Tener una comprensión clara y transparente de las operaciones diarias es la principal clave para tomar decisiones informadas y eficaces.
La optimización de la rentabilidad comienza con la transparencia y visibilidad interna de proyectos y recursos. La falta de visibilidad en este aspecto puede llevar a una subutilización de los recursos y una disminución de la rentabilidad. La transparencia no solo construye relaciones sólidas con los clientes al compartir los procesos internos, sino que también es esencial para la gestión eficaz del tiempo y recursos.
En el sector de los servicios profesionales, la entrega a tiempo y las estrategias son fundamentales, pero igualmente crítica es la gestión interna para ser eficientes y rentables. Una gestión transparente implica tener una visibilidad completa de las operaciones, lo que permite evitar desvíos de tiempo y estimar de manera precisa las horas dedicadas a cada proyecto. Este conocimiento es vital para la renegociación de tarifas y evitar problemas comunes como la disparidad entre el trabajo vendido y el ejecutado.
El primer paso para dejar de pensar en la visibilidad como un problema y transformarla en un beneficio, es tener plasmada toda la información del proyecto en un mismo lugar y así poder identificar los desvíos.
La visibilidad centralizada: el primer paso
Tener visibilidad de los desvíos con el cliente, es decir de la diferencia entre las horas reales invertidas y las horas presupuestadas al inicios, permite obtener un terreno más confiable para negociar las tarifas.
Datos concretos sobre el tiempo y los recursos empleados en los proyectos son esenciales para comunicar al cliente el valor del trabajo realizado, incluyendo el tiempo, la creatividad y los conocimientos aportados.
Además, la gestión de proyectos y la disponibilidad de dashboards para una visibilidad real-time son cruciales para identificar desviaciones y mejorar la comunicación con los clientes. Esto incluye la visibilidad de desvíos, entregables, retrabajos y capacidad operativa, fundamentales para la correcta asignación y gestión de recursos.
Las empresas que brindan servicios profecionales necesitan demostrar al cliente con datos concretos cuales son las causas de los desvíos de tiempo y así llegar a la instancia de renegociación de tarifas. Gracias al correcto uso de una herramienta de gestión de proyectos, podemos conocer estos datos.
La planificación de la capacidad y el seguimiento de los proyectos son herramientas fundamentales que solo pocas consultoras utilizan adecuadamente.
La visibilidad en los procesos con los clientes, nos permite lograr un feedback fluido, nos permite detectar desvíos rápidos, o identificar sobre pedidos de una manera más ágil, permitiendo abordar el tema a tiempo, logrando así alinear las expectativas y prioridades del proyecto en sí y con los tiempos de entrega. Tener esta visibilidad y tener una herramienta donde poder centralizar toda esta data y comunicación con el cliente es clave para la buena relación con el cliente.
Anticipación y Gestión Estratégica
La clave está en anticiparse a los análisis post mortem de desvíos y de instancias de renegociación contextualizadas con datos concretos y cercanos en el tiempo (no es que se reclaman por cosas que pasaron hace 6 meses, se pueden hacer instancias de checkpoint mucho más cercanas.)
La transparencia y la gestión estratégica pueden transformar la relación con los clientes y anticipar necesidades de renegociación, evitando conflictos tardíos.
Mediante un seguimiento meticuloso del tiempo y la demostración del impacto tangible de la gestión de recursos en los resultados del proyecto, las consultoras pueden infundir confianza y fomentar asociaciones a largo plazo basadas en el respeto y la comprensión mutua, logrando negociar tarifas más justas basadas en datos reales y actualizados.
La visibilidad permite conocer qué servicios, clientes o proyectos contribuyen o restan a tu rentabilidad.
Es fundamental hacer ajustes en los presupuestos/SOW iniciales. Definir y acordar un scope of work inicial, monitorear su ejecución y adaptarse a cambios y nuevas solicitudes son pasos clave para mantener proyectos y relaciones rentables. Este enfoque previene problemas como bajos salarios, alta rotación y pérdida de talento, asegurando el éxito y la diferenciación de la empresa en el largo plazo.
Resumiendo, el proceso es “definimos/acordamos un SOW inicial”. Comenzamos a ejecutar y la clave es mostrar cómo venimos vs ese SOW. A las marcas tampoco les conviene que una consultora no tenga clientes/proyectos rentables. Quizá en el corto plazo sí, pero en el largo, esto se transformará en > bajos salarios > rotación > pérdida de talento > pérdida de diferencial > pérdida de clientes por falta de valor agregado.
Identificación de clientes rentables y no rentables
Obtén una imagen completa de todos los tipos de servicios que ofreces, para poder discernir cuáles de ellos te están siendo rentables y cuáles requieren ajustes. Evita concursar por servicios que puedan generar pérdidas y competir por campañas que no se alinean al valor del tiempo de tu equipo.
Las nuevas tecnologías pueden ayudar a predecir rentabilidad en tiempo real y negociar mejores tarifas.
- Identificar a los clientes y proyectos que aportan o restan a tu rentabilidad: A través de dashboards, podes obtener información de los clientes y proyectos más rentables vs los que más facturan. Es fundamental para tomar decisiones para corregir la rentabilidad de tus proyectos antes de finalizarlos en pérdida.
- Entender cuáles son los servicios que aportan rentabilidad a tu negocio: Obtén una imagen completa de todos los tipos de servicios que ofreces, para poder discernir cuáles de ellos te están siendo rentables y cuáles requieren ajustes. Gracias al análisis de las horas presupuestadas, horas estimadas y horas invertidas, en tiempo real podrás tomar decisiones que favorezcan tu rentabilidad.
Conclusión
El primer paso es manejar nuestras operaciones basadas en información para, con ello, brindar visibilidad a nuestros clientes.
Los datos reales y el acceso a la información sobre los avances de cada proyecto, los retrabajos y el estado de cada uno, generan mayor transparencia y confianza con los clientes para negociar tarifas más justas.
