En el apasionante mundo de las agencias creativas, nuestro enfoque principal suele estar centrado en la creatividad y en la implementación de estrategias innovadoras que dejarán asombrados a nuestros clientes. Sin embargo, no podemos perder de vista un aspecto fundamental que a menudo pasa desapercibido: la gestión interna. Esta gestión se convierte en un punto crítico cuando buscamos ser más eficientes, efectivos y rentables en nuestros negocios.
Uno de los desafíos más significativos que enfrentan las agencias creativas es el desvío de tiempo entre lo que se promete a los clientes y lo que realmente se ejecuta. Para asegurar la rentabilidad y la satisfacción del cliente, es esencial evitar estos desvíos y conocer con precisión la cantidad de horas que un proyecto puede requerir de nuestros colaboradores. Este conocimiento nos proporciona una base sólida para futuras negociaciones de tarifas.
Tras analizar las experiencias de más de 600 agencias, hemos descubierto que su objetivo principal es mejorar la rentabilidad. El 40% de ellas considera beneficioso tener una visibilidad completa de principio a fin de todas las operaciones de la agencia, mientras que el 37% se centra en las ganancias como su enfoque principal. El 23% restante busca mejorar la gestión de recursos. Estos datos revelan que muchos de los problemas en las agencias están relacionados con la visibilidad interna en diversos aspectos, como recursos, desvíos, entregables, retrabajos y capacidad operativa.
La Búsqueda de la Rentabilidad
La rentabilidad se ha convertido en el faro que guía a numerosos CEOs y CFOs en este sector altamente competitivo. Muchos de ellos admiten que sus proyectos no son rentables, llegando incluso a perder dinero debido a la falta de conocimiento preciso sobre las horas utilizadas por sus equipos. La clave para abordar este problema estructural en la gestión interna de las agencias es reconocer su existencia y tomar medidas para corregirlo.
Un dato sorprendente es que, tras conversar con numerosas agencias, descubrimos que ninguna de ellas basan sus respuestas en datos reales sobre la gestión interna de sus equipos. Además, el 59% de ellas admitió estimar los honorarios de los proyectos en función de experiencias pasadas en lugar de datos concretos. Esta falta de organización y enfoque en datos precisos puede arrastrar errores a lo largo del tiempo, dejando a las agencias con proyectos, tarifas y clientes que no son rentables.
En el competitivo mundo de las agencias creativas, entender y controlar la gestión presupuestaria es esencial para el éxito. Es crucial conocer la frecuencia con la que los presupuestos iniciales asignados a proyectos experimentan cambios. Nuestros hallazgos revelan que el 93% de las agencias reconocen que sus presupuestos iniciales suelen desviarse en algún momento de sus proyectos, mientras que solo el 7% nunca ha experimentado cambios en sus presupuestos.
Prácticamente todos los acuerdos iniciales de Scope of Work (alcance de trabajo) con los clientes tienden a sufrir desviaciones y modificaciones. Estas desviaciones se refieren a las diferencias entre la cantidad presupuestada inicialmente y la cantidad finalmente requerida al ejecutar un proyecto o campaña para un cliente.
El 74% de las agencias señala que estos problemas están relacionados principalmente con la falta de una gestión basada en datos. Además, el 50% de estos cambios ocurren después del inicio de los proyectos.
Necesidad de Cambiar un Presupuesto
Entre las razones principales para cambiar un presupuesto se encuentran las solicitudes de cambio por parte de los clientes, desviaciones en proyectos y sub-presupuestación o falta de personal. En ocasiones, se asigna incorrectamente una cantidad de colaboradores a un proyecto, lo que puede resultar en una gestión deficiente de la tarifa del proyecto, un problema que puede repetirse si no se identifica a tiempo. Es crucial contar con una herramienta de gestión de proyectos que ofrezca dashboards para cargar y visualizar datos en tiempo real, permitiendo identificar estas desviaciones.
Vender todas nuestras horas disponibles al mejor precio posible es un negocio óptimo para una agencia de publicidad. Nuestra materia prima es el tiempo, y cada hora representa ideas, estrategia y valor agregado. Por lo tanto, es crucial contar con un dashboard que presente todos los datos necesarios para tomar decisiones informadas.
Este enfoque también beneficia la relación con los clientes, ya que les brinda visibilidad sobre desviaciones, entregables, retrabajos y capacidad operativa. Con datos precisos, tanto las agencias como los clientes pueden tomar decisiones más informadas y estratégicas para lograr un éxito mutuo.
Conclusión
La gestión efectiva de proyectos y presupuestos se convierte entonces en el cimiento de la eficiencia, la efectividad y la rentabilidad en nuestros negocios. Nuestros hallazgos destacan la urgente necesidad de abordar los desvíos presupuestarios, la falta de visibilidad interna y la toma de decisiones basada en datos precisos en lugar de experiencias pasadas. Al hacerlo, las agencias pueden no solo alcanzar la rentabilidad deseada, sino también fortalecer sus relaciones con los clientes y garantizar un futuro exitoso en este competitivo entorno.
