Fazer crescer uma companhia de negócios pode ser fácil para muitos donos de empresas. Manter esse crescimento e transformar um negócio em uma unidade rentável é outra questão bem diferente. As agências se especializam na rentabilidade de qualquer companhia de negócios que busca seus serviços. Um incremento na demanda de serviços digitais deu origem a novas ofertas de serviços e a desafios para atrair clientes. As agências se deparam com um mercado extremamente competitivo e precisam assumir a responsabilidade pelo dinheiro e pelas horas investidas.
As agências se caracterizam por sua criatividade no aperfeiçoamento dos processos de negócios, pela capacidade de resolver ineficiências operacionais e de agilizar os serviços de marketing. Uma agência de marketing deve ter imaginação para criar iniciativas dignas de prêmios para seus clientes.
Aumentar a rentabilidade de una agência é uma prioridade fundamental. Algumas estratégias definem o aumento e a sustentabilidade da rentabilidade de qualquer agência de publicidade. Estas políticas constituem a base para atingir de forma sustentável a rentabilidade e o aumento das receitas.
Controle o tempo: todo o tempo
O tempo é um quesito vital para a rentabilidade de qualquer agência de marketing. Para aumentar as receitas, as agências devem ser capazes de controlar o tempo de seus eventos e atividades. Quando as horas não faturáveis são ignoradas, é possível que terminem consumindo sua margem de lucros. É necessário manter um controle do tempo para garantir que todas as atividades participem do sistema. Uma agência pode refletir o impacto do controle do tempo das horas faturáveis e não faturáveis em sua rentabilidade mediante o emprego adequado das horas.
Graças a um controle deste tipo, um manager detectará os lugares onde o tempo é desperdiçado. Desse modo, será possível indicar recomendações para o realinhamento das rotinas e corrigir as falhas existentes. O controle das horas faturáveis e não faturáveis pode ajudar as agências de marketing a reajustar a produtividade e a fazer com que os membros do time se concentrem em suas tarefas. A finalidade do controle do tempo em uma agência é impedir mudanças drásticas em seus sistemas e nos processos de negócios. Para isso, deveria ser implantado um correto sistema de gestão do tempo.
Entender os custos da prestação de serviços
Antes de se atirar com tudo à piscina do mercado para testar os custos, os novos negócios devem evitar a oferta cega de serviços. A produção de serviços e uma eventual prestação bem-sucedida no mercado dependem de vários custos. Todas as agências precisam determinar o custo para produzir um serviço por hora e por pessoa para saber em que investir e a rentabilidade possível obtida pelo gasto investido. Os custos ajudam a determinar a atribuição de tarefas: por exemplo, um empregado talentoso de um nível inferior cumprirá a tarefa atribuída a ele e seu preço será menor; por sua vez, se um empregado sênior realizar a mesma tarefa, o custo será maior pelo fato de seu salário ser maior.
O conhecimento do custo da prestação de um serviço é útil na delegação do trabalho, já que pode maximizar a rentabilidade possível de uma agência.
É preciso haver muita informação disponível para calcular os custos com precisão. Um novo empreendimento deveria levar em conta os projetos anteriores para determinar o custo da atual prestação de um serviço para incrementar a lucratividade. As referências ajudarão a descobrir o valor e a extensão possíveis de um projeto, otimizando a margem de lucro de uma agência.
Orçar corretamente
Uma agência deveria elaborar orçamentos para todas as atividades envolvidas na produção e na prestação de serviços aos clientes. Um empregado de finanças ou um manager de contas deve ter em mente o custo final de um serviço ao elaborar um orçamento. A realização adequada dos orçamentos conduz a uma melhoria criativa e cuidadosa da atribuição de preços para os serviços.
O controle de recursos é fundamental para orçar com precisão. Uma agência pode determinar os custos variáveis por projeto, a receita por empregado e a receita variável por projetos. Além disso, estabelecer as horas faturáveis e não faturáveis é fácil, e isto se reflete na obtenção de rentabilidade por cliente.
Por sua vez, o controle do preço e a demanda por taxas mais altas impactam diretamente no balanço mensurável do cliente.
Agilizando o fluxo de trabalho mediante planilhas
A maioria das agências possui tarefas que se repetem. Estas atividades requerem uma simplificação para uma execução mais rápida. As agências não deveriam investir muito tempo para realizar a mesma tarefa. A criação de uma planilha, neste sentido, permite a cópia destas tarefas. Criar planilhas para melhorar o fluxo de trabalho leva menos tempo e o que resta dele pode ser utilizado para realizar o trabalho estratégico e mais rentável.
As planilhas geradas são úteis para motivar o time e para ajudar na adaptação dos novos empregados com uma maior rapidez.
Realizando um treinamento adequado com o uso de planilhas, os fluxos de trabalho se tornam mais ágeis, simples e rápidos. Estas reduzem o tempo utilizado para a execução de tarefas repetitivas, as quais seriam mais caras para a empresa, consumindo sua margem de lucro.
Deixe de lado as reuniões desnecessárias, administre as atualizações com um software de gestão de projetos
As reuniões consomem tempo e limitam o potencial, sobretudo quando um projeto deve cumprir um prazo determinado. Para que um projeto siga o andamento previsto, evite as reuniões de atualizações frequentes e semanais que dissipam a rentabilidade da agência. A adoção de métodos alternativos de reunião é necessária, como gerenciar a comunicação mediante um software de gestão de projetos. A equipe de marketing digital pode instalar um serviço de conferências que habilite as reuniões remotas e, inclusive, alguma parte da informação pode ser encaminhada ao público alvo através de e-mails e programas de chat.
Às vezes, as reuniões podem ser monótonas e pouco produtivas e terminam sendo um terreno fértil para gerar despesas desnecessárias à companhia. As reuniões inevitáveis deveriam definir com clareza o objetivo e um plano. Além disso, as reuniões bem definidas visam atingir objetivos e satisfazer os clientes para ajudar a gerar receitas e conseguir rentabilidade.
Procure reter o time de talentos, seu melhor recurso
O cérebro humano é uma ferramenta e um recurso poderoso para as organizações. As agências devem investir bem na seleção e no desenvolvimento de indivíduos talentosos para que prestem seus serviços. Durante o processo de admissão, deve-se prestar muito mais atenção ao valor do trabalho buscado e não tanto no preço a pagar. Além disso, será preciso muito empenho para reter o pessoal talentoso.
Uma agência pode se tornar indispensável para o mercado se tiver um talento excepcional.
Os serviços de marketing prestados por este tipo de talentos são de grande valia para os clientes, principalmente quando eles não possuem o conhecimento nem os recursos para proporcionar esses serviços. Para os clientes, o preço não importa, já que eles estão dispostos a pagar mais quando o serviço do time de talentos é bom e quando possui habilidades muito requisitadas no mercado.
Identifique os serviços que fazem você perder dinheiro
Algumas atividades que não são imprescindíveis nas agências consomem os recursos sem gerar, em troca, receitas. É fundamental saber identificar as atividades que consomem dinheiro, eliminando os gastos que as mantêm para reduzir os custos do negócio. Às vezes, as conversas com os clientes são hipotéticas e duram muito tempo sem indícios de que possam gerar ganhos. Alguns clientes pedem favores que não fazem parte dos projetos, o que implica um reajuste dos mesmos e um aumento do custo final. Às vezes, cobrar por estes favores não paga as horas investidas e podem não servir para a pesquisa e os recursos.
É um grande desafio ficar atrelado ao projeto inicial e realizar poucos ajustes. Sendo possível, as adaptações personalizadas e as mudanças deveriam fazer parte do orçamento inicial. Caso seja necessário considerar os custos adicionais, uma nova nota fiscal deveria ser confeccionada para cobrir os gastos extras. Uma agência será mais rentável se deixar de prestar um serviço não discriminado. Deixar de contabilizar a inclusão da prestação de um serviço, gerará despesas extraordinárias que consumirão os recursos da agência, reduzindo a rentabilidade no longo prazo. Toda agência deveria ter uma boa ferramenta de gestão de projetos e de recursos para manter um controle dos serviços, impedindo a execução de serviços desnecessários que levam a companhia a perder dinheiro.
Diminua o tempo de desenvolvimento de seu negócio
Às vezes, os donos das companhias investem muito tempo planejando os processos de vendas. Se as prioridades estabelecidas não forem as corretas, esse tempo deixará de ser seu aliado para conseguir retornos positivos. É conveniente implantar processos capazes de identificar a razão de seguir um potencial cliente, porque se for investido muito tempo em um possível novo cliente infrutuoso, pode terminar sendo oneroso para a empresa, prejudicando sua margem de lucro. Para aumentar a rentabilidade, é preciso saber quando rejeitar e aceitar clientes mediante um software de gestão de relações com o cliente (ou CRM, por suas siglas em inglês). Estes softwares ajudam os donos das empresas a agilizar as cotações, os preços, as apresentações, as vendas adicionais e as atividades de encerramentos de vendas.
A quantidade de tempo empregada para o desenvolvimento dos negócios pode ser onerosa para as empresas. A longo prazo, estes custos reduzem a rentabilidade da agência pela tentativa de recuperar o investimento inicial no desenvolvimento do negócio. Em conclusão, uma redução significativa no tempo de desenvolvimento do negócio faz a agência poupar dinheiro e, desse modo, o tempo se torna útil para proporcionar valor e resultados aos potenciais clientes.
Mantenha seus clientes contentes e satisfeitos
A retenção dos clientes é fundamental para que uma agência possa reduzir seus gastos e buscar novos clientes a fim de incrementar as vendas e o fluxo de receita. O foco dos negócios deveria estar voltado para manter e ajudar a crescer os clientes já existentes. Em decorrência, haverá uma redução do tempo do desenvolvimento dos negócios, uma melhora na eficiência e um fluxo aperfeiçoado de dinheiro.
Saber reter os leais clientes já existentes e satisfeitos, através de suas próprias recomendações, gera mais clientes.
As agências podem utilizar métricas como taxas de cancelamento, o valor vitalício do cliente e os índices de satisfação para realizar um rastreamento da retenção de clientes. Estas métricas ajudam a manter os clientes, reduzindo a necessidade de buscar novos.
Uma comunicação aberta, a transparência e a recompensa dos clientes deveria ser a norma. Estas atividades levam à criação de um valor vitalício do cliente. O fluxo assegurado de dinheiro dos clientes retidos e satisfeitos opera milagres na rentabilidade da agência, pois a maioria deles está mais interessada no valor do serviço prestado do que nas tarifas.
Utilize o software de gestão correto
Conduzir as agências a ter rentabilidade exige um conjunto adequado de softwares de gestão. O foco dos parâmetros deveria estar dirigido a um software capaz de realizar tarefas como gestão do fluxo de trabalho, planejamento e rastreamento em tempo real das tarefas.
Um sistema apropriado de gestão ajuda a escalar processos e serviços, tornando os times eficazes.
Este tipo de software deve permitir:
- A automatização do rastreamento do trabalho do time.
- O cálculo das horas investidas em cada tipo de produto entregável.
- A previsão assertiva do tempo exigido por cada projeto.
- A visibilidade em tempo real da disponibilidade dos times e de seus integrantes.
- Uma estimativa da quantidade de talento necessária para executar futuros projetos.
- A visibilidade do andamento de cada projeto.
- A automatização da criação de tarefas mediante as planilhas de projetos.
- A identificação dos clientes e projetos que contribuam ou não para sua rentabilidade.
- O conhecimento sobre o tipo de serviço que dá rentabilidade ao seu negócio.
- A prevenção para não prestar serviços geradores de prejuízo.
COR é um excelente exemplo de um software de gestão, combinando gestão de projetos e de recursos, controle de tempo e funcionalidades de negócios inteligentes em uma única plataforma online.
O principal foco do COR é permitir às empresas de serviços profissionais estar cientes de sua rentabilidade e entender a margem de lucro por projeto e por cliente para melhorar a definição dos orçamentos, renegociar tarifas e impedir a prestação de serviços geradores de prejuízo.
