Las empresas que dedican su actividad al rubro de los servicios profesionales tienen un modelo de negocios muy específico, que depende de poder facturar de forma precisa el trabajo de cada cliente para poder generar rentabilidad. Pero a pesar de esto, muchas no logran ver la importancia del registro horario en directo del trabajo de sus empleados, en función a cada cliente. Esto es muy llamativo dentro de la nueva generación de trabajadores independientes, quienes han construido negocios online, y suelen trabajar con precios por contrato y con costos por hora. Por más de que una empresa prefiera no utilizar facturación por hora y prefiera una tarifa global para un proyecto determinado, entender la cantidad de tiempo que se ha empleado para cada cliente sigue siendo crucial a la hora de definir precios y tomar decisiones eficaces cuando se negocia un nuevo proyecto. Para entender la diferencia que puede suponer para las empresas de todo tipo, tenemos que analizar el registro de horas con más detalle.
¿Qué queremos decir con Registro de Horas?
Antes de profundizar en el tema, es importante aclarar qué es exactamente el registro de horas para entender mejor cómo puede implantarse en las empresas de servicios profesionales y la forma en la cual mejora las operaciones y la rentabilidad.
El registro horario se centra en un seguimiento sobre en qué se emplea el tiempo en el trabajo. Si un empleado está trabajando en un proyecto específico, con una herramienta de control de tiempo se puede identificar rápidamente cuánto tiempo ha tomado ese trabajo. De hecho, las horas trabajadas se consideran una de las 10 métricas empresariales clave hoy en día, razón por la cual las aplicaciones para el registro del tiempo se han vuelto tan populares.
Para dar un ejemplo de lo que esto significa en la práctica, tomemos a un trabajador autónomo que se encuentra involucrado con varios clientes a la vez. Dedica un día a un proyecto y empieza a trabajar. Una llamada telefónica interrumpe el trabajo y pasa 40 minutos con otro cliente ayudando a ultimar los detalles de otro proyecto. A lo largo del día, surgen otros dos problemas que requieren una hora más en otro proyecto, y 20 minutos para solucionar un problema en un cuarto proyecto diferente.
Si no se hace un registro de las horas, es posible que el freelancer no registre esas dos horas de trabajo para otros clientes, que deberían ser facturables. Incluso si se trabaja en base a honorarios por proyecto, es vital saber que el tiempo dedicado a otros proyectos es importante a la hora de entender la rentabilidad del trabajo realizado. Esta misma idea se aplica también a los empleados y a los miembros del equipo, ya que ser capaz de ver claramente lo que están haciendo con su tiempo puede ayudar no sólo a facturar a los clientes, sino a la gestión general y permite la identificación temprana de problemas.
El registro de horas se lleva a cabo mediante una herramienta de seguimiento del tiempo, un software que permite a cada persona informar en qué está trabajando. Al introducir las nuevas tareas a medida que se inician, el sistema puede asignar con precisión el tiempo a los clientes, los proyectos o las tareas específicas según sea necesario, proporcionando datos que pueden utilizarse para la facturación, por supuesto, pero también proporciona un análisis detallado de las propias operaciones.
Beneficios del Registro de Horas para proyectos y para empleados
Cuando hablamos de registro de horas para cualquier empresa, la razón obvia es garantizar una facturación precisa a los clientes, y esto es especialmente cierto para las organizaciones y los autónomos que prestan servicios profesionales. Disponer de datos precisos significa poder facturar cada parte del trabajo realizado para un cliente, incluso esos extras de 20 o 30 minutos que a menudo se pierden. Pero disponer de esos datos ofrece todavía más ventajas, tanto para la propia empresa como para los empleados.
Para la empresa, aunque poder cobrar la cantidad correcta por el trabajo realizado es crucial para mantener la rentabilidad, el software de registro de horas proporciona una visión mayor de la forma en que el equipo, y la organización en general, están funcionando. Si los datos de seguimiento muestran que muchos empleados pierden mucho tiempo en resolver problemas de informática, por ejemplo, eso indica un problema que hay que resolver, uno que los directivos no habrían detectado de otra manera.
Muchos empleados se limitan a rectificar esos problemas, sobre todo si son de poca importancia, y luego vuelven a sus tareas asignadas sin decir nada. Pero al tratarlo como una parte normal de la jornada laboral ocurren dos cosas. En primer lugar, el tiempo perdido nunca se contabiliza y el problema queda sin resolver. En segundo lugar, ese tiempo perdido repercute en la productividad de la persona, lo que a su vez puede causar problemas al empleado en cuanto a su rendimiento percibido.
La transparencia del registro de horas explica estas cuestiones y beneficia a los empleados al mostrar exactamente en qué se emplea el tiempo, lo que permite un mejor análisis del rendimiento. Esto protege a los empleados, proporcionando una visión clara y una concreta trazabilidad de su jornada laboral mostrando todo lo que están haciendo, incluyendo las tareas necesarias para permitir su trabajo facturable que de otro modo pasan desapercibidas.
Además, los empleados también pueden aprender de sus propios datos de seguimiento, ya que facilita ver dónde se pierde el tiempo por acciones evitables, y es una herramienta de auto-superación muy útil para perfeccionar su propio rendimiento durante las horas de trabajo. También puede manifestar las áreas en las que un empleado tiene dificultades. Si una determinada tarea está llevando más tiempo del que debería, o de lo que otros están tardando en realizar, puede poner el foco en dónde se necesita formación adicional, dando a los empleados la oportunidad de ser proactivos sobre sus propias carreras solicitando ayuda.
Tanto para los jefes de equipo, como para los gerentes y los individuos, la solución de registro de horas proporciona una gran cantidad de datos que pueden identificar tanto los aspectos positivos como los negativos del rendimiento diario. Aunque los críticos pueden fijarse en los aspectos negativos y centrarse en ellos, la realidad es que la transparencia de los datos favorece una buena toma de decisiones y ayuda a todas las partes interesadas a identificar los problemas y mejorarlos.
Por supuesto, la capacidad de registrar cada minuto trabajado en un proyecto o tarea concreta, o para un cliente específico, beneficia a la empresa de manera significativa desde el punto de vista financiero. Una facturación precisa para proyectos y clientes específicos no sólo significa una mayor rentabilidad para esos proyectos, sino que también significa que la empresa puede ser más competitiva en el mercado. Con un menor margen de error en el proceso de facturación, cualquier empresa puede ser más efectiva a la hora de licitar proyectos sin perjudicar la rentabilidad general. Dado que los competidores exigen un margen significativo, al cobrar costos imprecisos por una facturación de tiempo inexacta, el enfoque más preciso ofrece ventajas eficaces que proporcionan beneficios de precios para aquellos que utilizan aplicaciones de registro de horas.
Con la capacidad de obtener más dinero por cada contrato a través de una mejor facturación, trabajando con márgenes más ajustados, como resultado para ser más competitivos en el mercado, y junto con los beneficios tanto para los empleados como para la gestión, el software de gestión del tiempo puede ayudar a transformar un negocio y ofrecer una mayor rentabilidad en todos los aspectos de las operaciones comerciales.
Razones por las que necesitas un software de gestión de tiempo en empresas dedicadas a servicios profesionales
Tanto si eres autónomo como si gestionas una empresa con individuos que trabajan en varios proyectos y/o varios clientes, las ventajas de una facturación más precisa, entre otras, son un argumento convincente para el registro de horas. Pero, ¿Por qué utilizar un software de gestión de tiempo para lograrlo?
Analizar la mecánica de integración del registro de horas contra el horario de trabajo de cada persona, podría ser una actividad que consuma mucho tiempo en sí misma. Escribir físicamente cada vez que se empieza a trabajar para un cliente o proyecto concreto, y anotar cuándo termina y se empieza otra cosa. Y luego tener que cotejar toda la información, es mucho trabajo. Es posible que el mayor uso de tu tiempo sea rellenar tus datos de seguimiento de horas.
En cambio, el software de gestión de tiempo hace todo el trabajo por usted, cotejando automáticamente los datos y presentando informes claros y fáciles de leer que proporcionan toda la información que necesita. Con una solución de software específica, puede disfrutar de las ventajas de registro de horas y evitar los inconvenientes de realizar un seguimiento manual.
Para las empresas de servicios profesionales, esto es aún más importante. En la mayoría de estas empresas, es probable que una persona trabaje en varios proyectos diferentes, o para varios clientes, a lo largo de cada día. La flexibilidad de las soluciones de seguimiento de un software implica que es muy sencillo hacer un registro de horas preciso del tiempo invertido, en cada uno de ellos, con datos listos para su análisis al instante. No hay otra forma de utilizar una recopilación automatizada de los datos, y dado que garantizar la exactitud de la facturación de las horas facturables es crucial para el modelo de negocio, aumenta la necesidad de este tipo de soluciones para todo tipo de empresas de servicios profesionales.
Gracias a la capacidad de asignar con precisión tareas a aquellos que han demostrado ser más eficientes en su entrega, también puede servir para la gestión de proyectos. El historial de rendimiento detallado permite que las estimaciones de los proyectos sean más precisas. Los costos de los proyectos, desde la selección de personal, gestión de recursos y seguimiento de los gastos, requieren una previsión precisa, y los datos del registro de horas proporcionan un recurso magnífico para garantizar la precisión necesaria y una mayor rentabilidad.
El software de gestión de proyectos puede integrarse perfectamente con el registro de horas, dentro del tiempo de la jornada laboral, para ofrecer una forma perfecta de realizar el seguimiento de las horas, gestionar las estimaciones y los nuevos trabajos, y la rentabilidad de los proyectos con mayor precisión.
Cómo hacer para que los empleados comprendan la importancia del registro de horas
Una vez establecida la importancia del software de gestión de tiempo para su organización, el reto consiste en garantizar que todos los empleados hagan pleno uso de la herramienta para informar con precisión su uso del tiempo. Esto puede plantear problemas, ya que algunos empleados se resisten debido a ideas erróneas que asumen detrás del uso del software.
Esto se manifiesta a menudo en que los empleados creen que la dirección está tratando de «espiar» y castigarlos por tomar descansos, ir al baño, etc. Por lo tanto, es importante explicar la importancia de la herramienta, y también demostrar que la iniciativa del registro de horas no está dirigida a los empleados individuales.
Es de gran ayuda enfatizar que el registro de horas se utiliza para controlar en qué cliente o proyecto se está trabajando para mejorar la precisión y garantizar que su trabajo se está cobrando correctamente. Asegurar que no se trata de una medida de restricción de los almuerzos, etc., también puede ser útil, pero la mejor manera de persuadir a los empleados es centrarse en los aspectos positivos, especialmente en los beneficios que ellos mismos verán.
Cualquier negocio es una especie de colectivo, cuanto más éxito tenga la empresa, mejor será para los empleados, ya que el futuro está asegurado y el éxito financiero puede ser compartido en última instancia por todo el equipo. Al hacer hincapié en cómo el registro de horas puede influir en la rentabilidad, asegurando que todo el tiempo facturable se contabiliza, etc., es posible mostrar a los empleados cómo es que la herramienta funciona para su propio beneficio. A medida que se avanza en la implantación del software de registro de horas, hay que asegúrese de que todos los empleados entienden esas ventajas:
– Una facturación más precisa significa una mayor rentabilidad
– El aumento de la rentabilidad por proyecto permite fijar precios más competitivos y obtener más trabajo
– Esto asegura el futuro de la empresa y de los trabajos que proporciona
– El aumento de la eficiencia en general mejora la gestión y equilibra la carga de trabajo de los empleados
Un área adicional que puede ser realmente ventajosa para los gerentes y para los empleados es la capacidad de detectar problemas. Si un empleado tiene problemas con una tarea específica, se le puede ayudar con formación u otro tipo de apoyo. Sin embargo, puede ser difícil para los empleados admitir tales problemas, e igualmente difícil para la dirección detectarlos. El control del tiempo puede ayudar a esto mismo, y lo hace de una manera que no juzga, permitiendo a los empleados obtener ayuda de una manera que no les hace sentir que han fracasado.
Tipos de herramientas de gestión de tiempo y cómo elegir la correcta
El registro en tiempo real de las horas de los empleados aporta muchas ventajas, pero hasta ahora sólo hemos visto las razones por las que su empresa de servicios profesionales puede beneficiarse del uso de un sistema de este tipo. Una vez tomada la decisión, encontrar la herramienta adecuada es esencial si quiere aprovechar al máximo la oportunidad.
Hay un abanico de amplias opciones en lo que respecta al registro de horas, cada una de las cuales ofrece una combinación diferente de características, facilidad de uso y, por supuesto, costo. Los primeros ejemplos de registro de horas son las planillas de control, pero pueden llevar mucho tiempo y dependen de que los miembros del equipo realicen entradas de tiempo precisas en todo lo que hacen.
Los sistemas de cronometraje añaden la capacidad de cronometrar el trabajo para una tarea específica, y pueden funcionar a través de una aplicación. Son fáciles de usar y ofrecen recuentos de tiempo automatizados, pero requieren que el usuario cambie de tarea y, si un empleado se olvida de hacerlo, puede alterar la eficacia de los datos generados.
El último tipo es una solución basada en un software que supervisa el trabajo realizado en segundo plano, integrando la plataforma de software con los sistemas existentes. Esto significa que todos los empleados tienen que utilizar la plataforma durante su jornada laboral, pero con el seguimiento automatizado, se elimina el posible error humano del registro de horas.
La elección correcta de las herramientas de gestión de tiempo se basa en la comprensión de lo que se necesita exactamente del sistema. Sólo si se entiende realmente cuál es el objetivo y cómo se va a utilizar, puede tenerse una idea clara de la mejor opción. Para algunas empresas, una simple solución de registro es suficiente, pero para empresas de servicios profesionales, la capacidad de realizar un registro de las tareas individuales es esencial, y para este tipo de negocios, una herramienta de registro de fondo, que asigna automáticamente el tiempo a las tareas, es la opción ideal.
Registro de Horas con Inteligencia Artificial
Incluso en el registro en segundo plano hay variaciones, algunas requieren entradas adicionales para enumerar las diferentes tareas y demás, mientras que las últimas soluciones utilizan inteligencia artificial para evaluar el trabajo que se realiza y asignarlo a la tarea correcta. Con algoritmos de aprendizaje, una herramienta de registro de horas basada en I.A. detecta las interacciones con la herramienta y asigna los tiempos y las tareas en función de ello.
Lo que esto significa en la práctica es un seguimiento constante del tiempo sin la intervención del usuario. Ofrece sugerencias para el desglose del tiempo que pueden ser aceptadas o ajustadas al final del día, asegurando que los empleados se centren en las tareas que asignadas en vez de gestionar sus horas facturables.
Las soluciones de software impulsadas por la IA como COR permiten obtener características adicionales, pudiendo incluir también proyecciones de tiempo. Basándose en el rendimiento histórico, el sistema puede predecir los requisitos de tiempo para las nuevas tareas, ayudando a la gestión para equilibrar la carga de trabajo en un equipo, y haciendo que la estimación de precios sea más precisa y sencilla. Esta funcionalidad adicional también ayuda a la gestión de proyectos para una programación más precisa. A su vez, esto permite mejorar el flujo de trabajo, lo que permite a los líderes de proyectos agilizar la asignación de trabajo mediante la automatización.
Para quienes se dedican a la prestación de servicios profesionales y los desafíos únicos a los que se enfrentan, el registro de horas con inteligencia artificial ofrece la solución completa. Cuenta con una simple integración con los sistemas actuales, la supervisión y el seguimiento totalmente automatizados y la asignación predictiva y precisa del tiempo, junto con una serie de funciones adicionales, benefician significativamente al individuo y a la empresa.
El control del tiempo es una herramienta esencial para las empresas de servicios profesionales
Tanto si eres un trabajador o creativo autónomo que ofrece servicios profesionales directamente, o una empresa con equipos de empleados que prestan servicios profesionales en múltiples proyectos y clientes, el registro de horas puede transformar tu rentabilidad y productividad. Los beneficios son tan significativos que algún tipo de herramienta de gestión de tiempo es esencial para cualquier negocio de este tipo, y aunque hay una amplia gama de opciones, hay un claro ganador en términos de herramientas a elegir.
El software de registro de horas mediante inteligencia artificial combina funciones y comodidad en un paquete inmejorable. Ofrece simplicidad para los empleados sin comprometer la precisión y la calidad de los datos, es fácilmente aceptado por su equipo y muy eficaz en el seguimiento del tiempo trabajado por proyecto o cliente.
