“La información es el nuevo petróleo” es una frase que se puede escuchar en todo el mercado; se dijo tantas veces que ya casi es absurdo. De todas formas, es una frase verdadera: la información es un bien valioso para cualquier negocio y compañía, y adquirir información nunca fue tan fácil. Con una variedad de herramientas y de soluciones de software dedicadas a esa acción específica, hasta el último emprendedor tecnológico puede obtener información sobre sus consumidores para entenderlos mejor.
El círculo se completó, y la pregunta hoy es cómo utilizar esa gran cantidad de información y cómo aplicarla para lograr mejores operaciones. Ese es el problema que intentaremos resolver hoy, y la respuesta parece bastante simple: inteligencia de negocios.
¿Qué es la inteligencia de negocios (BI)?
Empecemos con lo básico. La inteligencia de negocios (Business intelligence o BI, por sus siglas en inglés) puede ser una mentalidad y una forma de manejar una compañía, así como también la tecnología que permite la recolección, clasificación, la contextualización y el análisis de los datos de las operaciones. Esto incluye el uso de herramientas de inteligencia de negocios, soluciones y otras funciones dedicadas al negocio. Estas herramientas transforman la información “cruda” en informes digeribles y relevantes que ayudan al proceso de toma informada de decisiones.
Las funciones y los softwares de la inteligencia de negocios suelen tener cuatro subsistemas o partes. El primero es un almacenamiento digital de información que aloja la información de la compañía de forma centralizada. Esta información es de fácil acceso para las herramientas analíticas del negocio. El proceso es supervisado y controlado por una función de rendimiento comercial que realiza un seguimiento del progreso. Por último, los softwares cuentan con una interfaz de usuario en forma de tablero que ayuda con uno de los aspectos más prácticos de estas herramientas: la visualización de información.
Las soluciones de BI son un bien muy valioso del mercado actual: con el aumento de información a analizar en el mundo de la “big data”, se ha vuelto imposible evaluar tantos datos de forma manual o analógica. Como la cantidad de información está en constante aumento, muchas compañías emplearon el uso de BI, impulsado más que nada por la inteligencia artificial, para entender la creciente cantidad de datos de manera rápida y económica. La toma de decisiones comerciales basada en la información es lo que separa a una compañía relevante y competitiva de sus rivales.
¿Dónde se utiliza la BI?
En realidad, sería más fácil preguntar: “¿Dónde NO se usa la BI?” Todas las partes y los pasos de una operación comercial pueden mejorarse y optimizarse con el uso de la inteligencia de negocios, desde las ventas al marketing hasta los departamentos de operaciones y finanzas. Si hay objetivos comerciales, entonces la BI puede ayudar.
Los beneficios principales de usar una herramienta así son simples: análisis cuantitativos relacionados a la rentabilidad de las tareas y los proyectos, la medición de rendimiento, el uso de indicadores claves de rendimiento (o KPI, por sus siglas en inglés) y de métricas, la adquisición de opiniones del cliente y la búsqueda de áreas que necesiten algunos cambios.
La inteligencia de negocios brinda distintas opiniones a áreas y posiciones diferentes. Los analistas y científicos de datos son los individuos más obvios que se benefician de estos sistemas, ya que pueden utilizar esta información centralizada para entender dónde yacen las nuevas oportunidades de negocios y recomendar el mejor curso de acción para los líderes.
El equipo de finanzas puede aprender información valiosa sobre los factores que impactan en los márgenes de ganancias y en las pérdidas de su compañía. Al tomar en consideración los datos financieros y teniendo conocimiento de los departamentos de operaciones, de marketing y de ventas, pueden ampliar sus horizontes contextuales y adquirir una mejor visión al momento de sugerir acciones.
El equipo de marketing puede realizar un mejor seguimiento de las métricas de iniciativas específicas de marketing provenientes del depósito central digital. La inteligencia de negocios brinda una solución de seguimiento en tiempo real que permite mejores mediciones de todos los esfuerzos llevados a cabo por el equipo, y esta es información valiosa para futuras campañas. La visibilidad de cómo cada proyecto y acción influye en el rendimiento se puede compartir con los departamentos que lo necesiten, lo que crea un espacio de trabajo más colaborativo en donde cada departamento nutre a los otros equipos.
Los gerentes operacionales y de ventas utilizan tableros BI y KPIs con regularidad para obtener una visualización rápida de información compleja, por ejemplo, de la influencia de un descuento en las ventas generales, el comportamiento y el valor de los clientes, el rendimiento de los representantes de ventas y el estado de los procesos de ventas. Los gerentes de operaciones pueden ahorrar muchísimo tiempo y recursos al utilizar la inteligencia de negocios para analizar las métricas de la cadena de suministros y ver si hay una forma de agilizarla y cómo hacerlo. Todos los departamentos pueden beneficiarse de la BI en algún punto, los únicos límites son el pensamiento creativo y la mentalidad de resolución de problemas.
El valor de la inteligencia de negocios
El valor principal de la BI es su capacidad de presentar decisiones basadas en la información, y el valor que esto nos da es el conocimiento sobre los pormenores internos de un negocio. La inteligencia de negocios nos brinda la habilidad de transformar grandes porciones de datos en información clave que impulse acciones positivas para el balance general de una compañía u operación.
La forma en que las herramientas BI hacen esto es evaluando información de las estimaciones pasadas, presentes y futuras y analizarlas. Los informes descriptivos, predictivos y prescriptivos ayudan a las compañías en su negocio de rutina, y brindan información sobre:
- La obtención de un panorama claro sobre el estado actual de las operaciones y sobre presupuestos rentables mediante tableros, herramientas de informes y cuadros de mando.
- La visualización de áreas problemáticas y problemas persistentes.
- La proyección de eventos y rendimientos de bienes a través de la búsqueda de información, la estimación de predicciones y el aprendizaje automático.
- Las razones para tomar determinadas acciones específicas.
- La optimización y la simulación de decisiones para alcanzar la mejor rentabilidad posible.
- El contraste entre el rendimiento actual contra el de la competencia y descubrir la ventaja competitiva propia.
Cómo mejorar tu inteligencia de negocios y hacer líder a tu compañía
Hay muchas soluciones disponibles en el mercado actual. La inteligencia artificial y la de negocios dan un poco de miedo si nunca las utilizaste, pero estas herramientas son bastante directas. Hay muchas formas de implementar la mentalidad de inteligencia de negocios combinando softwares con fuentes de datos como Google Analytics.
Incluso en las pequeñas compañías, los emprendedores pueden adquirir información valiosa de estas soluciones. Los conceptos claves para tener en cuenta son:
- Análisis de datos: es la base de cualquier herramienta de BI, y el resultado es la extracción de tendencias e información sobre asuntos pasados y presentes.
- Búsqueda de información: es la base del fundamento. Hay muchas formas de hacerlo, y la mayoría son fáciles de implementar. Se trata simplemente del uso de estadísticas, de grupos de datos (incluso en interfaces de programación de aplicaciones con herramientas CRM, o de gestión de relaciones con el cliente) y de aprendizaje automático para descubrir tendencias, y con estos patrones uno puede adquirir un entendimiento más profundo de varios factores como el comportamiento del consumidor o del pronóstico del mercado.
- Tableros: estos funcionan para presentar los conceptos anteriores de forma limpia e intuitiva. Uno tiene a simple vista los indicadores claves de rendimiento (o KPI, por sus siglas en inglés), las métricas analíticas y otra información relevante a tener en cuenta en la toma de decisiones.
- Modelos de visualización: esta función convierte informes en tablas u otras ayudas visuales para facilitar la incorporación de conocimiento.
Todas estas funciones siguen evolucionando y desarrollándose. La mayoría de las soluciones de softwares que pueden realizar estas tareas están impulsadas por inteligencia artificial y se utilizan en un formato basado en la nube, de fácil acceso para los colaboradores, sin importar su ubicación geográfica.
¿Por qué es tan importante la BI para los negocios?
El gran talento y los gerentes brillantes son los que hacen avanzar un negocio, pero con tantas variables e información necesaria para tener éxito, necesitan apoyo.
La inteligencia de negocios permite una conexión y una colaboración más profunda en todos los rincones de un negocio.
Al administrar tu propio departamento, un buen contexto ayuda a tomar mejores decisiones y establece un ambiente colaborativo donde todos se ubican del mismo lado del equipo. La cultura de una compañía puede beneficiarse de una gestión transparente de la información y con mayor acceso. El silos del conocimiento es algo del pasado.
La velocidad de estos sistemas ayudaron a obtener ventajas para planificar y completar informes bimestrales. La inteligencia de negocios es un bien valioso a la hora de gestionar planificaciones y recursos, ya que puede automatizar tareas tediosas y que consumen tiempo. y lo bueno es que estas funciones funcionan tanto en equipos de 10 personas como de 10.000. Muchos softwares ayudan a la escalabilidad, y algunos incluso pueden incluir a colaboradores externos para participar en ciertas acciones.
Las funciones de informes se pueden utilizar de muchas maneras y permiten la examinación cruzada de muchas variables. Además, pueden analizar el rendimiento de los equipos al trabajar con ciertos clientes o utilizar varios niveles de fuentes de datos para llevar a cabo análisis más detallados.
Estas ayudas visuales y funciones de informes empoderan a las empresas para que entiendan mejor sus operaciones actuales y compararlas con las de la competencia. La inteligencia de negocios toma todo esto y mejora el estado de una compañía para que pueda desarrollar nuevos proyectos y crecer en un nivel comercial. El apoyo brindado por la BI a la hora de tomar decisiones basadas en la información se puede ver en la diferenciación y en los márgenes mejorados de una compañía. La inteligencia de negocios puede agilizar las operaciones diarias al detectar problemas que podrían haber pasado desapercibidos. La BI también aumenta la satisfacción de los empleados y los clientes al analizar la retroalimentación que ellos brindan enfocándose en pequeños problemas presentes en la compañía que podrían no haber parecido lo suficientemente importantes para que el grupo de talento lo informe. La inteligencia de negocios también puede ayudar a las oportunidades profesionales y ofrecer entrenamiento a empleados valiosos que necesitan algo de conocimiento extra para destacarse en el negocio, así como también analizar el comportamiento del consumidor y ofrecer analíticas en tiempo real sobre sus interacciones con la compañía.
La forma más relevante en la que la BI ayuda a los negocios es mejorando sus balances e impulsando la rentabilidad.
¿Cómo se transformaron el marketing y las ventas por la inteligencia de negocios?
Con los avances de la inteligencia artificial y de negocios, los profesionales de marketing y de ventas utilizan estas herramientas, realizan un seguimiento de las compras de los clientes y del rendimiento de los productos y optimizan los canales de marketing para impulsar las conversiones al mismo tiempo. La inteligencia de negocios puede ayudar a reducir las horas malgastadas en tareas manuales que podrían ser automatizadas, a impulsar las ventas y a realizar seguimientos detallados de las campañas de marketing digital.
Inteligencia de negocios en ventas
La competencia nunca fue tan feroz, pero con la implementación de softwares de BI y de inteligencia artificial, las empresas de servicios profesionales pueden tener un registro de productos y entregas, lo que les da una retroalimentación en tiempo real a los representativos de ventas y un mejor servicio a los clientes.
El conocimiento que brinda la inteligencia de negocios se puede utilizar para pensar en cuál es la mejor estrategia de ventas. Por ejemplo, podría ayudar a una empresa a impulsar las ventas en sus clientes existentes y a trabajar en su retención. Esto es más rentable que adquirir nuevos clientes. Las herramientas BI pueden ayudar a tener un control de lo que los clientes existentes están comprando, cuál es su comportamiento en relación a la marca y con esa información, pueden ofrecer nuevas posibilidades y dirigirles oportunidades de ventas más personalizadas.
La inteligencia de negocios también puede hacer cálculos informados y basados en datos, lo que minimiza las posibilidades de cometer errores a la hora de planificar, de crear presupuestos y de administrar inventarios. Pedir la cantidad correcta de productos puede disminuir los costos de producto y almacenamiento y optimizar los tiempos de entrega. Las soluciones BI pueden ayudar a entender la respuesta de los clientes ante las campañas de ventas, lo que mejoraría la asignación de recursos para dedicarlos a campañas que funcionen mejor.
Inteligencia de negocios en marketing
Cuando pensamos en agencias de marketing y de marketing digital, la inteligencia de negocios puede jugar un papel fundamental en muchos de los aspectos fundamentales de la planificación y la investigación.
A la hora de entender y revisar grandes cantidades de información, pueden surgir algunos problemas, como encontrar las mejores tendencias de acción. La BI puede extrapolar los patrones de la “big data” para plantear las preguntas adecuadas de marketing que definan las métricas y los KPI relevantes de la agencia y sus objetivos.
Una de las cosas más importantes para el marketing es entender y definir a la audiencia meta, ya que el mensaje que se envía debe ser presentado a las personas correctas en el momento adecuado. Los softwares de inteligencia de negocios pueden recolectar información de los clientes de grupos relevantes mediante muchas plataformas online y presentar una visión unificada de sus patrones de compra, productos preferidos, edad, ubicación, género y más.
Toda esta información se puede procesar fácilmente y convertir en informes y gráficos. Cuando se deben tomar decisiones urgentes, debes poder presentar el conocimiento obtenido de forma rápida y eficaz. Si tu agencia necesita pasar días analizando informes pobres y complejos, entonces esos días se pierden y mejoran las posibilidades de los competidores más eficaces.
Objetivos y decisiones de marketing basados en la información
La inteligencia de negocios puede funcionar de maravilla para las agencias digitales. Este tipo de herramientas le permite a los especialistas de marketing obtener información valiosa sobre las preferencias, los deseos y los comportamientos de compra de los clientes. Con estos datos, las agencias pueden crear campañas de marketing más eficientes, dirigirlas a una audiencia precisa y obtener mejores resultados.
Aumentar los esfuerzos de marketing e impulsar la colaboración sobre la información de las ventas puede ayudar a optimizar las campañas. Cuando se hacen las preguntas adecuadas, puedes mejorar la definición de los KPI relevantes para los servicios y proyectos que ofreces en el presente. Si cuentas con esta información, hasta puedes justificar tus ideas y las negociaciones de tus tarifas, lo que mejora el valor y la rentabilidad del servicio profesional brindado.
Otro lado de la BI es que ayuda a la posibilidad de tomar decisiones basadas en la información y compartir las razones detrás de estas decisiones con los ejecutivos y las partes interesadas. Crear un clima más transparente mejora la moral y fomenta la colaboración.
Campañas de marketing optimizadas
Las soluciones de inteligencia de negocios realizan un seguimiento y analizan el rendimiento de las campañas en tiempo real, y hasta las pueden comparar con la información histórica de la agencia. Estas funciones de análisis comparados pueden mejorar la optimización de los proyectos y de las campañas de marketing presentes y futuras. Con estas soluciones, las agencias pueden ver exactamente cómo rinde un proyecto y obtener visibilidad del conocimiento sobre qué servicios son más rentables y cuáles deberían dejar de ofrecerse debido a su costo y resultados pobres.
Algunas estrategias de marketing requieren de mucho trabajo, tiempo y esfuerzo, y la conclusión lógica sería que los resultados reflejen esto. Pero quizás haya algo más allá del alcance de la comprensión humana que tiene un efecto negativo.
La inteligencia de negocios puede aislar el problema y hacer que la agencia lo resuelva. Tal vez, este tipo de proyecto necesita un plazo de entrega mayor, y eso solo alcanzaría para que sea rentable, o quizás, tercerizar una parte del trabajo sería mejor para el balance. La BI es la diferencia entre tener una corazonada sobre qué cosa no funciona y saber con seguridad para poder cambiarlo para mejor. Después de utilizar analíticas rentables y predictivas, una agencia puede volverse más rentable y mejorar su optimización de presupuestos, precios y asignación de recursos.
Procesos rápidos de informes y datos de calidad
Algunas de las mejores acciones de marketing se lograron en poco tiempo. Recordemos la campaña de redes sociales de Oreo y su tuit sobre “Igual puedes anotar en la oscuridad”: un apagón, una idea, una ejecución rápida y una gran respuesta del público. Brillante y relevante. La parte relevante es prueba de las buenas y significativas acciones de marketing, pero para ser relevante debes ser rápido y estar al día con las cosas que suceden.
Muchas agencias dependen de la recolección confiable e instantánea de datos para generar las mejores acciones posibles, pero el problema yace en que, hoy en día, contamos con muchísima información para analizar. El tiempo que se pierde en obtener información y procesarla para transformarla en informes es mucho, y una cantidad así de información necesita de mucho análisis para poder ser administrada. La inteligencia de negocios, impulsada por la inteligencia artificial, puede resolver este problema gracias a sus funciones de generación de informes automática.
Los tableros, los gráficos, y hasta los diagramas de Gantt pueden brindar un panorama veloz y en tiempo real de una campaña actual, lo que a su vez provee datos valiosos para seguir trabajando de manera informada. Por ende, los equipos pueden recomendar cambios y correcciones mientras el proyecto sigue en curso y en pie. Estas funciones también permiten la creación de alarmas y notificaciones.
En COR tenemos una larga trayectoria de trabajo con agencias de marketing: valoramos su trabajo y deseamos empoderarlas para que actúen y cambien la industria del marketing para mejor. Queremos que obtengan un mejor entendimiento de sus operaciones internas, mejores ganancias y una mayor apreciación de sus capacidades de negocios. Si quieres mejorar tu inteligencia de negocios, te alentamos a que hagas lo mismo que nuestros exitosos socios ¡y que pidas una prueba hoy!
