Las agencias creativas actualmente trabajan más y cobran menos que hace un par de años, situación que sólo ha empeorado con la pandemia. En estos tiempos difíciles, aprovechar al máximo cada hora de trabajo es más importante que nunca, ya que el aumento de productividad compensa algunas de esas reducciones de ingresos.
Sin embargo, como cualquiera que trabaje en la industria creativa sabe muy bien, el trabajo con los clientes, ya sea como autónomo o dentro de una empresa más grande, no siempre sigue un camino suave de principio a fin. De hecho, los procesos creativos son especialmente propensos a la reelaboración, cuando el resultado final no se ajusta a las expectativas del cliente o cuando las cosas no salen como estaban previstas en otros aspectos. Esta es la naturaleza del proceso creativo y algo que, al menos en cierta medida, siempre formará parte de él.
Sin embargo, los retrabajos, por su propia naturaleza, pueden suponer un reto para la gestión de proyectos, ya que añaden horas de trabajo a un proyecto sin hacerlo avanzar, y deben gestionarse como cualquier riesgo para la empresa. Sin embargo, sin poder ver dónde se producen las repeticiones de trabajo, es casi imposible gestionar eficazmente la situación dentro de la empresa, y por eso es tan importante poder identificarlas.
¿Por qué se producen los retrabajos?
Antes de examinar las formas de identificar y gestionar el retrabajo y, en última instancia, de reducir su frecuencia en una agencia creativa, es importante entender por qué se produce. Un retrabajo abarca muchos aspectos de la producción de un creativo: puede ser un pequeño ajuste en un diseño que le quita una hora al día a un profesional, pero también puede requerir una reimaginación completa de todo un proyecto y causar semanas de trabajo. Como caso práctico, piense en una campaña de marketing digital con la que un cliente encuentra problemas de diseño a semanas de iniciado el proyecto. No sólo habrá que ajustar la estrategia de marketing, sino que habrá que rehacer gran parte del trabajo creativo. Esto puede añadir cientos de horas de trabajo a los costes del proyecto y causar problemas con los plazos, incluso convirtiendo el proyecto en una pérdida. En la mayoría de los sectores se produce un cierto nivel de retrabajo; de hecho, el sector de la construcción es especialmente conocido por ello; sin embargo, las agencias creativas tienen circunstancias únicas que determinan la frecuencia de los retrabajos.
Errores creativos
La primera razón por la que se producen retrabajos es simplemente por error. Esto nunca puede erradicarse por completo, ya que las personas no son infalibles, y tanto si se trata de un autónomo que trabaja por su cuenta como de una agencia más grande con empleados, los profesionales creativos no son diferentes y en algún momento se equivocarán.
Diferencias creativas y solicitudes de retrabajo por parte del cliente
El trabajo creativo se basa en un proceso iterativo, en el cual el diseño, el estilo y demás son delimitados por el aporte del cliente hasta alcanzar un resultado satisfactorio. Aquí es donde se producen la mayoría de las modificaciones, es una situación única en el trabajo creativo. Por más ajustada que sea la reunión y por más clara que sea la visión, todos los proyectos de los que se encarga una agencia creativa requieren una interpretación por parte del profesional creativo que trabaja en ellos. Esta es la razón por la cual los clientes acuden a las agencias creativas, y también es la causa de la mayoría de los problemas a los que se enfrentan.
En la mayoría de los trabajos, incluidos los creativos, hay metas objetivas para el mismo, a menudo medibles, que permiten comprobar fácilmente si se ha cumplido la petición del cliente. Sin embargo, siempre hay un elemento del trabajo creativo que es subjetivo, y siempre debe ser así, no debe ser eliminado. Es aquí donde aparece más a menudo la necesidad de rehacer el trabajo, ya que los clientes suelen pedir cambios por simplemente no estar de acuerdo con una opción creativa concreta, o por simplemente preferir otra cosa. Es poco probable que cambie, pero eso no significa que haya que ignorar los retrabajos, o que, en tiempos tan difíciles, se intenten minimizar en la medida de lo posible.
¿Por qué es importante tener noción de los retrabajos?
Las agencias creativas tienen muchos desafíos hoy en día, pero luego de establecer que la naturaleza del flujo de trabajo creativo significa que los retrabajos son inevitables en cierta cantidad, son un desafío que debe ser superado. Cualquiera que sea el tipo de agencia creativa que usted opere, desde una agencia de diseño gráfico hasta una de marketing, pasando por una agencia digital de servicios completos.
El primer paso para superar el problema del retrabajo es saber cuándo se produce.
La visibilidad de los retrabajos es esencial, en primer lugar, para conocer la magnitud del problema. Como gestor de un equipo, antes de poder abordar un problema es necesario conocer su magnitud. En el caso del retrabajo, esto significa no sólo saber qué retrabajos se están realizando, sino también el tipo de retrabajos que se están llevando a cabo. Por ejemplo, si el equipo dedica mucho tiempo a las revisiones causadas por errores, el reto que hay que superar es muy diferente al de las revisiones debidas a las peticiones de los clientes.
Demasiados errores son un problema de equipo, que requiere formación adicional o la sustitución de miembros del mismo, una supervisión de calidad adicional u otra opción de gestión para crear un enfoque más centrado en el trabajo. Un alto volumen de solicitudes de cambio por parte de los clientes puede requerir que se estudie la forma en que se incorporan los proyectos y se gestionan las expectativas de los clientes, u otras soluciones para mejorar la forma en que el equipo interpreta los esquemas del proyecto. Por lo tanto, es crucial que la dirección comprenda tanto el alcance como la causalidad de los retrabajos.
Además, la necesidad de visibilidad del retrabajo es esencial también para la programación y la asignación de tareas. Hoy en día, con las crecientes exigencias a las agencias creativas de todo tipo, y con los clientes esperando mucho más por su dinero, una de las principales áreas de presión es la velocidad de entrega. Se espera que todo sea veloz, incluso proyectos altamente complejos deben entregarse en plazos ajustados, y el retrabajo tiene un impacto significativo en esto.
El retrabajo es, al fin y al cabo, la repetición de una tarea específica dentro del proyecto. Cuanto más ajustado sea el calendario de entrega, menos horas de trabajo libres habrá en el proyecto para permitir esas repeticiones. Al disponer de softwares como COR, con alertas en tiempo real para aumentar visibilidad, los gestores de proyectos y otros líderes pueden ver los problemas dentro del calendario antes de que se conviertan en un conflicto, lo que da tiempo para ajustar las asignaciones y garantizar que el proyecto siga en marcha.
Al igual que otras agencias creativas y digitales de Estados Unidos, su modelo de negocio debe adaptarse al nuevo paradigma, una mayor competencia y grandes expectativas de los clientes, para mantener su posición en el mercado y disfrutar de un sostenido éxito. Aunque pueden existir muchas áreas en las que puede ser necesario cambiar la estrategia, la cuestión de los retrabajos es el núcleo de la eficacia operativa y, como tal, un enfoque esencial para cualquier empresa, sea una ya establecida o un startup.
Reducir los retrabajos dentro de las agencias
Anteriormente hemos hablado de las diferentes causas de retrabajo, y de cómo cada una requiere un enfoque muy diferente para ser minimizado. En el caso de los retrabajos por equivocaciones, existen soluciones operativas para limitar su aparición, soluciones que cualquier autónomo o agencia puede introducir. Aunque el error humano nunca puede eliminarse por completo, introducir el apoyo que su equipo necesita en cada etapa puede proporcionar una reducción significativa.
Esto puede ser tan sencillo como garantizar una supervisión adecuada en cada etapa de un proyecto, asegurándose así que los requisitos son transmitidos de forma clara y precisa a cada empleado involucrado en el proyecto. Esto ayuda a los miembros del equipo a entender mejor lo que están haciendo en un determinado proyecto, evitando errores asociados a la desinformación.
Una mejoría general en la supervisión a lo largo de un proyecto también puede ayudar a detectar errores tempranos, reduciendo el costo del retrabajo y el tiempo necesario para llevarlo a cabo. Esto podría implicar mayor involucramiento por parte de la gerencia con respecto a las tareas diarias de cada equipo, fomentando un mayor nivel de colaboración; con más ojos en cualquier tarea hay más oportunidades de identificar errores rápidamente y, de nuevo, de reducir el alcance del retrabajo y el tiempo necesario para llevarlo a cabo.
En el caso del retrabajo causado por peticiones del cliente, hay dos situaciones meritorias de atención. La primera es el propio proceso creativo, en el que las iteraciones se presentan al cliente, que pide cambios basados en sus propias preferencias. Este es, por naturaleza, un enfoque operativo que se basa en la reelaboración de detalles dentro del proyecto. Para minimizar estas iteraciones, el objetivo es que el trabajo creativo se ajuste lo más posible a las expectativas del cliente desde el primer intento, y aunque esto nunca puede ser perfecto en todas las ocasiones, hay algunos cambios que pueden tener un efecto en este caso.
Herramientas como COR facilitan la participación de la marca en el proceso creativo con la agencia, buscando la coordinación máxima entre ambos.
Además, si se observa que hay gran cantidad de retrabajos causados por un proceso creativo que no refleja la expectativa del, entonces podría haber un problema con la forma en que se está concretando la visión del mismo. Al examinar la forma en la cual se integran los proyectos, se puede perfeccionar el proceso para garantizar que se expresen los valores y la visión del cliente para su marca, dando a su equipo creativo una comprensión más clara de las expectativas. Esto no eliminará la necesidad de realizar reelaboraciones, pero al asegurar que su equipo tiene una comprensión más clara de la visión del cliente, significa que el enfoque inicial será más cercano al objetivo del cliente y requerirá menos iteraciones para lograr un resultado satisfactorio.
Un enfoque más drástico sería limitar el número de reelaboraciones previstas en los términos del contrato, una condición dura en el proceso de desarrollo, a la cual todos se comprometen de antemano. Aunque esta parece la respuesta ideal, en el mercado competitivo podría perjudicar la posición propia si otros no adoptan condiciones similares, por lo que este enfoque debe utilizarse con cuidado y cuando sea apropiado.
Otra causa principal de los retrabajos en la industria creativa son los clientes que buscan algo diferente. Esto no es lo mismo que tener diferencias creativas con el resultado del equipo, se trata de situaciones en las que cambian de estilo o de instrucciones a medida que se desarrolla el proyecto. Esta es otra situación única en determinados sectores, siendo los mercados creativos y de la construcción los más afectados. Siempre habrá algún nivel de cambio dentro del proceso creativo con algunos clientes, y aquí es donde limitar las iteraciones es quizás un enfoque más aceptable, pero también hay otras opciones.
Como fomentar una relación más estrecha con el cliente y proporcionarle informes frecuentes puede parecer contraproducente al principio, pero puede ayudar a que visualicen tempranamente los puntos con los que no están satisfechos. Puede que esto no elimine los cambios en el cometido del proyecto, pero puede evitar que se realicen retrabajos al permitir que se identifiquen los cambios antes de llevar a cabo las tareas. Ya sea mediante un aumento de las reuniones con las partes interesadas o el agregado de actualizaciones diarias del progreso, por ejemplo, al presentar el trabajo delante del cliente con más frecuencia, éste tiene una mejor visión del desarrollo del proyecto y una mayor posibilidad de expresar sus ideas tempranamente.
Cómo visibilizar los retrabajos en las agencias
Todos estos cambios ayudarán a reducir la cantidad de retrabajos a los cuales se tendrá que enfrentar tu equipo como agencia creativa, o tú como autónomo. Sin embargo, la realidad es que los proyectos que giran en torno a la interpretación creativa siempre requerirán algún elemento de retrabajo. Por más cuidadoso que se sea a la hora de definir las expectativas del cliente, por más diligente que sea el control de calidad y por más que a menudo se ponga al día a los clientes sobre el proyecto, en algún momento se tendrá que llevar a cabo algún tipo de retrabajo.
Se puede reducir la frecuencia, e incluso limitar el alcance de esas repeticiones, pero siempre formarán parte del funcionamiento de cualquier proceso creativo. Sin embargo, eso no significa que se deba ignorar, por lo que, además de esos esfuerzos por reducir la incidencia, su empresa debe asegurarse de que el retrabajo tenga visibilidad dentro de sus procesos operativos.
Para dar visibilidad al retrabajo se requiere una comprensión detallada de lo que cada miembro del equipo está haciendo en cada momento dado.
Las aplicaciones que se centran en el seguimiento del tiempo pueden ser la respuesta perfecta para esto, especialmente aquellas que permiten la identificación de los datos al realizar el seguimiento de las actividades. Existen numerosas opciones para el registro de horas dentro del flujo de trabajo, desde un simple registro de entrada manual para cada empleado hasta una solución más automatizada que registra la ubicación y la actividad de cada empleado a lo largo de su jornada laboral con Inteligencia Artificial.
Esto producirá un registro de todo el trabajo, y puede identificar rápidamente la actividad de retrabajo en su equipo y asociarla con el proyecto apropiado. Las soluciones de vanguardia, como COR, utilizan algoritmos de IA para analizar el rendimiento y ofrecer datos superiores, no sólo sobre el trabajo del equipo, sino también sobre su impacto en la planificación y otros aspectos, y todo ello en tiempo real.
Con este tipo de solución, un director creativo tendrá una supervisión completa del trabajo en curso, proporcionando información sobre el tipo de trabajo que se está realizando con un vistazo, y pudiendo resaltar fácilmente el retrabajo mientras está en curso. Para marketing digital, equipos creativos, creativos de medios, etc., esto puede permitir la visualización del retrabajo en tiempo real a lo largo de toda la organización. En cualquier momento se puede acceder a los datos que se necesitan, evaluar la razón del retrabajo y ajustar la gestión del proyecto, o lo que corresponda de acuerdo a lo que se necesite.
Con herramientas mejoradas por la IA como COR, cualquier equipo creativo puede disponer de los datos y la información necesarias para minimizar los aspectos perjudiciales del retrabajo, y cuando se combinan con medidas eficaces para minimizar o limitar su aparición en primer lugar, se pueden aplicar estrategias eficaces para abordar cualquier impacto del mismo de forma rápida y efectiva.
Para toda empresa creativa, entender el retrabajo es crucial, especialmente en un mundo afectado por el Covid con mayor competencia y grandes expectativas de los clientes. Con una preparación adecuada, estrategias de mitigación y las herramientas adecuadas para supervisar la producción, se puede minimizar el retrabajo y reducir el impacto de los que sean, aún, necesarios.
