Hacer crecer a una compañía de negocios puede ser fácil para muchos dueños de empresas. Mantener ese crecimiento y convertir el negocio en una unidad rentable es otra cosa totalmente. Las agencias se especializan en la rentabilidad de cualquier compañía de negocios que busca sus servicios. Un incremento en la demanda de servicios digitales le dio lugar a nuevas ofertas de servicios y a desafíos en la atracción de clientes. Las agencias encuentran al mercado extremadamente competitivo, y requieren de asumir la responsabilidad por todo el dinero y las horas invertidas.
Las agencias existen por su creatividad en la mejora de los procesos de negocios, para resolver ineficiencias operacionales y para agilizar los servicios de marketing. Una agencia de marketing debe ser imaginativa y crear iniciativas dignas de premios para sus clientes.
Aumentar la rentabilidad de una agencia es una prioridad fundamental. Algunas estrategias definen el aumento y la sustentabilidad de la rentabilidad de cualquier agencia de publicidad. Estas políticas son la base para llegar a la rentabilidad y al aumento de ganancias y con ellas, se busca poder mantenerse allí.
Controla el tiempo: todo el tiempo
El tiempo es un aspecto vital de la rentabilidad de cualquier agencia de marketing. Para aumentar las ganancias, las agencias deben tener un control del tiempo de sus eventos y actividades. Cuando no se presta atención a las horas no facturables, estas, eventualmente, consumirán tu margen de ganancias. Existe una necesidad de mantener el control del tiempo para asegurarse que todos están a bordo del sistema. Una agencia puede manifestar el impacto del control del tiempo de las horas facturables y no facturables en la rentabilidad mediante el uso adecuado de las horas.
Es gracias a este control que un manager notará los lugares en donde se pierde el tiempo. Es entonces que se realizan recomendaciones para el realineamiento de las rutinas para eliminar las ineficiencias existentes. El control de las horas facturables y no facturables puede ayudar a las agencias de marketing a reajustar la productividad y a hacer que los miembros del equipo se mantengan en el camino de sus tareas. La finalidad del control del tiempo en una agencia es evitar hacer cambios drásticos en sus sistemas y procesos de negocios cuando en realidad, idealmente, es la gestión del tiempo la que es necesaria.
Entender los costos de la prestación de servicios
Los nuevos negocios deben evitar la oferta ciega de servicios antes de lanzarse a la piscina del mercado para probar su profundidad en términos de costos. La producción de servicios y su eventual prestación exitosa en el mercado depende de varios costos. Todas las agencias necesitan determinar el costo de producir un servicio por hora y por persona para saber qué invertir y la rentabilidad posible que se puede obtener por ese gasto. Los costos ayudan a determinar la asignación de tareas: por ejemplo, un empleado talentoso de un nivel inferior cumplirá con una tarea y su valor será menor; mientras que si un empleado sénior realiza la misma tarea, el costo será mayor debido al salario más alto.
El conocimiento del costo de la prestación de un servicio es útil en la delegación del trabajo ya que puede maximizar la rentabilidad posible de una agencia.
Debe haber mucha información disponible para calcular costos con precisión. Un nuevo negocio debería tener en cuenta proyectos anteriores para determinar el costo de la prestación de un servicio actual para aumentar las ganancias. Las referencias ayudarán a descubrir el valor y la longitud posibles de un proyecto para evitar consumir el margen de ganancias de una agencia.
Presupuestar correctamente
Una agencia debería considerar realizar presupuestos para todas las actividades involucradas en la producción y prestación de servicios a clientes. Un empleado de finanzas o un manager de cuentas debería tener el costo final de un servicio en mente cuando hace un presupuesto. La presupuestación adecuada guía la mejora creativa y cuidadosa de la asignación de precios para los servicios.
El control de recursos es fundamental para presupuestar con precisión. Una agencia puede determinar los costos variables por proyecto, la ganancia por empleado y la ganancia variable por proyectos. Asimismo, establecer las horas facturables y no facturables es fácil, y esto se traduce en la determinación de rentabilidad por cliente.
Además, el control del precio y la demanda de tasas más altas impactan directamente en el balance mensurable del cliente.
Agilizar el flujo de trabajo utilizando plantillas
La mayoría de las agencias tienen algunas tareas que se repiten. Estos deberes requieren de una simplificación para poder ejecutarlos con más rapidez. Las agencias deberían evitar invertir mucho tiempo en hacer una misma tarea. Por eso, la creación de una plantilla es necesaria para permitir el copiado de estas tareas. Crear plantillas para la mejora del flujo de trabajo toma menos tiempo, y el resto de él se dedica a realizar el trabajo más rentable y estratégico.
Las plantillas creadas son útiles para motivar al equipo y para ayudar a los empleados nuevos a acostumbrarse con más rapidez.
Los flujos de trabajo se vuelven más ágiles, sencillos y rápidos debido a realizar un entrenamiento adecuado con el uso de plantillas. Estas reducen el tiempo utilizado en realizar tareas repetitivas que serían costosas para la empresa y que consumirían el margen de ganancias.
No hagas más reuniones, maneja las actualizaciones con un software de gestión de proyectos
Las reuniones consumen el tiempo y limitan el potencial, sobre todo si un proyecto debe salir en un momento determinado. Para que el proyecto mantenga su rumbo, evita las reuniones de actualizaciones frecuentes y semanales que consumen la rentabilidad de la agencia. La adopción de métodos alternativos de reunión es necesaria, como gestionar la comunicación mediante un software de gestión de proyectos. El equipo de marketing digital puede instalar un servicio de conferencias que habilite las reuniones remotas, e incluso, alguna parte de la información se puede hacer llegar al público meta mediante la correspondencia por correo electrónico y programas de chat.
A veces, las reuniones pueden ser monótonas y poco productivas, y se convierten en un terreno fértil para el gasto de la compañía. Las reuniones inevitables deberían definir con claridad su objetivo y su plan. Además, las reuniones bien definidas están orientadas a los objetivos y a los clientes para ayudar a generar ganancias con el fin de que la agencia alcance la rentabilidad.
Busca retener al talento, tu mejor recurso
El cerebro humano es una herramienta y un recurso poderoso para las organizaciones. Las agencias deben invertir bien en reclutar y desarrollar a individuos talentosos para que brinden sus nuevos servicios. El proceso de ingreso debería prestarle mucha atención al valor del trabajo que buscan los que contratan y no a la compensación. Del mismo modo, se necesita de esfuerzo para retener al personal talentoso.
Una agencia puede volverse indispensable para el mercado si cuenta con un talento excepcional.
Los servicios de marketing brindados por este talento son tremendos para los clientes, sobre todo cuando no tienen el conocimiento ni los recursos para prestar esos servicios. Los precios no importan para los clientes, ya que ofrecen más dinero cuando el talento es bueno en la prestación y cuando tienen habilidades que tienen alta demanda.
Identifica los servicios que te hacen perder dinero
Algunas actividades de las agencias que son evitables consumen los recursos sin generar ingresos a cambio. Es fundamental identificar las actividades que consumen dinero y eliminar los gastos que las mantienen para ahorrar los costos del negocio. A veces, las conversaciones con los clientes se tornan hipotéticas y duran mucho tiempo pero no hay indicaciones de que generen ganancias. Algunos clientes piden favores que no son parte de los proyectos, lo que implica un reajuste de los mismos y un aumento del costo. A veces, facturar estos favores no cubre las horas invertidas y pueden no contar para la investigación y los recursos.
Es muy desafiante apegarse al proyecto inicial y realizar pocos ajustes. Las personalizaciones y los cambios deberían formar parte del presupuesto inicial, si fuera posible. Si se necesitaran considerar costos extra, entonces debería realizarse una nueva factura para cubrir los gastos adicionales. Una agencia va a ser más rentable si evita brindar un servicio no identificado. Si hubiera que exteriorizar la prestación de un servicio, se generarán cargos extra que van a consumir los recursos de la agencia y que limitarán la rentabilidad en el largo plazo. Una agencia debería tener una buena herramienta de gestión de proyectos y recursos para llevar un control de los servicios para así evitar los servicios innecesarios que le hacen perder dinero a la compañía.
Disminuye el tiempo de desarrollo de tu negocio
A veces, los dueños de las compañías invierten mucho tiempo planificando los procesos de ventas. Este tiempo puede fallar en conseguir retornos positivos si se establecen prioridades erróneas. Se deben iniciar procesos que identifiquen la practicidad de perseguir a un cliente potencial, porque si se invierte mucho tiempo en un posible nuevo cliente infructuoso, esto puede ser costoso para el negocio y consumir su margen de ganancias. Para aumentar la rentabilidad, se necesita rechazar y analizar clientes mediante un software de gestión de relaciones con el cliente (o CRM, por sus siglas en inglés). Estos softwares ayudan a los dueños de las empresas a agilizar las cotizaciones, los precios, las presentaciones, las ventas adicionales y las actividades de cierres de ventas.
La cantidad de tiempo consumido por el desarrollo de los negocios es costoso para las empresas. Estos costos reducen la rentabilidad de la agencia a largo plazo debido al impulso enfocado en recuperar la inversión inicial en el desarrollo del negocio. La conclusión es que una reducción importante en el tiempo de desarrollo del negocio le ahorra dinero a la agencia y así, el tiempo se vuelve útil para brindar valor y resultados a los clientes potenciales antes que convencerlos de trabajar con ellos.
Mantiene a tus clientes felices y satisfechos
La retención de los clientes es fundamental para que una agencia ahorre gastos y para que busque nuevos clientes con el fin de incrementar las ventas y los flujos de ganancias. Los negocios deberían enfocarse en mantener y en hacer crecer a sus clientes existentes. El resultado de esto es la reducción del tiempo del desarrollo de los negocios, una mejora en la eficiencia y un flujo de dinero mejorado.
La retención de los clientes genera unos nuevos mediante las referencias de los clientes existentes, leales y satisfechos.
Las agencias pueden utilizar métricas como tasas de cancelación, el valor vitalicio del cliente y los índices de satisfacción para realizar un seguimiento de su retención de clientes. Estas métricas ayudan a mantener los clientes y a evitar buscar nuevos.
La comunicación abierta, la transparencia y la recompensación de los clientes debería ser la norma. Estas actividades llevan a la creación de un valor vitalicio del cliente. El flujo de dinero asegurado de los clientes felices que se retienen hace maravillas en la rentabilidad de la agencia, ya que la mayoría de ellos están más preocupados por el valor del servicio que por los precios.
Utiliza el software de gestión correcto
Llevar a las agencias a la rentabilidad requiere del conjunto adecuado de softwares de gestión. Los parámetros deberían enfocarse en que el software realice tareas como la gestión del flujo de trabajo, la planificación y el seguimiento en tiempo real de las tareas.
Un sistema adecuado de gestión ayuda a escalar procesos y servicios haciendo eficaces a los equipos.
El software debería permitir:
- La automatización del seguimiento del trabajo del equipo.
- La estimación de las horas invertidas en cada tipo de entregable.
- La predicción asertiva de qué tanto tiempo llevará cada proyecto.
- La visibilidad en tiempo real de la disponibilidad de los equipos y de los miembros.
- La estimación de la cantidad de talento necesario para cumplir con los proyectos futuros.
- La visibilidad de los estados de cada proyecto.
- La automatización de la creación de tareas mediante las plantillas de proyectos.
- La identificación de los clientes y proyectos que contribuyen o no a tu rentabilidad.
- La comprensión de qué servicios le dan rentabilidad a tu negocio.
- La prevención de prestar servicios que generen pérdidas.
COR es un ejemplo excelente de un software de gestión que combina gestión de proyectos y de recursos, control de tiempo y características de negocios inteligentes en una sola plataforma online.
El enfoque principal de COR es permitir que las empresas de servicios profesionales generen conciencia sobre su rentabilidad y hacer que entiendan los márgenes de ganancia por proyecto y por cliente para mejorar los presupuestos, renegociar tarifas y evitar ofrecer servicios que puedan generar pérdidas.
