz, temporal o endémica en cualquiera de esos niveles.
Cuando los empleadores sobrecargan a los trabajadores a tiempo completo o incluso a tiempo parcial, las empresas se verán afectadas a largo plazo. Un estallido temprano en la productividad da paso al estrés, la disminución del rendimiento, el agotamiento e incluso problemas de salud física y mental. En poco tiempo, la dotación de personal y la retención se verán perjudicadas.
¿Cuáles son los síntomas de la sobrecarga de trabajo?
La sobrecarga de trabajo puede hacer que los empleados se sientan resentidos con su trabajo. En lugar de ir a trabajar y disfrutar del día, trabajarán estresados y se quedarán horas extra para completar su trabajo. Este estilo de vida poco saludable puede causar agotamiento y afectar negativamente el bienestar y la calidad del trabajo.
Aquí se detallan algunos de los síntomas más comunes de la sobrecarga:
. Agotamiento
. Sentirse abrumado
. Agitarse fácilmente
. Llevar trabajo a casa
. Ser el primero en la oficina y el último en irse
. Estrés
. Mala calidad de trabajo
¿Cómo manejar la sobrecarga de trabajo?
Consejos para manejar la sobrecarga:
. Comunicarle al gerente/compañeros de trabajo que tiene dificultades
. Tomarse un tiempo libre para trabajar en la salud mental
. Practicar la gestión del tiempo y la priorización.
. No trabajar horas extras ni llevar el trabajo a casa (lo que no se termina, no se termina).
. No revisar los correos electrónicos/mensajes después del horario laboral
. Meditar para limitar el estrés
Las señales de alerta de la sobrecarga de trabajo
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Las personas no cumplen con sus plazos de entrega
Si te encuentras en una situación en la que a menudo se incumplen los plazos, es posible que tengas un equipo saturado de trabajo. Por lo general, esto indica que no tienes la capacidad en el equipo para realizar el trabajo, por lo que no puedes cumplir con todos los plazos.
Los plazos de entrega pueden ser un gran motivador para los miembros del equipo, pero también pueden ser todo lo contrario. Si no los cumplen, pueden sentirse extremadamente desmotivados. Después de un tiempo, el equipo puede desarrollar una sensación de impotencia en la que creen que no tiene sentido intentarlo porque sienten que nunca tendrán éxito.
Considera hablar con el gerente acerca de cambiar los plazos para compensar la sobrecarga de trabajo o pedir ayuda a un compañero de trabajo. Recuerda, la comunicación es clave.
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Un equipo saturado de trabajo cometerá errores
En situaciones de saturación de trabajo a menudo se cometen errores. Las personas se pierden cosas porque tienden a tomar atajos, que es lo común cuando hacen malabarismos con diferentes cosas. Nadie se concentra demasiado en una tarea porque están ocupados preocupándose por la siguiente.
Después de un tiempo, esto puede lograr que el equipo se concentre más en tachar la tarea de la lista que en asegurarse de que se haga bien. Si lideras un equipo que todo el tiempo comete errores, eventualmente te hará quedar mal.
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Los miembros del equipo tienden a «agotarse» o dejar de preocuparse
A veces, la parte más peligrosa de la sobrecarga de trabajo es cuando los miembros del equipo comienzan a sentirse abrumados y «agotados». Esto generalmente se debe a que hay muchas prioridades en competencia y las personas no están muy seguras en qué enfocarse. También ocurre cuando se sienten molestas porque creen que están defraudando a los demás.
Los miembros del equipo también pueden darse por vencidos y dejar de preocuparse. Si sienten que no pueden tener éxito, entonces, ¿por qué molestarse en intentarlo? Toma nota de las personas que se quejan, que se ven estresadas, frustradas o abrumadas. Todos estos son signos reveladores de una sobrecarga de trabajo.
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Una disminución en los niveles de productividad y finalización de tareas
Los empleados saturados se abrumarán rápidamente al hacer malabarismos con demasiadas tareas, lo que disminuirá la productividad y la finalización de las tareas. La productividad cae debido al tiempo perdido cambiando entre tareas o revisando constantemente qué es lo más activo en ese momento.
La finalización de tareas también se ve afectada: los empleados cambian a la tarea pendiente antes de terminar la actual, y quién sabe cuándo (o si) encontrarán tiempo (o recordarán) para volver a la tarea inconclusa.
Si un empleado que anteriormente entregaba a tiempo un buen trabajo, gradualmente comienza a disminuir la velocidad y no completa las tareas, la saturación puede ser la culpable.
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Una disminución en la calidad del trabajo
Con una creciente acumulación de tareas por completar, un empleado saturado siente una presión significativa. Cuando las personas se sienten constantemente bajo presión, tienden a tomar atajos, saltarse los controles finales y moverse un poco más rápido de lo que deberían.
El resultado es una peor calidad del trabajo, que también puede ser una señal de alerta de sobrecarga de trabajo.
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Un aumento de llegadas tarde
Una señal de alerta menos obvia de que un miembro del equipo está sobrecargado o en las primeras etapas de burnout es llegar tarde. Pasar día tras día sintiéndose abrumado no le hace ningún favor a la salud mental de nadie, y las llegadas tarde y la incapacidad para concentrarse son síntomas clásicos de la depresión, una enfermedad que afecta a innumerables personas en todo el mundo.
Además, cuando tus empleados constantemente trabajan hasta tarde (o siguen en sus computadoras a la noche) estarán físicamente más cansados al día siguiente. Si se registra esto durante semanas o meses, es fácil ver cómo las llegadas tarde se conectan con la saturación.
¿Y qué pasa con los empleados que simplemente no se presentan? Dado el mercado laboral increíblemente ajustado, es más fácil que nunca para los profesionales creativos buscar otra cosa. Si le asignas demasiado a los empleados, es posible que te abandonen por mejores opciones.
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Una disminución en la energía y la motivación hacia el trabajo.
Si notas que los empleados que alguna vez fueron felices y motivados comienzan a parecer letárgicos y desconectados, seguramente querrás investigar. Son varias las causas que podrían contribuir a esto, por ejemplo la cultura del lugar de trabajo, la salud mental y la sobrecarga o el exceso de trabajo.
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Una mayor distracción
Cuanto más sobrecargado de trabajo se siente un empleado, peor se ponen las cosas en términos de niveles de energía. En poco tiempo, concentrarse en cualquier cosa se vuelve difícil, lo que puede manifestarse como un flujo constante de distracciones, falta de atención durante las reuniones, etc.
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Un deterioro de la salud física y/o mental
Casi todo lo descrito podría ser síntoma de un problema de salud mental, no hay coincidencias. CAMH, líder mundial en investigación de salud mental, establece la conexión entre los niveles abrumadores, prolongados y elevados de estrés y un mayor riesgo de problemas médicos y de salud mental.
Para decirlo sin rodeos, el exceso y la sobrecarga de trabajo pueden hacer que los empleadores se enfermen y se vuelvan menos aptos mentalmente.
¿Cómo evitar la sobrecarga de trabajo en el equipo?
Las señales, como se indicó anteriormente, son fáciles de detectar. Pero, ¿qué podemos hacer con ellas? Es fácil no hacer nada y esperar el fin de semana, pero ¿adivina qué? Seguirá siendo un problema el lunes.
En cambio, veamos algunas formas de manejar la sobrecarga de trabajo.
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Encontrar el origen del problema
Uno de los mayores desafíos de la sobrecarga de trabajo es que es difícil de medir.
¿Cuánto trabajo puede manejar un empleado? Es difícil saberlo porque todos tienen diferentes límites y capacidades.
Muchos líderes no se animan a informar la sobrecarga de trabajo porque sienten que serán criticados por ser «suaves». Es por eso que necesitas entender el problema correctamente.
En las áreas de mayor preocupación, comienza a trazar un mapa de todo el trabajo de las personas involucradas junto con sus cronogramas. Pronto verás si hay un problema porque algunos empleados tendrán muchas prioridades junto a su nombre que vencen dentro de unos pocos días.
Solo una vez que hayas entendido y articulado el problema correctamente podrás ayudar a alguien.
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Empezar a decir NO
Una de las habilidades críticas de liderazgo que mucha gente pasa por alto es cómo parar y decir «No». El verdadero problema es que muchas personas creen que decir “No” no es una opción. Esto no es verdad y hay que recordárselo al equipo.
No quieres rodearte de gente que siempre dice que sí. Prometerán cosas en exceso y no cumplirán lo suficiente, y así experimentarán el burnout. Quieres gente que no esté de acuerdo cuando no seas razonable, y necesitas hacer esto mismo con tu jefe.
El gerente no podrá ayudar si no sabe cómo te sientes y cómo lo enfrentas. Podría ser el momento adecuado para una conversación sobre cuánto trabajo hay para hacer.
Ser asertivo es una de las habilidades de comunicación más importantes en el lugar de trabajo. Significa encontrar el equilibrio adecuado entre la pasividad y la agresión. Significa tener un fuerte sentido de ti mismo y tu valor, y reconocer que mereces obtener lo que quieres.
No hay nada de malo en decir «no» cuando se acumulan nuevas tareas en tu lista de tareas pendientes. Solo tienes que comunicarte con empatía y paciencia.
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Darle al equipo permiso para dejar de realizar tareas
Cuando estás en una situación de saturación de trabajo, necesitas proteger el bienestar de las personas que te rodean. Una forma de hacerlo es permitirles dejar de lado algún trabajo si están demasiado ocupados.
Se trata de establecer prioridades. ¡Recuerda que si todo es importante, entonces nada es importante!
Identifica algunas de las tareas menos importantes que realiza tu equipo y dales permiso para dejarlas de lado durante un mes. Eso le da al equipo espacio para respirar y no se sentirán tan mal porque tienen tu permiso.
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Crear una cultura de comunicación abierta
La última forma de prevenir la sobrecarga de trabajo en el equipo es comprender en qué están trabajando todos para mantener abiertas las líneas de comunicación. Hay que estar disponible cuando la gente necesite hablar y así darles todas las oportunidades para plantear problemas, si es necesario.
Asegúrate de realizar un seguimiento del trabajo con algún tipo de sistema, incluso si es solo una hoja de cálculo simple o un bloc de notas. Debes tener visibilidad del trabajo, para poder ver los problemas antes de que se salgan de control.
Incluso ocupado debes tomarte el tiempo para mantener el contacto con el equipo. Puede que te ayude a evitar una desafortunada situación de burnout.
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Deshacerse de reuniones innecesarias
A pesar de lo que la mayoría de la gente cree, no se necesita una reunión para todo. Si no hay un orden del día para la reunión, esta seguramente será larga, fuera de tema e ineficiente. Por lo tanto, no hay necesidad de armar una reunión si no hay una agenda preparada.
Además, ¿qué pasó con los correos electrónicos y las llamadas telefónicas? En este nuevo mundo remoto, es casi una regla no escrita usar Zoom o Google Sheets cada vez que quieras comunicarte con alguien. Pero este no debería ser el caso porque el uso excesivo de las aplicaciones de videoconferencia puede hacerte perder tiempo y cansarte del Zoom. Por lo tanto, cuando corresponda considera enviarle un correo electrónico al compañero de trabajo o llamarlo por teléfono en lugar de recurrir a Zoom.
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Realizar una auditoría del tiempo
Realizar una auditoría del tiempo te mostrará dónde destinas la mayor parte del tiempo. Esto es útil porque te ayudará a delegar el tiempo y priorizar cosas más importantes para asegurarse de que todo el trabajo esté completo.
Además, la estrategia de bloqueo de tiempo te permite concentrar todo el tiempo asignado en una tarea específica; por ejemplo delegar X cantidad de horas a tu máxima prioridad. Esto te mantiene organizado y al tanto de las tareas en lugar de tener una lista abierta de tareas pendientes en la que las personas a menudo se preguntan por cual tarea comenzar.
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Pedir ayuda
Algunas personas no se animan a pedir ayuda porque las hace vulnerables. O, algunos otros sienten que pedir ayuda los hace sentir desorientados. Pero no hay vergüenza en pedir ayuda, más bien es algo para admirar.
Si tienes demasiado trabajo en tus manos, una de las mejores cosas es pedir ayuda. Pregúntale a algún compañero de trabajo si tiene tiempo extra para realizar algunas de tus tareas. Si también se encuentra ocupado, puedes sugerir que trabajen juntos para combatir las tareas de ambos; de esta manera ¡ambos se benefician!
Pedir ayuda al gerente también es una excelente manera de evitar la sobrecarga de trabajo. Si sientes que el gerente te ha asignado demasiado trabajo y los plazos de entrega no parecen razonables, puedes explicarle amablemente que te sientes abrumado. También puedes consultar si es posible que te ayude con tus tareas, que le asigne alguna tarea a otro colega o cambiar algunos plazos para darte un respiro.
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Escoger los objetivos rigurosamente
La priorización rigurosa es la eliminación de lo que no te conduce hacia tus objetivos. Siempre hay mucho que hacer, no hay suficiente tiempo y no se puede crear más tiempo. Por lo tanto, tu tiempo limitado debe invertirse intencionalmente. Tener claro los objetivos aclara dónde invertir el tiempo.
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Delegar tareas cuando sea necesario
A veces puede parecer que eres responsable de todo, especialmente si eres gerente. Por lo tanto, es importante delegar tareas a los miembros del equipo para asegurarse de no ser el único que hable sobre las responsabilidades. Esto se cumple al asignar elementos de acción para que los miembros del equipo los lleven a cabo y pedir ayuda cuando se la necesite.
Pasos útiles a seguir cuando haya saturación
Hasta ahora, hemos estado hablando principalmente con gerentes y líderes sobre cómo ayudar a su gente. Pero, ¿qué pasa si te sientes sobrecargado? No esperes a que tu gerente tome medidas: intenta seguir estos pasos para abordar lo que puedes hacer por ti mismo.
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Establecer límites para priorizar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal
Cada trabajo es diferente, pero casi todos los trabajos pueden y deben tener límites. Si el correo electrónico te sigue a casa o se infiltra en tu vida personal y la de tus compañeros de trabajo, ¿cuáles serían las consecuencias de esperar hasta la mañana para responder? ¿Necesitas el correo electrónico del trabajo en tu teléfono?
Recuerda que esto se trata de un puesto de tiempo completo, no una sentencia de prisión. El equilibrio entre el trabajo y la vida personal es importante para la salud mental y las relaciones, pero a veces proteger ese equilibrio requiere trabajo.
Una vez establecidos estos límites, hay que apegarse a ellos y encontrar una manera elegante de informarle al gerente, si es necesario.
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Evitar las distracciones y la multitarea
Es contrario a la intuición pero la multitarea no funciona, punto final. Entonces, cuando aparezca la tentación de cambiar de una tarea a otra, hay que resistir.
Todo lo que puedas hacer para mantenerte enfocado en hacer una cosa a la vez y te ayudará a reducir el pánico y ansiedad de la sobrecarga. Establecer periodos de tiempo para trabajar en tareas y minimizar las distracciones.
Módulo de Gantt
Al momento de organizar las tareas a realizar por el equipo, se dificulta la visualización de la carga de trabajo y hay que asignar más tareas pendientes. Las personas tienden a mejorar su productividad cuando sus tareas están organizadas de tal manera que no sienten la presión de tener una gran lista de pendientes, sino que identifican y enfocan su trabajo en las tareas a resolver con mayor prioridad, la fecha de entrega más próxima. Para visualizar y permitir una mejor gestión de la carga de trabajo a lo largo del tiempo, el diagrama de Gantt muestra la carga de trabajo completa a lo largo del tiempo, y permite comprender rápidamente cuánto tiempo llevará cada tarea, quién la realizará y cuántas tareas pendientes realizará esa persona. Este gráfico ofrece una visión más general del proyecto y por lo tanto brinda previsibilidad al trabajo de todo el equipo.
¿Cómo funciona en COR?
En COR puedes encontrar dos tipos de diagramas de Gantt, uno para el proyecto y otro para todo el equipo. Este último tiene la posibilidad de otorgar una visión completa de todo el trabajo realizado en la empresa. A este diagrama de Gantt se accede a través del menú izquierdo de la plataforma. Por defecto, podrás ver los usuarios a los que tienes acceso y sus tareas asignadas. Cada línea de color representa una tarea y su duración está determinada por su fecha de inicio y finalización. Cada columna representa un día en particular y la vista se puede ampliar a semanal, quincenal o mensual.
Además, puedes obtener una vista particular de las tareas de un grupo de usuarios según su estado, su fecha de entrega, etc. Pero estas no son las funcionalidades más importantes de Team Gantt, sino su posibilidad de interacción a través de estas herramientas:
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Tareas interactivas
Cada tarea se puede mover para reorganizarla en una fecha más conveniente para su ejecución. Además, posicionando el cursor al principio o al final de la tarea, puedes modificar su duración en días, cambiando la fecha de inicio y de entrega. Como recurso adicional, COR permite transferir una tarea de un usuario a otro facilitando la reasignación de tareas pendientes.
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Capacidad de usuario
Cada usuario refleja en su imagen de perfil la capacidad de trabajo para los próximos 15 días. Para agregar más información, al hacer clic en cada usuario, la vista del diagrama de Gantt cambiará para mostrar la capacidad diaria de la persona, lo que nos permitirá comprender cuánto de su tiempo de trabajo tiene tareas asignadas y si es necesario eliminar trabajo o si tienen tiempo disponible para colaborar con otro compañero de equipo o tomar otra tarea.
Las mejores formas posibles de utilizarlo
Se recomienda encarecidamente utilizar el filtro «Ver quincenalmente» para tener previsibilidad sobre el trabajo a realizar en los siguientes 15 días. También se recomienda practicar y armar reuniones con el equipo los lunes por ejemplo, donde se distribuyen y asignan las tareas, siendo esa una oportunidad perfecta para estimar tiempos.
Utiliza el filtro de equipo para optimizar el diagrama de Gantt y distribuir tareas a áreas específicas. Al hacer clic en un usuario, se mostrará el gráfico diario y se puede advertir con anticipación si esta persona está disponible o no, y lo más importante, si hay recursos disponibles para llevar a cabo esa tarea.
Ver las tareas asignadas y su estado actual facilita el seguimiento y la supervisión del trabajo en equipo y la gestión de los recursos, lo que convierte al diagrama de Gantt en una herramienta útil para analizar el progreso de las tareas pendientes.
Consejos de despedida
La sobrecarga de trabajo le puede ocurrir incluso a los mejores de nosotros. A menudo, el gerente no se da cuenta que te han asignado demasiado trabajo, lo mejor que puedes hacer es comunicar cómo te sientes al respecto. Si son buenos gerentes y fomentan un entorno psicológicamente seguro, van a priorizar tu bienestar por encima de todo y querrán que te hagas escuchar si tienes dificultades. Al final del día, la sobrecarga de trabajo puede causar graves repercusiones, por lo que es crucial seguir lo dicho anteriormente para limitarla o evitarla.
Para llevar a cabo esto de manera saludable, el diagrama de Gantt es el camino a seguir. Es una gran herramienta para organizar la carga de trabajo y los flujos de trabajo, optimizar el trabajo en equipo y ver cómo se utilizan los recursos para llevar a cabo las tareas. No te lo pierdas, te darás cuenta de que te has vuelto más eficiente en muy poco tiempo.
