En ese mundo cambiante, las agencias de publicidad y de marketing se enfrentan a los mayores desafíos existentes: creativos sobrepasados de trabajo, tarifas que bajan, plazos de entrega cada vez más cortos, administrar varios proyectos al mismo tiempo, establecer precios que sean rentables y, además de eso, tratar de mejorar sus ingresos.
Parece que los nuevos problemas se manifiestan con la misma rapidez con la que evoluciona la industria, e intentar utilizar la misma solución mientras se esperan resultados distintos es extremadamente ilógico. Por suerte, existen excelentes herramientas para abordar los problemas del día a día, e incluso hay algunos softwares que ayudan a manejar los problemas más profundos de la industria. Veamos algunos de los desafíos más comunes a los que se enfrentan las agencias creativas y qué se debe hacer para resolverlos.
Retener al talento de calidad
¿Tus empleados trabajan horas extras para terminar una tarea? ¿Están al borde del agotamiento? ¿Te pasas de las fechas de entrega? La rotación de empleados no es una broma, y la industria de la publicidad y el marketing tiene un registro terrible cuando se trata de retener al talento de calidad. Un reporte de 2017 de Employee Benefits News demuestra que a los dueños de las compañías les cuesta el 33% del salario anual de un empleado poder conseguir un reemplazo.
Mantener al talento
Una investigación realizada por Udemy demuestra que casi la mitad de la fuerza laboral sufre de agotamiento y que el 51% de los millennials y de la generación Z tienen más probabilidades de renunciar debido a una mala gestión. Aquí veremos por qué una solución de gestión de proyectos juega un rol importante en tu agencia y por qué le permite a tu talento trabajar de la mejor forma posible.
Es muy importante que los managers puedan ver la cantidad de tareas asignadas a cada miembro. Uno de los aspectos más importantes del trabajo de un project manager es la asignación de tareas, y para que puedan tomar decisiones con motivos justificados, tienen que poder ver la disponibilidad de cada colaborador y colega en una forma simple y clara. Esto se puede hacer mediante diagramas de Gantt, que presentan la información en un formato simple y visual. Pero se puede dar incluso un paso más en la dirección correcta.
Control del tiempo
Ver las tareas asignadas puede estar bueno, pero contar con el conocimiento de qué tantas horas tiene disponibles un colaborador puede cambiarlo todo. Los softwares que cuentan con un control del tiempo eficaz y realizado en tiempo real pueden ser salvadores. Estos permiten una asignación de tareas y de fechas de entregas eficaz sin consumir tiempo.
Imagina al típico creativo que tiene una jornada laboral de ocho horas. Un project manager, si no tiene un control del tiempo y una visualización de las tareas asignadas podría pedirle que termine una tarea para el día siguiente. Pero sin saberlo, esta tarea sobrepasa la capacidad laboral del talento para ese día y así, hay dos posibles conclusiones: que el talento deba trabajar horas extras o que la tarea no se termine a tiempo.
Con el control de tiempo, los project managers pueden asignar trabajo de forma adecuada, mejorar el flujo de trabajo y distribuir tareas con la certeza de que pueden realizarse. De esta forma, cuidan a su equipo, las necesidades de negocios y la fecha de entrega del proyecto.
Establecer fechas de entrega
Es difícil calcular una fecha de entrega correcta. Muchas agencias fracasan en cumplir con los plazos y terminan con los entregables en un plazo fuera del establecido. Esto repercute mal en los clientes y las marcas y puede costarle a tu agencia negocios importantes a futuro. Cualquier emprendimiento, sobre todo las pequeñas compañías, necesitan tener una credibilidad fuerte, y romper promesas es terrible para la imagen de la agencia.
Los proyectos con un tiempo mal calculado pueden llevar a arruinar tu credibilidad o a pedirle a tu equipo que trabaje de más. Ninguna de estas opciones le asegura un final feliz a la agencia. ¿Cómo puedes empezar a superar este desafío?
Estimación precisa de proyectos
Analicemos los procesos de los proyectos y aislemos las variables importantes. Los datos son el motor de la nueva industria, y la información interna puede ser incluso más valiosa que conocer las próximas tendencias del mercado.
La nueva generación de softwares cuentan con un control de tiempo y funciones de estimación del tiempo que pueden tomar realizar las tareas, como ya mencionamos. Pero las mejores soluciones también incorporan inteligencia artificial y machine learning. Enfoquémonos en cómo puede ayudar esto a agilizar tus operaciones.
Cuando tu talento está trabajando, el software registra su labor y genera un registro histórico del tiempo que lleva cada tarea. Esta es la clave de este tipo de soluciones. Si se agrega nueva información a la base de datos, la matriz de la cual se alimenta la inteligencia artificial crece. Cuanta más información haya, más precisos van a ser los cálculos estimativos.
Una solución inteligente puede predecir cuánto tiempo va a llevar un proyecto, y de esa forma, le permite al project manager planificar acorde a eso para cuidar al equipo y para que la agencia facture adecuadamente.
La estimación de las tareas es un bloque fundamental para cada proyecto que emprende la agencia. Antes de que te des cuenta, podrás determinar cuánto tiempo te llevará realizar cada servicio que ofrecer y cuánto te tomará completar cada proyecto, incluso antes de aceptarlo.
La generación de nuevos negocios
Las compañías de servicios profesionales no crecen solo con ideas. Las agencias necesitan nuevos clientes y mantener felices a los que ya tienen. El desafío más habitual es poder diferenciar a tu agencia del resto. Este es un problema para las grandes compañías, para los grupos independientes, para los pequeños negocios e incluso para los mercados especializados. Un poquito de competencia sana siempre esta buena, ¿así que por qué los nuevos clientes te elegirían a ti?
Excelencia operacional
La industria de la publicidad y el marketing es famosa por su flujo de trabajo complejo. Pero no nos confundamos, la creatividad y las buenas ideas pueden coexistir con el orden y la claridad operacional, e incluso pueden volverse más fuertes en un ambiente organizado. Las ideas son maravillosas, ¿pero qué pasa si el cliente no puede notarlas debido a la incompetencia? En ese caso, las ideas no importan.
Superar este problema no es difícil. Todo lo que necesitas es incorporar nuevas tecnologías, como un software de gestión de proyectos que te apoye en cada paso de tus operaciones. Las funciones clave como la gestión de tareas, la comunicación centralizada, las plantillas, los informes y el control de tiempo, por nombrar algunas, pueden ayudar mucho a agilizar el flujo de trabajo de la agencia. Los procesos pueden organizarse, mejorarse y cambiarse, pero las fallas en el sistema se ven una sola vez.
Con la excelencia operacional, puedes asegurarte de que tus clientes potenciales reciban entregables de calidad y que se cumpla con las fechas de entrega que merecen.
Aprende a presupuestar
Es muy difícil saber el valor monetario real del trabajo creativo. Cuando la creación y la resolución de problemas son las áreas principales del trabajo, se torna casi imposible reconocer el costo de las horas trabajadas. Esto puede llevar a que la mayoría de las compañías basadas en el ofrecimiento de servicios cobren menos a sus clientes y a que manejen mal sus presupuestos.
La expresión “casi imposible” es fundamental.
Presupuestar un proyecto incluye: conocer el costo de cada hora trabajada y de los recursos necesarios. Para poder crear un presupuesto adecuado, necesitas calcular cuánto llevará realizar cada parte del proyecto para entregarlo a tiempo. Como mencionamos antes, el control del tiempo y la estimación de la longitud de las tareas son fundamentales para esto. Conocer las métricas de cada proyecto también te puede ayudar a presupuestar correctamente y, de esta forma, podrás establecer la tarifa adecuada para cada tipo de servicio ofrecido.
Retrabajo
Muchos clientes piden que se reformule un proyecto ya terminado, lo que implica que el trabajo extra a realizar no esté considerado en el presupuesto inicial. El retrabajo es un palo en la rueda de la optimización de tu agencia, y además, le quitan tiempo a los nuevos proyectos que sí generan dinero. ¿Cómo puedes superar este gran desafío de la industria?
El seguimiento es la forma de establecer mejores tarifas y negociaciones más fáciles. Si puedes acceder a la información de cada proyecto, puedes compartir la información de cuántas horas llevó terminarlo y los recursos utilizados como un punto de la discusión. Un registro organizado le permite a las agencias mostrar cuántos recursos podrían necesitarse para llevar a cabo un retrabajo y así, renegociar la tarifa.
El seguimiento es una solución simple y clara para los problemas de retrabajo y puede mejorar el flujo de trabajo y el margen de ganancias general.
Visibilidad operativa
La inteligencia de negocios requiere de información de negocios. Nadie puede tomar decisiones inteligentes de negocios si no tienen información. Tener una visibilidad completa y holística de tus operaciones es muy valioso para la optimización de tu agencia.
Esto es extremadamente útil para hacer un balance y evaluar los cambios en la agencia. Por ejemplo, puedes revisar la rentabilidad de cada servicio ofrecido y así analizar si te conviene seguir ofreciéndolos. También puedes analizar el rendimiento de los creativos y entrenarlos en las áreas donde no se desempeñan tan bien, lo que los ayuda a ellos y al equipo como un todo.
Puede parecer abrumador, pero la transparencia total ayudará a la relación que tengas con el talento y los hará entender las decisiones tomadas. Incluso puede beneficiar las relaciones con el cliente.
Retención de clientes
Como mencionamos antes, la comunicación clara y la transparencia son fundamentales para fortalecer las relaciones con los clientes. Esto puede ser difícil para empresas que siguen usando formas manuales o antiguas de organizar su información.
La automatización puede ser una solución simple para este problema. Los clientes valoran y se sienten cómodos cuando las agencias las muestran de forma simple y directa los procesos involucrados en sus proyectos. Mostrarle a los clientes los recursos utilizados para realizar un trabajo pueden ayudar mucho a la hora de discutir tarifas. Algunas soluciones incluso le permiten a partes externas tener acceso como invitados a la plataforma.
Las agencias suelen trabajar desde las sombras, aunque quizás compartan sus campañas exitosas en redes sociales. Pero los clientes no tienen idea de la cantidad de trabajo que hay por detrás de cada entregable, e incluirlos en el ciclo del proyecto puede beneficiar a ambas partes. De esa forma, los clientes entienden por qué cosas les están cobrando y las agencias pueden mostrar su progreso sin depender de entregables o informes.
La transparencia puede llegar a disminuir el retrabajo y hasta a convertir una relación entre clientes y agencias en un vínculo que beneficia a todos los involucrados.
Conciencia por la rentabilidad
Por último, debemos hablar de los desafíos de la rentabilidad. Tendremos en cuenta todo lo discutido y lo enfocaremos en obtener mayores márgenes.
Los presupuestos y la información de costos son muy valiosos, sí, pero poder revisar esta información en el desarrollo de un proyecto y no solo cuando termina puede cambiarlo todo para tu agencia. La rentabilidad es la clave para resolver todos los desafíos que mencionamos.
Los informes realizados en tiempo real pueden ayudarte a aumentar tus tarifas, a cambiar la dirección en medio de un proyecto respetando el presupuesto y a construir vínculos mejores y más duraderos con los clientes. Nada sería posible si no hubiera una función de control de tiempo y una inteligencia artificial basada en la automatización. Aunque todas las partes son importantes, un buen software conecta los beneficios y las funciones para alcanzar una solución integral.
En COR te estimulamos para que investigues y encuentres la plataforma que más satisfaga las necesidades de tu empresa. Nuestro software está dedicado a las compañías de servicios profesionales y está diseñada especialmente para ayudar a mejorar y agilizar los procesos y la recolección de información. Te invitamos a que le des una oportunidad y veas si nuestra solución integral encaja bien en tu agencia.
