En COR dedicamos muchas palabras a describir la importancia fundamental de los project managers, su rol clave para lograr proyectos más eficaces y entregables de mejor calidad. Asimismo, hablamos de la importancia de la rentabilidad y de ajustar márgenes para entender mejor el valor de cada hora facturable. Estos dos aspectos de un negocio no deberían tomarse a la ligera, entonces, ¿cómo interactúan entre sí? ¿Es la rentabilidad la preocupación principal de un project manager? ¿Debería serlo? Discutamoslo.
Rentabilidad, ¿un problema de los project managers?
Si hablamos de los aspectos centrales y de la definición del rol de un project manager, la rentabilidad no está en el centro de ella. Los project managers se encargan de los proyectos de principio a fin, y la capacidad operacional de cada servicio es una responsabilidad constante, no se termina con los proyectos.
Pero cada organización es diferente, y muchas les asignan responsabilidades relacionadas a los ingresos a los project managers. Además de evaluar y aplicar procesos en los proyectos, los project managers también tienen el rol fundamental de mantener los objetivos de su organización en todos los proyectos, y una de las grandes metas para muchas empresas es aumentar los márgenes.
Una parte importante del trabajo de gestión de proyectos incluye seguir un estándar de calidad para los entregables, medir indicadores claves de rendimiento (o KPI, por sus siglas en inglés) y escribir informes finales y de estado. Así que podemos ver que hay un punto en común en donde la gestión de proyectos coincide con el análisis de rentabilidad, pero ese tipo de responsabilidad se decide en los niveles más altos.
Si una empresa tiene un flujo de trabajo organizado que incluye informes y análisis de datos, entonces un project manager que trabaja en esa compañía específica no estaría fuera de lugar al tratar de mejorar las cifras generales de la empresa.
Imaginemos que un project manager suele liderar varios de los servicios ofrecidos. Al entregar informes, notarán si se cobró de menos por el servicio A o si el servicio B le genera problemas técnicos al equipo y si es muy costoso para que la empresa la tenga entre los servicios a ofrecer. Si una compañía se basa en datos y toma decisiones basadas en el conocimiento, entonces los project managers están al frente de la recolección de información y tienen un puesto muy capaz en relación a las ganancias. Ellos crean un filtro entre los rendimientos de cada proyecto y la gestión directiva, son los que tienen la información más crucial.
Roles y responsabilidades
Por definición, los project managers llevan a cabo aspectos fundamentales de la operación de una compañía. Básicamente, planifican proyectos, calculan los presupuestos y las fechas de los proyectos, investigan, crean planillas de tiempo e informan sobre el éxito del proyecto. Esto suele realizarse con la ayuda de un software de gestión que facilita el seguimiento del tiempo y que contiene plantillas para realizar informes, asignación de tareas y organizar fechas. Las buenas herramientas de gestión de proyectos también se ven mejoradas con inteligencia artificial y con tareas automatizadas que consumen mucho tiempo, o al menos, deberían contar con ellas.
El project manager actúa como el vínculo entre la gestión directiva, los accionistas o incluso los ejecutivos de nivel C y el equipo del proyecto que es fundamental para su éxito. Los PM revisan el plan del proyecto, se aseguran de que esté bien y hasta pueden proponer mejoras. Se puede ver en las tareas básicas que realizan los project managers, que puedes revisar en la página web del Project Management Institute, que poseen una posición estratégica para mejorar la rentabilidad de los proyectos.
Muchas industrias basadas en proyectos están dando un paso en la dirección correcta al crear oficinas de gestión de proyectos, un área de negocios dedicada específicamente para generar y recibir informes, crear guías para el flujo de trabajo y procesos operacionales para agilizar el trabajo. Ellas utilizan la gestión de riesgos y deberían priorizar proyectos según los planes estratégicos de negocios.
Presupuestar, controlar e informar de costos y rentabilidad
Todas las empresas son diferentes, pero todas comparten un mismo objetivo: generar ganancias razonables de sus servicios o productos. ¿Por qué no debería funcionar de la misma forma para proyectos individuales? Terminar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto es el objetivo principal, ¿entonces cómo puede un project manager abordar la parte basada en datos del emprendimiento?
La gestión financiera es crucial para que un proyecto le de valor a la organización, sobre todo si es su negocio principal. Hay muchas variables que deben analizarse para una gestión de presupuestos adecuada, y crear presupuestos adecuados es un gran requisito de la rentabilidad. El primer paso es obtener información sobre cuánto cuesta cada hora facturable. Y si hablamos de una empresa de servicios profesionales, entonces la forma más rápida y precisa de hacerlo es implementando un seguimiento del tiempo. Esto hará de estimar la rentabilidad de un proyecto una realidad.
Cuando sabes cuánto tiempo toma realizar cada tarea, entonces tendrás una estimación horaria del proyecto. Tener una predicción correcta mejorará la organización, ayudará a terminar entregables a tiempo, con la planificación del alcance del trabajo y a evitar el agotamiento del talento. Con esta información, podrás cambiar las órdenes de los productos, contratar personal extra si se necesitara y manejar mejor la gestión de costos.
Te recomendamos que utilices un software de gestión de proyectos con funciones de inteligencia artificial. La automatización ayudará a reducir el error humano mediante los informes automáticos. Algunas herramientas con estimación y control de tiempo incluso pueden calcular el margen de rentabilidad completo de un proyecto. Para poder mantener un buen margen, un project manager que posee este tipo de información puede generar informes, renegociar aspectos claves del alcance del proyecto y colaborar de forma transparente con el cliente. Es una situación en donde todos ganan, la calidad general del proyecto es mayor y podrás garantizar la satisfacción del cliente.
Entonces, ¿por qué debería importarles la rentabilidad?
Los project managers son similares a los caballos en el ajedrez: no todos saben como usarlos, pero los expertos, los pensadores críticos y los estrategas saben que tienen la clave para poder jugar mejor. Ellos vinculan las operaciones básicas con los que están a cargo de tomar decisiones a gran escala. Si ellos tienen mejor información y un mejor análisis de los datos, entonces los ejecutivos pueden tomar mejores decisiones.
Al fin y al cabo, lo importante es que los project managers ven el camino diario hacia las ganancias y están a cargo de aprovechar cada situación al máximo. Cuando pensamos en por qué a los project managers deberían importarles las ganancias, nos gustaría recordarles nuestra conversación con el famoso David Sable. Él declara que conocer la cantidad de recursos utilizados impulsa la posibilidad de reconocer la rentabilidad real de cada servicio ofrecido. ¿Quién conoce y gestiona los recursos de cada proyecto? Así es, los project managers.
Tener malos márgenes de ganancias por tener malos precios es un golpe directo a la productividad general de un negocio. Afecta a los entregables, a la calidad del servicio, a las fechas de entrega y a las horas laborables de los miembros del equipo. No cuidar la rentabilidad puede hacer que la compañía se vea limitada a la hora de perseguir mejores proyectos, de ofrecer servicios más valiosos y de cuidar mejor de los empleados.
En COR defendemos la toma de decisiones basada en datos e información. Compartimos esto con Justin Thomas-Copeland, con quien hablamos sobre la importancia de crear valor junto a los clientes. En esa conversación, Justin nos contó que en DDB están en “el negocio de aplicar datos, específicamente en el negocio de crear avances y de desarrollar negocios con esa información”. Él es un gran creyente en entrenar al personal creativo para leer información, y ese emprendimiento creó nuevos caminos para su agencia.
Aplicar ese mismo concepto en los project managers vale la pena. Cuando los project managers adquieren un nuevo nivel de profundidad, una nueva forma de pensar en proyectos y presupuestos, elevan su trabajo. Darle a los project managers una nueva apreciación para analizar rentabilidad creará nuevos caminos y soluciones más creativas. En otras palabras, hará que tu negocio sea mejor.
