No es novedoso cuando una agencia quiere dar más allá de lo óptimo, que busque ayuda para dar con ese diferencial. En este artículo se contará el caso de éxito de la agencia Porter Novelli y festejar los logros del cliente. Se irán desglosando procesos y cómo COR es fundamental para cambiar la cultura de trabajo de la agencia y corregir ciertos hábitos que impiden no ser del todo eficiente.
Los premios COR son un evento exclusivo para su comunidad. Es donde los directores, los creativos y distintos profesionales se reúnen para celebrar que han hecho un aliado de COR que les ha permitido prosperar en su negocio y crear mejores lugares de trabajo. Es la excusa perfecta para señalar como tu agencia se ha hecho con la eficiencia operacional que brinda el software y destacar también la habilidad de gestión. La premiación celebra los logros a partir de la influencia de COR.
Porter Novelli es una agencia de relaciones públicas de Estados Unidos con más de 40 años de trayectoria. Brindan comunicación corporativa y brand PR a sus clientes. En esta ocasión la galardonada fue la rama de Costa Rica.
En este caso, Porter Novelli ganó en dos instancias: proyectos entregados a tiempo y en el área de gestión rentable. En la primera categoría, el premio reconoce cómo Porter Novelli pudo mejorar su eficiencia en cuánto a los tiempos de sus entregables. Mientras que el segundo premio reconoce cómo se fue perfeccionando la rentabilidad a punto tal de tener a la mayoría de sus clientes con números positivos.
Ahora, se hará hincapié en estos dos conceptos y en los beneficios que trajo la adopción de la herramienta, también en cómo eso trajo un cambio en su cultura laboral de forma permanente:
- Rentabilidad
- Carga de horas facturables
Rentabilidad
“Hicimos un gran esfuerzo para tener la rentabilidad más al día. Basamos nuestra gestión en los datos que nos aporta la herramienta” José Andrés Brenes, Project Manager de Porter Novelli cuenta cómo era su experiencia antes de COR.
“Usábamos muchas reporterías adicionales extra a nuestra anterior herramienta de gestión porque no lograbamos tener números para una gestión que nos pareciera satisfactoria. Asimismo, no había ningún dato acerca de rentabilidad, seguimiento o estadística, nada que nos dijera si estábamos bien o mal. Hoy logramos que la mayoría de nuestros clientes tengan una rentabilidad positiva», cuenta José.
Al momento de adoptar la herramienta, hubo una curva de aprendizaje por parte de los usuarios, en donde ellos podían visibilizar la información y tomar decisiones acordes de manera más funcional. Esto significó para la empresa todo un desafío ya que fue cambiar la cultura laboral que se manejaba hasta ese momento.
“ Entre las muchas cosas que nos da COR, la visibilidad de estadísticas en base a información, nos permitió tener mes a mes un análisis exhaustivo del balance y una guía para que ver que ajustar y mejorar ante un próximo cliente”, afirma José.
Tanto es el agrado por parte de Porter Novelli que al momento de destacar algún rasgo fundamental de la herramienta, se hace hincapié en que es adoptada de manera integral en el lugar de trabajo.
“COR ha pasado a ser un aliado, un confidente, en el cual podemos apoyarnos a la hora de tomar decisiones. El llenado de horas y de proyectos nos da información importantísima que nos ayuda a ordenar, agilizar y automatizar procesos” menciona Brenes.
Asímismo, Brenes explica que cuando algún trabajador opera por fuera de COR, la empresa pierde visibilidad, información, entre muchas otras. Hoy en día, para Porter Novelli, es la única forma que hay para saber el status actual de los proyectos y tareas pendientes, quién está atrasado, en dónde hay que enfocar. Por ende, puertas adentro es normal encontrarse con trabajadores de cualquier rango diciendo:
“Si no está en COR, no existe” afirman los integrantes del equipo de Porter Novelli.
En lo que a balances respecta, se hacen mes a mes según Brenes. Los usuarios registran las horas trabajadas para determinado proyecto para tener al día las tareas. Esto brinda información clave para las eventuales estadísticas y también son datos fundamentales en la facturación.
Horas Facturables
En Porter Novelli, tienen como premisa hacer más amigable el proceso de carga de horas para los integrantes de sus equipos. Si una persona tiene reuniones habituales con el cliente, no se le va a indicar que haga una tarea por cada reunión, no tendría sentido. Se le pide al usuario que registre todo el tiempo que participa de esa reunión, con la finalidad de ahorrarse diez tareas o las que invierta en el mes y facilitar el proceso.
En los proyectos de clientes hay ya tareas predefinidas mes a mes. Tiene también sus contras ya que se pierde visibilidad porque implica tener una tarea mensual a trabajar pero facilita al usuario la carga de horas facturables. Brenes afirma que:
«Al analizar los datos que aporta la herramienta, los usuarios saben en que emplean el tiempo y donde optimizar cuando haya algún detalle. Esto permite ver el desvío de horas y armar un historial, establecer un panorama regular y la dinámica del mes. Así, Porter Novelli tiene un plan de acción claro y eficiente.»
Aunque se esté facilitando las cargas de horas siempre hay alguna resistencia.
“Como regla interna de la agencia al segundo día hábil del mes, tienen que estar cargadas las horas», indica José.
Se emplea esta metodología para poder tener disponible la información del proyecto a principio de mes. Esto sirve para que los trabajadores previo a esa fecha, tengan su información cargada y tener una idea más clara de los desvíos y de la facturación.
Para Porter Novelli, COR llegó para quedarse y eso pone en evidencia que hay un cambio real en la cultura laboral de las agencias que deciden trabajar con la herramienta.
José cuenta que COR ha sido de gran ayuda para estandarizar procesos, a nivel numérico y a nivel de seguimiento. «Yo no me inicié en la comunicación, sino que empecé este camino junto a COR. «El software a venido a cambiar para siempre la forma en la que la agencia trabaja, a tal punto que nuestro gerente dice: “si no está en COR, no se hace” porque los usuarios han adoptado COR como respaldo en su día a día.»
«COR aporta muchas funcionalidades como el seguimiento del tiempo, estadísticas, rentabilidad que la hace diferente y mejor que otras del mercado que solo aportan por ejemplo, un seguimiento de tareas. COR es fundamental a la hora de facilitar procesos.»
