Gestionar un presupuesto es una tarea delicada que requiere precisión, previsión y adaptabilidad. En el mundo de las agencias creativas, la naturaleza fluida de la creatividad puede entrar fácilmente en conflicto con la rigidez de un presupuesto. Es aquí donde la visibilidad juega un papel crucial.
La gestión de proyectos es tanto un arte como una ciencia. En el corazón de este equilibrio está la gestión del presupuesto. Para las agencias creativas, mantener los presupuestos bajo control es fundamental para ser rentables y alcanzar resultados positivos a corto plazo y largo plazo.
Entre lo planificado y lo real: Entendiendo los Desvíos en la industria
El 93% de las agencias informan desviaciones de sus presupuestos iniciales. Esta cifra es más que una simple estadística; es un llamado de atención sobre la necesidad de mayor visibilidad.
El origen de los problemas en la industria se relaciona directamente a los desvíos de tiempo. Estos desvíos pueden hacer que un proyecto pase a no ser rentable o que un recurso sea sobrevendido. Si una agencia busca mejorar la gestión de sus recursos, necesita conocer la capacidad de su equipo.
Se le denomina desvío a la diferencia que surge entre la cantidad presupuestada y la cantidad que finalmente resulta al momento de planificar un proyecto para un cliente, como ser una campaña. Dicha desviación se puede dar en cualquier partida de ingresos y de gastos.
La visibilidad no es simplemente una palabra de moda. Es la capacidad de ver claramente cada aspecto de un proyecto en tiempo real. Desde la asignación de recursos hasta el seguimiento del tiempo y el progreso, la visibilidad permite a las agencias mantener los proyectos en el camino correcto y que la toma de decisiones sea basada en datos reales.
La causa de los principales desafíos que enfrentan las agencias, es el desvío de tiempo entre lo vendido y lo ejecutado. Consumir más tiempo del estimado genera que los encargos rentables dejen de serlo y que los equipos que estarían disponibles para tomar nuevos proyectos terminen saturados de trabajo con requerimientos nuevos para el mismo tipo de entregable. Además, hoy la rotación de empleados en la industria está en su pico máximo y esto se debe, dentro del plano cuantitativo, principalmente a los sueldos de los colaboradores y su sobrecarga laboral.
“Hoy en día los fees no representan el valor total del trabajo”
El término «desvío» ha sido un dolor de cabeza persistente para las agencias. A simple vista, puede parecer un pequeño desajuste entre lo planificado y lo realizado. Pero, en realidad, estos desvíos tienen ramificaciones más profundas que pueden afectar la rentabilidad y la reputación de una agencia.
En la industria creativa, el tiempo es esencial. Cada hora cuenta, y cada hora no contabilizada correctamente puede llevar a pérdidas financieras y oportunidades perdidas. Los desvíos surgen cuando hay una falta de alineación entre las expectativas del cliente y la capacidad real de la agencia.
Este desequilibrio se puede atribuir a:
- Falta de comunicación clara con el cliente.
- Falta de una herramienta de gestión de proyectos robusta.
- No entender la capacidad real del equipo.
- Falta de visibilidad sobre la progresión real del proyecto.
Para superar estos desafíos, es esencial adoptar herramientas y prácticas que proporcionen transparencia y datos en tiempo real. Además, las agencias deben esforzarse por establecer una comunicación clara con sus clientes, definiendo claramente el alcance, las expectativas y los posibles desafíos.
Transparencia de los recursos asignados de cada proyecto y estimación del presupuesto
Es crucial que las agencias no vean la visibilidad simplemente como una forma de controlar los costos. En cambio, debe ser vista como una forma de mejorar la entrega del proyecto, fortalecer la relación con el cliente y, en última instancia, impulsar la rentabilidad.
En ausencia de visibilidad, surgen desafíos. Las solicitudes de cambios no planificados de los clientes, las estimaciones inexactas y las fechas límite ajustadas pueden hacer que un proyecto se desvíe rápidamente. Cada desvío puede impactar el resultado final y, lo que es más importante, la rentabilidad.
Tener una visión en tiempo real del progreso del proyecto también es esencial para la comunicación con el cliente. Al mantener al cliente informado y alineado con el proceso, se pueden gestionar las expectativas y garantizar la satisfacción del cliente.
¿Cuánto costará ejecutar tu proyecto? ¿Qué recursos se necesitan para ejecutar tu proyecto?
En la era digital actual, la cantidad de datos disponibles es abrumadora. Pero tener acceso a los datos no es suficiente; se necesita claridad. En primer lugar, las agencias deben ser capaces de desglosar y analizar estos datos para obtener una imagen clara de dónde se están gastando los recursos necesarios para el cada proyecto y si esos gastos están generando un retorno de la inversión deseado.
Las agencias necesitan demostrar al cliente con datos concretos cuales son las causas de los desvíos de tiempo y así llegar a la instancia de renegociación de fees. Gracias al correcto uso de una herramienta de gestión de proyectos, podemos conocer:
- cuánto tiempo le lleva a una agencia realizarlos
- qué fees contemplan según las áreas
- cuánto tiempo le lleva a un diseñador un proyecto según su seniority
- la comparación entre equipos al analizar la productividad
Una vez que esta información interna es recolectada, el paso natural para dar acceso a un cliente es mostrarlo. Cuando una agencia carece de información interna resulta muy difícil poder mostrarle sus procesos a un cliente externo. La primera gran recomendación es tener en claro el tiempo y los recuerdos humanos que llevan los proyectos.
Para lograr ser 100% transparentes, debemos comunicarle al cliente que las cotizaciones tienen valor monetario en:
- Tiempo invertido
- Conocimientos
- Creatividad
Soluciones innovadoras para visualizar la operación de la agencia
Desde el punto de vista tecnológico, las herramientas modernas de gestión de proyectos son esenciales para lograr esta visibilidad. Estas herramientas ofrecen una visión en tiempo real de cada proyecto, permitiendo a las agencias identificar y abordar desvíos antes de que se conviertan en problemas mayores. Esto debería ser uno de los objetivos estratégicos de toda agencia para buscar ser más rentables y lograr un proceso presupuestario justo y efectivo.
Sin una visibilidad clara, las agencias pueden encontrarse reaccionando a problemas en lugar de anticiparlos. La proactividad, alimentada por una visión clara del proyecto y del presupuesto, permite ajustes en tiempo real, lo que maximiza la eficiencia y minimiza las pérdidas.
