Las agencias de marketing y publicidad son un centro neurálgico de talento. Como no todas las agencias son iguales en cuanto a tamaño y especialidad, la navegación entre los numerosos departamentos y funciones de una agencia puede resultar complicado.
Si eres un marketer, lo más probable es que alguna vez te hayas planteado trabajar para una agencia. Los beneficios pueden ser atractivos. Los empleos en las agencias de marketing suelen ser más abundantes que los puestos de marketing para clientes, y la remuneración puede hacer que estas oportunidades sean muy atractivas.
Cuando hablamos de puestos en una agencia, realmente estamos debatiendo sobre tipos de empleo. En un entorno caótico en el que los clientes son dioses y los plazos son fatales, las fronteras entre estos trabajos se difuminan.
No es extraño que una persona realice más de una tarea ni que un grupo de personas hagan malabares con la misma tarea pasándoselas de unos a otros. Lo que importa es que el trabajo se realice bien dentro de un período de tiempo específico. Definir «bien hecho» y un plazo concreto. Para realizarlo, necesitamos retroceder unos pasos y hablar sobre las relaciones con los clientes, la coordinación del equipo y la gestión del tiempo.
Las carreras de marketing suelen incluir al menos una temporada en una agencia. Sin embargo, algunas personas están mejor hechas para la vida de agencia que otras. En este artículo hablaremos sobre los beneficios que le brinda COR a los puestos de una agencia y los de trabajar en una agencia usando el software. Pero, primero…
La adopción de una nueva herramienta de trabajo puede ser a veces un matiz
El mundo de los negocios y la vida laboral no paran de escalar y evolucionar a un ritmo que a veces resulta difícil de seguir, pero es necesario hacer que la vida se nos torne más fácil por todos los medios. Entonces no sorprende que tu agencia implemente nuevas herramientas, como ser COR, para agilizar los procesos, mejorar el trabajo en equipo y hacer que tus equipos necesiten menos tiempo para completar las tarea. Y aun así, por muy intuitivas que sean, estas herramientas generan muchos tickets de soporte para tus equipos internos. Peor aún, algunos pueden ser reacios a ellas y no utilizarlas nunca, aferrándose, por ejemplo, a las hojas de cálculo manuales.
No es suficiente que solo elijas una buena herramienta para tu equipo. Si tu equipo no las utiliza, no sirve. Entonces, ¿cómo fomentar la adopción de COR por parte de los usuarios para sacar el máximo partido a tu inversión y ver resultados?
Para implementarlo de modo exitoso, tienes que establecer un proceso claro. Sigue los siguientes pasos y apórtale alegría y asombro a tu equipo.
- Reconoce tus necesidades
El primer paso para implantar una nueva herramienta es reconocer tus necesidades y objetivos previstos. Cada nueva herramienta o servicio responde a un punto débil: un desafío que reduce los ingresos, la productividad o la satisfacción de los empleados. Toma nota del problema que esperas resolver con COR y tus hitos para un proceso de implementación exitoso. Sin tus desafíos y metas como guía, resulta imposible trazar un camino que te conduzca a un mejor entorno laboral.
- Dale unos días
Antes de comprometerte con una nueva herramienta y hacer una inversión económica, haz los deberes.
Mientras pruebas la herramientas, ten en cuenta las siguientes preguntas:
- ¿Esta aplicación es intuitiva y amigable para el usuario?
- ¿Ofrece una mejora razonable en relación con nuestro proceso actual?
- ¿Nos ayudará a cumplir con nuestros objetivos?
- ¿Cómo mejorará o facilitará nuestro trabajo?
Un poco de trabajo manual garantiza que tu nueva aplicación sea lo suficientemente eficaz como para justificar un gran cambio. Si estás listo para implementarlo después de 30 días de probarlo cada mañana, empieza a prepararte para la transición.
- Compártelo con tu gerencia
La respuesta a la pregunta «¿Cómo mejorará esta herramienta la vida de tus empleados? es tu argumento ante la gerencia. Cuando introduces el cambio, lidera con el punto débil de tu empresa. ¿La mala planificación desalienta al equipo de la gerencia y contribuye al ausentismo? Ofrece una solución bien planificada.
Tus gerentes marcan las pautas para las transiciones, ayudando a reunir apoyos en torno a un nuevo producto. También son la mejor opción para conseguir que los rezagados se sumen al cambio. El trabajo del gerente es ayudar a la gente a cruzar el puente para que se sientan cómodos con la tecnología, para que la utilicen y para que entiendan cómo mejora sus vidas». Asegúrese de hacer hincapié en lo mucho que aprecias tu apoyo mientras tu empresa avanza en una dirección diferente.
- Elegir al gerente de proyecto para la tarea
Por muy tentador que resulte tomar el timón de un nuevo proceso de implantación, identificar a un gerente de proyectos puede ayudar a que todo el mundo se sume al proyecto. Escoge un miembro del equipo que muestre excelentes habilidades de comunicación, destrezas tecnológicas, y el deseo de crecer profesionalmente.
Al darle a un gerente o a uno en formación la oportunidad de dirigir la transición, aportas otra persona a la causa. Explicar el papel del gerente de proyectos: para que actúe como persona de contacto del proyecto, desarrolle la formación y responda a cualquier desafío que pueda surgir. Ofrece tu apoyo y orientación, planificando la transición junto con tu nuevo gerente de proyectos.
- Evangelizar COR
Ahora, tienes que hacer que todos se suban a bordo. Mientras introduces una herramienta en tu organización, evangeliza el producto. En el mundo de las startups, «evangelizar» se refiere al proceso de popularizar una herramienta con entusiasmo y pasión.
Al convertirse en un evangelista de la herramienta, te conviertes en un ejemplo para los empleados escépticos que, de otro modo, se podrían resistir a un cambio positivo.
- Personalizar el aprendizaje práctico
En lugar de ofrecer un taller y convocarlo por un día, ofrece otras opciones. Considera compartir el acceso a una capacitación interactiva o a recursos de la agencia que liberaron tu herramienta.
Adopta una formación individualizada para garantizar el compromiso de los empleados con el proceso en lugar de desconectar durante las reuniones de empresa. Haga hincapié en el aprendizaje práctico y diviértase. Al desarrollar asociaciones positivas con este nuevo producto, se fomenta un entorno con visión de futuro más propenso a adoptar nuevas herramientas.
- Preparado Listo Pruébalo
Elige una oportunidad poco estresante para probar tu herramienta. Supongamos que tienes unas cuantas cafeterías en distintos puntos de la ciudad, avísales a los empleados con antelación y elige un turno de poco movimiento para implantar la herramienta. Mantente disponible, junto con el gerente de proyecto, para ayudar a los empleados a adaptarse al nuevo procedimiento.
En la medida de lo posible, implante COR manteniendo el proceso anterior como copia de seguridad. Mientras su equipo se adapta a una nueva herramienta que les concierne, siempre pueden recurrir a sus antiguas formas de hacer las cosas en caso de una emergencia laboral. Aunque sea más lento, este enfoque favorece una transición más estable.
- Pida opiniones sinceras
Tu personal sabe cómo hacer su trabajo mejor que otros, para una integración exitosa en la dinámica laboral, considera las opiniones. Para animar a los empleados a dar su opinión con sinceridad, fije horas de oficina en las que tanto tu como tu gerente de proyecto estén disponibles para hablar de la nueva herramienta.
Establece así mismo una forma anónima de compartir ideas, para que los empleados sepan que pueden hacerlo sin dar su nombre.
- Haz ajustes según la necesidad
¿Usted o sus empleados compartieron desafíos o comentarios negativos? Investiga un poco para ver si puedes neutralizar el problema. Expresa tus necesidades y podrás optimizar el éxito de la aplicación de COR todos los días.
- Despliega la herramienta
Ahora que reconociste tus puntos débiles y objetivos, evangelizaste el producto e integraste los comentarios, estás listo para desplegar la herramienta en toda tu empresa. Si tienes varias empresas bajo tu dirección, piensa qué es más realista: un lanzamiento simultáneo u otro escalonado.
Entonces, ahora que exploraste el modo de implementar COR con éxito en tu lugar de trabajo, sigamos con los beneficios encontrados en cada miembro de su equipo.
Beneficios para tus empleados
Usuarios de alto nivel
El trabajo para los trabajadores de alto rango implica mantener a los cliente satisfechos y la ventaja que esto trae es llevar la relación un paso más allá. Pueden presupuestar proyectos rápidamente con un servicio preestablecido creado por ellos, tienen total transparencia sobre los flujos de trabajo, lo que es crucial para los clientes porque la apertura en este proceso es vital.
Entre otros beneficios, los empleados de alto rango destacan la posibilidad de visualizar cualquier desviación de los valores acordados en tiempo real, lo que facilita las renegociaciones. El acceso a información crítica en cualquier momento y lugar, que permite obtener un panorama más amplio y claro de los costos generales, el desempeño y las ganancias. Esto permite prever mejor los próximos proyectos y sus aranceles de asociación y anticiparse a posibles riesgos financieros.
La posibilidad de tener una visión general de alto nivel ayuda a crear dinámicas de trabajo más sanas y flexibles. No tendrás que estar semana tras semana buscando nuevos empleados, el desgaste dejará de ser un problema. Así que, en este escenario todos ganan.
Colaboradores
Como colaborador, puedes visualizar tus tareas pendientes, pero también tu gerente de proyecto posee una visión clara de tus horas disponibles. Esto no quiere decir que no exista la sobrecarga laboral, pero sucede menos que antes.
El seguimiento del tiempo podrá resultar engorroso. COR sugiere automáticamente cuánto tiempo puede demandar una tarea, por eso, puedes utilizar tu tiempo libre para adelantar otros proyectos. Te permite utilizar la línea de tiempo de tu proyecto, que es ideal para establecer prioridades. Ahora, no tienes que vivir la sensación de estar en falta con tu gerente de proyectos.
Los gerentes de proyectos
Puedes crear proyectos utilizando plantillas y, al disponer de una estimación de tiempo automática para cada tarea asignada, puedes tener una visión completa del flujo de trabajo de tu equipo en la vista del diagrama de Gantt; tan rápido como siempre quiso.
Es como ser un cirujano de proyectos que puede predecir fechas de entregas y distribuir los recursos con precisión extrema, lo que evita el agotamiento de tus empleados, quienes estarán por demás agradecidos. Es posible que veas el enfoque de cada cliente y así ver si necesitas manos extra.
Permite una comprensión sencilla de los informes de gestión que hacen que tu trabajo sea más simple, tanto para tu jefe como para tu cliente. Olvídate de ingresar tu información de modo manual, que estará disponible para que accedas a ella para cuando lo necesites.
Ahora, pasemos a los beneficios más amplios que aporta a tu agencia en su conjunto.
Beneficios para tu agencia
Los beneficios son incontables. Herramientas como COR, un software de gestión de agencias todo en uno, puede ser lo único que nos impida tirar todo por la borda y tener un colapso total. Sin ello, puedes encontrarte ahogado en un mar interminable de hojas de cálculo, post-its y papeleo. Para sacar adelante los proyectos, se necesitan las herramientas adecuadas. Aquí hay algunas áreas en las que COR puede ayudar.
- Una mejor comunicación y una colaboración de equipo
Ahora que tienes toda la información en un lugar, puedes delegar las tareas fácilmente, etiquetar a los miembros del equipo en los comentarios, y disfrutar las funciones para compartir documentos. COR hace que mantener informados a los miembros se vuelva más fácil, incluso de los planes y detalles más pequeños del proyecto.
También evita perderse en lo que de otra manera sería una ensalada de correos electrónicos, mensajes instantáneos por chat, o incluso notas escritas a mano. Esto resulta muy ventajoso para los equipos que utilizan metodología ágil.
Saber quién debe trabajar en qué también evita confusiones, permite seguir los avances y fomenta la finalización puntual de las tareas. Asimismo, reduce las demoras causadas por la falta de sistema y hace que el proceso de planificación del proyecto se mantenga organizado. Además, cuando cada archivo tiene un lugar, todo el mundo puede encontrarlo, pedir y recibir opiniones es más rápido y la información nunca se pierde.
Otra gran ventaja de tener un fácil acceso a toda esta información es la comodidad de contar con datos fiables a la hora de comunicarse con los clientes sobre el estado y otras cuestiones.
- Gestión de recursos mejorada
La gestión de recursos es vital para cualquier equipo de proyecto, ya sea que formes parte de una agencia, seas un contratista, te dediques al marketing creativo o brindes servicios de productos profesionales. Sea cual sea tu destino, tendrás que controlar y asignar recursos como mano de obra calificada y no calificada, horarios del personal, horas facturadas y no facturadas, presupuestos de proyectos e instalaciones, recursos de construcción, y mucho más.
Los recursos más importantes son el tiempo de tu equipo, la capacidad y los cronogramas. COR te puede ayudar con la gestión del tiempo mediante el uso de funciones para la creación de los calendarios de trabajo, los diagramas de Gantt, la organización de tu plantel, el seguimiento del tiempo invertido en las tareas, la reserva de equipos y lugares y el análisis de dónde se van los recursos.
- Informes de proyectos más simples y analíticas
COR no sólo alberga sus datos, sino que también le ofrece información sobre muchos aspectos de sus procesos y proyectos. Dispondrá de cuadros de mando para personalizar y elaborar informes de un vistazo, así como de una solución de inteligencia empresarial en profundidad que variará en potencia de una herramienta de gestión de proyecto a la otra.
Lo próximo en la fila es el informe de los proyectos, que es un modo común de compararlo con tus métricas y visualizarlo en un modo que pueda:
- Ayudarte a elaborar estrategias basadas en información práctica.
- Mejorar sus procesos actuales para reducir las pérdidas de tiempo y presupuesto.
- Comunica información con claridad a las partes interesadas en las distintas fases del ciclo de vida del proyecto.
- Datos de proyecto organizados y centralizados
Con COR no importa en qué tipo de proyecto estás trabajando, puedes centralizar con seguridad los datos del proyecto. El resultado es un sistema organizado de información que fomenta la transparencia y añade funciones de colaboración.
Con una única fuente de información, cada miembro del equipo puede trabajar en los documentos adecuados, realizar actualizaciones en tiempo real y tener la seguridad de que todos los demás participantes en el proyecto saben cuándo se han realizado los cambios.
No más búsqueda engorrosas dentro de los correo electrónicos buscando en cada carpeta la información que falta mientras intentas hacer malabares con tus tareas individuales.
- Trabajo remoto mejorado
Ahora que todos tus datos se encuentran en COR, todo tu equipo puede seguir el progreso del proyecto, consultar las fechas de entrega, incorporarse a un nuevo proyecto o trabajar desde cualquier lugar, siempre que dispongan de conexión a Internet.
Esta herramienta se ofrece como un servicio; lo que significa que pagas un arancel mensual y puedes conectarte a ella en cualquier momento y lugar mediante una aplicación para IOS o Android, el navegador web que prefieras o todas las opciones anteriores.
Las soluciones de COR vienen tanto con funciones de aplicaciones como herramientas de seguimiento del tiempo. Ambas soluciones juntas hacen que la gestión de equipos remotos sea más fácil y transparente para todos los involucrados.
- Mejor gestión del presupuesto
Permanecer dentro de presupuesto y ahorrar tiempo son prioridades fundamentales en todo momento, puedes ver tus datos, recursos, el modo en que se usan, lo planificado vs el uso actual y mucho más. Esta información, junto con las funciones de intercambio de archivos, les a tu equipo y a ti a realizar ajustes y elaborar estrategias.
COR incluye la previsión presupuestaria, que analiza los datos de los proyectos anteriores y elabora estimaciones precisas para los proyectos actuales y futuros. La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos pueden personalizarse para que también activen alertas y notificaciones si se sale del presupuesto previsto.
Puede resumir datos presupuestarios complejos y presentarlos en informes legibles que pueden ser distribuidos a inversores y partes interesadas. Como gerente de proyectos, es su trabajo organizar y comunicar esta información de modo regular; las herramientas de gestión de proyectos pueden ayudar a hacerlo rápidamente mientras se reducen errores de ingresos manuales.
El software de gestión de proyectos suele disponer de varias formas de transmitir los datos presupuestarios clave a las partes interesadas: cuadros de mando personalizables, URL públicas/compatibles e informes imprimibles o exportables para su difusión por correo postal o electrónico.
- Identificación y mitigación de riesgos
COR puede mostrarle una imagen más amplia de cómo encajan sus fragmentos de información. Con los informes, visiones y variedad de formas para ver tus datos, se te simplifica la detección de problemas y oportunidades y la toma de medidas al respecto cuando sea necesario. La gestión de riesgos es multifacética, por lo que querrás hacer un seguimiento tanto de oportunidades como de amenazas.
Los riesgos pueden proporcionar tantas ventajas como desventajas; es su trabajo como gerente de proyecto evaluar la tolerancia del riesgo de las partes interesadas, presentar evaluaciones de riesgo precisas y elaborar planes de contingencia para los peores escenarios.
COR puede ayudarle a trazar y visualizar su análisis de SWOT (puntos fuertes, puntos débiles, oportunidades y amenazas) y comunicar el panorama completo de forma clara, concisa y de fácil interpretación para todas las partes interesadas, clientes, socios y tu equipo interno.
- Estandarización de proceso aumentada
Mientras crece tu equipo, tus procesos se verán más sofisticados y ninguno de los que estuvieron allí mientras se desarrollaban podrá tener dificultad para ponerse al día. Con el software de gestión de proyectos, no existe ni tu forma ni la tuya, solo la del equipo.
Por supuesto, los flujos de trabajo y las vistas son personalizables, pero completar formularios, las convenciones de nomenclatura y todo lo demás se estandariza, de modo que cuando se trata de incorporar a alguien nuevo al equipo, el proceso se puede enseñar con facilidad.
El software de COR ofrece diferentes tipos de documentos y sistemas de gestión de información, lo que quiere decir que tu equipo puede construir, almacenar y buscar una base de datos de estándares de flujo de trabajo, lo que quiere decir que tu equipo puede construir, almacenar y buscar una base de datos de estándares de flujos de trabajo y procesos. A menudo, esto llega en la forma de gestión de proyectos.
Sin embargo, el software más avanzado puede incluir aplicaciones como formularios de solicitudes de proyectos personalizables y el procesamiento de la automatización de los flujos de trabajo, que se activan cuando se realiza una acción determinada.
Esto garantiza que se dé el siguiente paso adecuado, ya sea enviar un ping a un miembro determinado del equipo, actualizar los plazos de las tareas dependientes o solicitar más información sobre una tarea.
Conclusión
Los beneficios son numerosos, pero lo más importante justo aquí es darse cuenta de que hayas invertido en tu equipo y en ti mismo. La inversión en este software va a sacar lo mejor de tu equipo, sin más demoras en los correos electrónicos, hojas de cálculo engorrosas, solo tú, tu equipo y la productividad, en un mismo lugar.
