Hoy en día, existe una gran variedad de herramientas de gestión de proyectos en el mercado que prometen apoyar en la gestión de las empresas. Sin embargo, las funcionalidades o características de estas herramientas son tan variadas que es difícil escoger la más adecuada.
Si planeas incorporar una herramienta de gestión de proyectos en tu empresa lo primero que debes preguntarte es ¿cuáles son las necesidades de la empresa y cuáles funcionalidades necesita? Para ayudarte, en este artículo te mostramos cuáles son los aspectos clave que debes tomar en cuenta al elegir una herramienta de gestión de proyectos para tu empresa.
¿Qué es una herramienta de Gestión de Proyectos?
Una herramienta de gestión de proyectos es un software con el que se puede realizar un seguimiento a todas las actividades, tareas, recursos, etc de uno o varios proyectos, tanto de manera estratégica como operativa. El objetivo es que se lleve a cabo una gestión exitosa de proyectos.
Una gestión más eficiente conduce a un mejor rendimiento de los recursos y mejores resultados entregados a tiempo. Ahora bien, cuando una empresa tiene muchos clientes y una gran variedad de tareas, es mayor el reto, y es cuando un software para gestionar los proyectos se vuelve imprescindible. De lo contrario la compañía puede sumergirse en un caos: pérdida de clientes, más horas de trabajo, reducción de ingresos y estrés en los equipos.
Para prevenir este tipo de escenarios, surgen las herramientas de gestión de proyectos que si se usan de manera acertada y en coordinación entre sí, pueden crear un flujo de trabajo optimizado, permitiéndole la culminación de los proyectos en menor tiempo y con más control.
Tipos de herramientas para la Gestión de Proyectos
Hay diferentes tipos de herramientas de gestión de proyecto que incluyen desde la asignación de tareas, visibilidad de la evolución con diagrama de Gantt, flujos de trabajo, hasta funciones para facilitar la comunicación entre el equipo.
A continuación, veremos cuáles son los tipos de herramientas de gestión de proyectos más comunes y esenciales, para cualquier tipo de empresa:
Herramientas de planificación de tareas
Cuando se trata de gestión de proyectos, asignar las tareas es una actividad fundamental, ya que es la única manera de hacer un seguimiento de lo que realmente se necesita hacer, quién debe hacerlo, cuándo se debe hacer y en qué momento se ha completado dicha tarea o proyecto.
Las herramientas de planificación de tareas permiten hacer este seguimiento, pero además, permiten agregar tareas de una manera flexible, lógica y visualmente atractiva. Además, ayudan a completar con precisión la programación diaria, semanal e incluso mensual por adelantado. También son útiles para evitar sorpresas en el trabajo, como una fecha límite, una reunión o una tarea olvidada.
Herramientas para gestión del tiempo
En la gestión de proyectos, además de planificar las tareas, se debe hacer un buen uso del tiempo. Es importante, para las empresas, descubrir diferentes maneras de acelerar el flujo de trabajo y aumentar la productividad; sobre todo si se cobra por hora a los clientes.
Esto se puede lograr con la ayuda de un software de gestión de tiempo, ya que permite monitorear y registrar automáticamente el tiempo que se invierte en cada una de las tareas, así como en los diferentes proyectos de clientes.
Pero además, si la herramienta cuenta con Inteligencia Artificial, puede identificar rápidamente cuánto tiempo se necesitará para terminar cada tarea, lo que permitirá ajustar deadlines de entrega y tomar previsiones.
Herramientas para Informes de progreso
Es difícil para muchas empresas medir el progreso en un proyecto o tarea, sobre todo si tiene que manejar muchas variables y el trabajo es inusual en tipo y alcance. En estos casos, también es difícil tratar de determinar cuánto tiempo se necesita para realizar el trabajo.
Un software realmente inteligente ofrece en tiempo real una vista actualizada de todo el progreso del proyecto. El famoso Diagrama de Gantt sigue siendo de los formatos visuales favoritos para esto, pero entre más detalle pueda proporcionar será mejor aprovechado su uso.
Por ejemplo, es muy útil poder ver en este formato, los proyectos, tareas, clientes, y los tiempo del trabajo de los usuarios por separado.
Herramientas de colaboración
Las herramientas que están orientadas a la colaboración permiten compartir y actualizar el trabajo del proyecto de forma rápida y en tiempo real, proporcionando una retroalimentación instantánea, entre los diferentes miembros del equipo. Los planes y los informes se pueden analizar en conjunto, y las tareas se pueden reorganizar y ordenar de manera que todos vean los cambios de inmediato.
Este intercambio, edición y colaboración, instantáneo, ahorra tiempo para todos y reduce la necesidad de largas cadenas de correo electrónico y llamadas telefónicas.
Herramientas de Rentabilidad
La realidad es que no son muchas las herramientas de gestión de proyectos que cuentan con funciones para apoyar en términos del cálculo de las ganancias. En este sentido, encontrar una herramienta que pueda incluir este módulo es realmente valioso.
Poder llevar el control de los costos reales de cada proyecto, como el tiempo invertido en cada tarea, valor hora de quién la ejecuta, costos adicionales del proyecto, inutilización de recursos, desvíos, etc; permite medir con exactitud cuánta ganancias deja cada proyecto.
¿Por qué tener una herramienta de Gestión de Proyectos?
Hoy en día, son muchas las empresas que trabajan con numerosos proyectos al mismo tiempo. Tienen grandes equipos de personas, pero pocos líderes responsables de hacer de cada proyecto un esfuerzo exitoso.
A medida que más personas se involucran en los proyectos, el uso de herramientas de gestión de proyectos puede ser bastante desafiante, para lograr la culminación exitosa de un proyecto. No obstante, es la única manera de realizar las tareas de manera organizada.
Pero, esto no es lo único, hay otras razones por las que se debe contar con herramientas de gestión de proyectos, si desea alcanzar los plazos de su proyecto:
- Facilitan la gestión del Gerente de Proyectos.
- Mejoran la gestión de tareas por parte de cada responsable.
- Promueven el flujo de trabajo entre el equipo, ya que favorecen el trabajo colaborativo.
- Da visibilidad de la evolución del proyecto a todos en la compañía.
Adicionalmente, el uso de las últimas tecnologías maximiza el rendimiento de los equipos en cada proyecto. Esto conduce a una mejora significativa en la productividad, lo que se traduce en mayores ganancias para la empresa.
Aspectos a tomar en cuenta al elegir una herramienta de Gestión de Proyectos
Hasta ahora hemos hablado sobre las herramientas de gestión de proyectos y su importancia para las empresas. Es el momento de saber cuáles son esos aspectos a tomar en cuenta al momento de elegir una herramienta de este tipo para su empresa:
Funcionalidades y Alcance
Además de las funciones básicas, obligatorias, como la asignación de tareas, el seguimiento de progreso, etc., hay otras características que deben poseer las herramientas de gestión de proyectos:
1.Colaboración
La colaboración y la comunicación son aspectos clave de un proyecto. Una comunicación fluida y sin interrupciones durante el desarrollo de cualquier proyecto es una necesidad. Hoy en día la mayoría de las herramientas cuentan con esta función pero hay algunas que están más avanzadas que otras. La facilidad para subir archivos o la posibilidad de dejar comentarios en cada punto son características valiosas.
2. Gestión de riesgos
Es poco probable gestionar un proyecto donde no haya riesgos. Los imprevistos pueden ocurrir en cualquier momento y durante todas las etapas del proyecto y, por supuesto, generan un impacto en la planificación.
Es por esto que, para evitar el impacto de los imprevistos, que el proyecto dure más de lo planificado o se deteriore de la calidad del desempeño, el gerente debe calcular todos los riesgos con anticipación. Una gran ventaja es contar con una herramienta de gestión que funcione con Inteligencia Artificial y lo haga por él.
3. Gestión de recursos
La gestión de recursos es una parte integral de los proyectos. Cuando hablamos de recursos nos referiremos a horas del talento humano, material de trabajo, imprevistos, etc.
Por lo tanto, es muy conveniente y útil cuando una herramienta de gestión de proyectos ofrece una función de gestión de recursos, que incluya además los desvíos.
Esto se ha vuelto un requisito indispensable para aquellas empresas que están buscando una solución integral, que además de ayudarle con la productividad, les dé garantías de la rentabilidad de sus proyectos.
4. KPIs y Reportes
En este módulo es muy importante evaluar qué KPIs o Indicadores de Éxito ofrece la herramienta en sus reportes y su capacidad de cruce de data.
Dependiendo de la industria habrán métricas más o menos importantes, sin embargo, indicadores como la capacidad productiva de cada usuario, presupuesto de cada proyecto, costo por hora, costos extra, el total de ganancias y el porcentaje de rentabilidad, son fundamentales para cualquiera.
Integraciones con otras herramientas
En un mundo interconectado, el trabajo también debe mantener el mismo esquema. Por lo tanto, al elegir una herramienta de gestión de proyectos, es importante analizar qué desarrollos y conexiones permite.
Esto significa proyectar la elección en una perspectiva estratégica: ¿el software se integra con los principales CRM o ERP corporativos?
Soporte o Customer Success Team
Al elegir una herramienta de gestión de proyectos, es importante tener en cuenta el idioma en el que se puede utilizar. Esto se debe a que todo el equipo lo debe utilizar y, a menudo, el lenguaje puede actuar como un freno.
Para crear un proyecto ganador todos los miembros del equipo deben sentirse cómodos con la herramienta, debe ser fácil de usar y el lenguaje es uno de los elementos que contribuyen a la usabilidad del software.
Finalmente queremos enfatizar la importancia de la asistencia técnica, que idealmente es de 24/7. En la práctica este aspecto es fundamental. Adicionalmente, el equipo de Customer Success debe poder ofrecer capacitaciones y apoyo en la implementación de la herramienta según las necesidades de la empresa.
Presupuesto vs Resultados
Cuanto más grande es un proyecto, más gastos hay que documentar y administrar. Para una gestión eficiente de los gastos, una hoja de cálculo de Excel no es una buena opción.
Necesitarás una herramienta de gestión de proyectos que haga un seguimiento de los gastos y que proporcione informes rápidos y claros sobre el desempeño del presupuesto.
Un buen software de gestión de proyectos te brinda informes en tiempo real sobre los gastos, parciales y totales del proyecto. También muestra cuando el proyecto ha superado el presupuesto y puede medir los resultados.
Principales Retos al implementar una Herramienta de Gestión de Proyectos
Carga de Tareas por los Gerentes
La realidad de las empresas es que a sus Gerentes no les gusta cargar a la herramienta de gestión las tareas que deben hacer sus equipos. Usualmente sus roles asumen tanto tiempo, que sienten que desperdician horas gestionando la herramienta.
Es por esto que lo ideal es considerar una herramienta que cuente con templates por proyectos para facilitarle el trabajo a los gerentes o líderes de proyectos. De este modo, solo necesitaran hacer ajustes particulares por cada proyecto y así ahorrar tiempo.
Carga de Horas por los equipos de trabajo
Este quizá es uno de los mayores retos al tratar de implementar una herramienta de gestión de proyectos en una empresa. Los equipos de trabajo no están acostumbrados a cargar las horas en la herramienta y alegan olvido e imprecisión para montarlas en el sistema.
Es por esto que herramientas que cuenten con Inteligencia Artificial, que permite la estimación de las horas según la tarea y el proyecto, facilitan el uso del sistema por parte de los equipos de trabajo.
Realización de Reportes Analíticos
Quienes se encargan de montar reportes que den cuenta del rendimiento del trabajo, constantemente se quejan de tener que cruzar data de manera manual entre los diferentes sistemas que usa la empresa. Además sienten que la data es muy imprecisa para poder hacer conclusiones acertadas.
Muchas veces pasa que invierten mucho tiempo en estos reportes y al presentarlos se vuelven obsoletos pues, ya el momento de actuar, pasó, y se empieza a desvalorizar el concepto del reporte que es clave para el crecimiento de la empresa.
Convertir el uso de la herramienta como parte de la Cultura
Sin duda, la implementación de una herramienta de gestión facilita el trabajo de todos y además, ayuda al crecimiento del negocio. En este sentido, es fundamental que todas las partes entiendan los beneficios que implica su uso.
La herramienta de gestión de proyectos debe ser vista como el punto de encuentro de todas las partes, y entenderse como el puente para alcanzar el éxito individual y colectivo en la empresa.
Conclusiones
Las herramientas de gestión de proyectos son esenciales para lograr el éxito del servicio que prestan las empresas a sus clientes. Por lo tanto, debes elegir una herramienta que dé solución a todas las necesidades de tu empresa. Este es un proceso que requiere tiempo y no se debe tomar a la ligera.
Hay herramientas más apropiadas para un tipo de empresas que de otras, por eso es precisa una adecuada investigación y evaluación de las opciones que existen en el mercado para acertar con la elección.
Lo que sí es un hecho, es que el uso de la tecnología y sobre todo, de la Inteligencia Artificial en los sistemas de gestión, está impulsando a las empresas a crecimientos significativos que, antes eran impensables.
Por último, una vez encuentres la herramienta ideal para tu empresa, asegúrate de que cuenta con un excelente equipo de Customer Success para ayudar a tu equipo en la capacitación del uso de la herramienta y fomentar su uso desde todas las áreas. ¡Éxito!
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