La gestión eficiente de recursos es el eje para conducir a la rentabilidad de una agencia.
| 1 de cada 4 de las agencias tienen como necesidad la visibilidad de toda la información de su operación en un mismo lugar. |
La falta de visibilidad es un problema significativo. La visibilidad operativa emerge como el principal desafío para los líderes en la industria. La optimización de la rentabilidad comienza con la visibilidad interna de proyectos y recursos. La falta de visibilidad en este aspecto puede llevar a una subutilización de los recursos y una disminución de la rentabilidad.
La visibilidad es esencial para la gestión eficaz del tiempo y recursos.
En el sector de las agencias de marketing y publicidad, la creatividad y las estrategias son fundamentales, pero igualmente crítica es la gestión interna para ser eficientes y rentables. Una gestión transparente implica tener una visibilidad completa de las operaciones, lo que permite evitar desvíos de tiempo y estimar de manera precisa las horas dedicadas a cada proyecto.
El primer paso para dejar de pensar en la visibilidad como un problema y transformarla en un beneficio, es tener plasmada toda la información del proyecto en un mismo lugar y así poder planificar de forma anticipada.
La Necesidad de Centralizar Información: La importancia de la Visibilidad
La mayoría de los problemas tienen que ver con la visibilidad interna (visibilidad de recursos, visibilidad de desviaciones, visibilidad de entregables, visibilidad de retrabajos, visibilidad de capacidad operativa). Si no conozco la capacidad operativa de mi equipo, no sé qué tengo disponible para vender.
Esto resalta la necesidad de las agencias de tener una comprensión clara y transparente de sus operaciones diarias para tomar decisiones informadas y eficaces.
Más del 25% de las agencias creativas señalan la necesidad de tener toda la información de su operación centralizada en un solo lugar. Esto no solo facilita la gestión diaria, sino que también mejora la toma de decisiones estratégicas a largo plazo. Una de las principales ventajas de contar con una herramienta de gestión es la visibilidad total que proporciona sobre tus proyectos. En el entorno actual, donde la eficiencia es clave para el éxito, tener un panorama completo y accesible de todas las operaciones es indispensable.
COR ofrece una vista clara y detallada de cuánto tiempo se invierte en cada tarea específica y cuántos recursos humanos se involucran en cada fase del proyecto. Este nivel de detalle es crucial para optimizar el uso del tiempo y los talentos dentro de la agencia. Lamentablemente, más del 50% de las agencias no conocen con precisión la capacidad real de su equipo. Esta falta de información puede llevar a una asignación ineficiente de tareas, donde algunos miembros del equipo están sobrecargados mientras que otros no están completamente ocupados.
Con un software de gestión como COR, puedes saber exactamente cuánto tiempo y esfuerzo se dedica a cada proyecto, lo que te permite gestionar tus recursos de manera más efectiva y eficiente. Tener una visión detallada de cada aspecto del proyecto te permite identificar rápidamente cualquier área que necesite ajuste, ya sea redistribuir tareas, ajustar plazos, o reasignar recursos. Este conocimiento detallado no solo ayuda a mejorar la eficiencia operativa, sino que también permite a las agencias anticiparse a los problemas antes de que se conviertan en obstáculos importantes.
Además, esta visibilidad completa permite a los líderes de equipo tener una mejor comprensión de las dinámicas internas y del flujo de trabajo. Al saber exactamente dónde se invierte el tiempo y los recursos, es posible hacer ajustes en tiempo real para mejorar la productividad y asegurar que los proyectos se mantengan dentro del presupuesto y se entreguen a tiempo. También facilita la identificación de cuellos de botella y la implementación de soluciones rápidas y efectivas para mantener el trabajo en movimiento.
Eficiencia operativa: Seguimiento del tiempo y desvíos
| La mayoría de las agencias estima que entre el 15% y el 40% del tiempo de su equipo se dedica a retrabajos. |
La industria está presentando un problema estructural en sus modelos de negocio y sugiere áreas de mejora crítica en la gestión de proyectos y la alineación con las expectativas del cliente.
La falta de seguimiento de los cambios en cada proyecto, puede llevar a ineficiencias operativas y a una pérdida potencial de ingresos. La solicitud de cambios en los trabajos es de las principales razones por las que un proyecto puede sufrir cambios presupuestarios.
El 70% de las agencias rara vez renegocia los presupuestos de sus proyectos con el cliente. Un porcentaje considerable de los encuestados afirma que renegocian presupuestos ocasionalmente. Esto resalta un área potencial de mejora para muchas agencias que deberán aprovechar los datos internos para mejorar las negociaciones. Negociar y renegociar tarifas es un arte en sí mismo. La clave está en tomar decisiones informadas basadas en datos precisos en lugar de suposiciones.
El desvío entre el tiempo estimado y el real es el principal desafío para las agencias, afectando la rentabilidad y sobrecargando al equipo. La transparencia en la gestión de proyectos permite identificar las causas de los desvíos y facilitar la renegociación de fees.
Detectar correctamente los desvíos de tiempo dedicados a retrabajos o pedidos extras en los proyectos, permite aumentar tu rentabilidad y mantener una relación transparente con los clientes a la hora de renegociar fees. Cada vez que hay un cambio en este sentido implica que el presupuesto establecido puede quedar desactualizado y el margen de ganancia no sea como se acordó inicialmente.
Es importante hacer ajustes periódicos en el scope of work y no esperar a que pase un período largo de tiempo para tomar acciones correctivas. Junto a una comunicación clara y abierta, las revisiones periódicas del scope of work son claves: Los presupuestos son ajustados periódicamente, revisando las horas y los recursos utilizados y posibilitando con datos concretos que haya un seguimiento de los fees y no esperar a cobrar algo que ya ocurrió hace un año.
Un 42% no tiene visibilidad sobre las horas que se dedican a clientes y las horas que se dedican a asuntos internos, lo que puede tener implicaciones en la rentabilidad y en la gestión de recursos. Estos pueden ser entrenamientos, reuniones o capacitaciones que no son facturadas a los clientes. Reconocer cuántas horas son puede resultar beneficioso para la eficiencia operacional del equipo. Para lograr rentabilizar una agencia creativa hay que incidir sobre estos indicadores: el objetivo es tener más horas disponibles para vender con el mismo número de colaboradores.
Pequeñas mejoras en la eficiencia interna pueden tener un impacto significativo en tus resultados financieros.
Para saber si un proyecto es rentable, debemos entender cómo fue cotizado. La clave está en conocer cuántos recursos tenemos disponibles y cuántas horas son necesarias para que el proyecto se lleve a cabo. Estas horas son las que llamamos horas facturables de trabajo. Al estar bien calculadas, podemos medir de manera acertada la rentabilidad de un proyecto.
La eficiencia no es solo un término; es la clave para elevar la rentabilidad de tu agencia.
La importancia de contar con una herramienta de gestión
| Solo el 23% utiliza herramientas de planificación de capacidad. |
Para superar los desafíos que estuvimos analizando anteriormente, es esencial adoptar soluciones innovadoras que permitan automatizar procesos, medir de manera precisa las horas trabajadas y facturadas, y optimizar la gestión de recursos.
Contar con una herramienta adecuada para la gestión de recursos puede transformar significativamente la eficiencia y productividad de cualquier proyecto o organización. Esta herramienta permite reducir el tiempo ocioso de los equipos optimizando las horas facturables y ofrece visibilidad en tiempo real sobre el progreso de las tareas. Además, mejora la organización y aumenta la productividad al gestionar de manera intuitiva y colaborativa los cambios de prioridades diarios. Automatiza la carga de las horas trabajadas en los proyectos y permite la visualización y organización de tareas en las agendas de los colaboradores, asegurando una clara comprensión de la disponibilidad diaria. También facilita la distribución de las horas estimadas de las tareas en diferentes días e incluye filtros para enriquecer la experiencia de usuario, mejorando así la visibilidad y el control sobre la carga de trabajo de los equipos.
La capacidad de COR para proporcionar esta visión integral y detallada es lo que la hace una herramienta indispensable para cualquier agencia creativa que busque mejorar su eficiencia y rentabilidad. No solo ayuda a mantener todo organizado y en un solo lugar, sino que también proporciona las herramientas necesarias para tomar decisiones informadas y estratégicas que pueden transformar la forma en que operas. Con COR, la gestión de proyectos se convierte en un proceso transparente y manejable, asegurando que cada proyecto no solo alcance sus objetivos, sino que lo haga de manera eficiente y rentable.
La maximización de ingresos es una preocupación constante para más del 40% de las agencias. COR facilita este proceso al proporcionar datos precisos sobre el tiempo y los recursos invertidos, permitiendo a las agencias cobrar tarifas más justas y realistas. Además, la herramienta te ayuda a rastrear los avances de cada proyecto y su estado, identificando rápidamente cualquier retrabajo necesario, ya sea interno o del cliente. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce costos adicionales.
La transparencia y la credibilidad son otros aspectos cruciales que COR aborda eficazmente. La visibilidad de la información del proyecto brinda mayor confianza y credibilidad para negociar tarifas más justas. Los clientes pueden ver los avances y entender el valor del trabajo realizado, lo que facilita la justificación de las tarifas. Además, COR te ayuda a mantener un control estricto sobre los deadlines y las prioridades del proyecto, asegurando que se cumplan los plazos y se entregue un trabajo de alta calidad a tiempo.
Datos Precisos y Decisiones Estratégicas
Es fundamental adoptar herramientas que proporcionen visibilidad y permitan un seguimiento en tiempo real de los proyectos, recursos y desvíos. Esto, a su vez, equipa a las agencias con la capacidad de renegociar fees, ajustar el alcance del trabajo y garantizar relaciones más estables y rentables con los clientes.
En el mundo de las agencias, anticipar la disponibilidad de tus recursos y administrar su tiempo eficientemente es fundamental, especialmente en sectores de marketing, publicidad y servicios profesionales donde el tiempo es un activo crítico. Las empresas basadas en servicios se centran en la capacidad laboral de los recursos (industrias de venta de horas).
Es clave contar con una herramienta que permita una planificación de la capacidad que predice la disponibilidad de recursos para satisfacer la demanda anticipada. Es decir, la evaluación y planificación de la capacidad disponible de los recursos humanos a nivel de habilidades/equipo de una empresa para enfrentar las demandas futuras de proyectos. Es un balance entre la oferta (capacidad del equipo) y la demanda (necesidades de proyectos) que permite a las organizaciones maximizar su eficiencia y productividad.
Conclusión
Cuando las ideas y la creatividad fluyen sin una gestión adecuada, es fácil perderse en las tareas diarias y no maximizar el potencial de cada proyecto. Aquí es donde entra en juego COR, el software de gestión diseñado para optimizar la eficiencia del equipo y potenciar la rentabilidad.
COR no solo organiza y planifica tus proyectos, sino que también te ayuda a ejecutarlos de manera más eficiente. Con COR, las agencias pueden mejorar su rendimiento y rentabilidad al optimizar la gestión de recursos y la eficiencia del equipo. Además, permite renegociar tarifas con los clientes y maximizar las horas facturables, asegurando que cada minuto de trabajo se convierta en ingresos.
COR es más que una herramienta de gestión de proyectos; es una solución integral que ayuda a las agencias creativas a trabajar de manera más inteligente. Al organizar, planificar y ejecutar proyectos de forma eficiente, COR permite a las agencias mejorar su rendimiento y rentabilidad. Si estás buscando maximizar las horas facturables, negociar tarifas más justas y gestionar tu equipo de manera más efectiva, COR es la herramienta que necesitas.
No esperes más. ¡Implementa COR en tu agencia y comienza a ver cómo mejora tu negocio!
