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¿Por Qué las Agencias Pequeñas Necesitan de la Gestión de Proyectos?

¿De qué vamos a hablar en este artículo?

Las organizaciones que no le dan importancia a la gestión de proyectos experimentan un 50% más de fracasos en los proyectos que aquellas que la valoran.

Esta es una pérdida para las organizaciones en muchos sentidos: no importa el proyecto en particular, sino que esas empresas perderán tiempo y dinero. Además, su reputación se verá afectada e impactará en futuros proyectos y en las relaciones con los clientes, por lo que podrían perderse oportunidades de negocios.

Todos los proyectos exitosos requieren de la experiencia de un project manager fuerte y de una metodología cuidadosamente definida. No importa qué tipo de organización lideres: ya sea una startup, una empresa con años de carrera, una gran corporación o una pequeña agencia, debes poder depender de las habilidades y competencias de un individuo o equipo calificado para completar proyectos.

En las agencias pequeñas, los project managers son miembros fundamentales del equipo. Sí, tal vez operes con un presupuesto ajustado, pero esta relación es vital para solidificar tu reputación o para construir una desde cero. Los project managers son los que se comunican tanto con las partes interesadas como con el equipo de marketing. Ellos establecen y controlan las metas a cumplir, eligen e instruyen a los equipos sobre los mejores softwares de gestión a utilizar en iniciativas específicas, establecen plazos de entrega y definen los modelos de fijación de precios. 

Estas son solo algunas de las tareas que llevan a cabo los project managers, y esa es solo una parte de por qué son tan importantes para el equipo. A pesar de que operan detrás de escenas, son fundamentales para el ciclo de vida de los proyectos.

gestión de proyectos

¿Qué lugar ocupan los project managers en las agencias creativas?

Los project managers hacen más que crear listas y actualizar planillas de excel y listas de tareas. En las agencias, este individuo es el pilar de la organización.

Las campañas de redes sociales, la publicidad digital, el marketing de correo electrónico y las revisiones de páginas web son algunos de los ejemplos de los tipos de proyectos realizados por las agencias de marketing, y el project manager es quien se asegura de que se lleven a cabo de acuerdo a los estándares más altos.

Esencialmente, el project manager actúa como intermediario y crea un sentido del orden. Sus responsabilidades incluyen:

  • Establecer una línea de tiempo para el proyecto y sus parámetros
  • Realizar un control del tiempo que tardan los individuos en completar las tareas
  • Pronosticar el presupuesto necesario para el proyecto
  • Elegir y establecer sistemas de gestión de proyectos para completar iniciativas
  • Considerar el alcance del trabajo
  • Comunicarse con los miembros del equipo y con las partes interesadas
  • Determinar los entregables claves
  • Definir los requerimientos y asegurarse de que todos los entienden
  • Controlar el progreso del proyecto e involucrarse si hiciera falta
  • Supervisar el flujo de trabajo y delegar responsabilidades
  • Hacerse cargo de la gestión de recursos (si la agencia contratara a alguien para esto, entonces debería trabajar de cerca con ese individuo)
  • Promover el trabajo en equipo y un espíritu colaborativo

Beneficios de la gestión de proyectos en tu agencia

  • Mejoras en la eficacia y en la calidad de los servicios 

Una de las mayores responsabilidades de un project manager es agilizar los procesos. En otras palabras, mejoran la eficacia de tu organización para que desarrolles tus actividades más rápidamente. Esto también te permite aumentar la productividad.

Esto se debe a que los project managers hacen básicamente “todo”, pero lo hacen detrás de escenas. Ellos dividen el proyecto en partes manejables y las asignan a los miembros del equipo que mejor equipados están para realizarlas. También establecen fechas de entrega y metas apropiadas para cumplir en el camino.

Esto no solo hace que el proyecto sea más digerible para todos los involucrados, sino que también clarifica las expectativas. Así, los miembros del equipo entienden lo que deben hacer y cuándo, y como consecuencia, las partes interesadas saben qué esperar en términos de resultados.

  • Agilizar el proyecto

Esto va de la mano de la eficacia en los procesos. Los project managers simplifican el proceso de desarrollar y presentar un nuevo producto a marketing. Ellos disminuyen la necesidad de tardanzas extensas y te permiten visualizar los varios aspectos del proyecto de forma más realistas, desde cuándo entregarlo hasta el manejo de las expectativas y la reunión de requisitos para cumplir con las necesidades del cliente. 

Esto reduce el estrés y los dolores de cabeza que los equipos suelen experimentar durante el ciclo de vida del proyecto, y también te permitirá ubicarte en un suelo sólido ante los clientes y partes interesadas, lo que ayudará a consolidar la fuerte reputación de tu agencia.

  • Rendimiento óptimo

Las pequeñas agencias suelen pedirle a los empleados que se hagan cargo de distintas tareas. Esto es normal, ya que los recursos, incluido el personal, se aprovechan al máximo. Y aunque es trabajo de todos esforzarse por completar un proyecto y que sea exitoso, la gestión de proyectos no debería ser la responsabilidad de todo el equipo.

Esta es la razón por la que contar con un project manager dedicado es tan importante. El hecho es que todos tienen su área de especialidad, y si por ejemplo, un manager de redes sociales tuviera que realizar las tareas de un profesional cuyo trabajo sí que es la gestión de proyectos, entonces acabarían sobrepasados de trabajo. Pero cuando introduces a un project manager dedicado que tiene la experiencia, las habilidades y el conocimiento necesarios para respaldar sus tareas, entonces los otros profesionales tendrán el tiempo necesario para dedicarle a sus responsabilidades reales.

Esto es necesario para el éxito general del proyecto. Así, el equipo podrá concentrarse en sus tareas y optimizar su rendimiento contribuyendo con las habilidades y cualidades que poseen.

  • Detectar amenazas

Existen muchos desafíos y obstáculos a los que tu equipo se tendrá que enfrentar para alcanzar el éxito en los nuevos proyectos. Afortunadamente, los project managers son expertos en identificar estas amenazas antes de que generen caos en tu empresa y tu proyecto.

Considera el síndrome del lavadero (o scope creep), por ejemplo. Esto sucede cuando un proyecto supera los límites de los requerimientos establecidos junto al cliente desde el inicio. Si las partes interesadas añaden más tareas a cumplir, entonces el proyecto puede volverse difícil de manejar y pasarse de lo delimitado en el presupuesto y los tiempos de entrega.

Los líderes de las agencias de marketing saben la frecuencia con la que esto puede suceder, pero un project manager habilidoso es capaz de evitar que esto suceda y que el síndrome del lavadero descarrile el proyecto. Los project managers se aseguran desde el inicio que las partes interesadas comprendan lo que pasaría con el proyecto y sus componentes si solicitaran más requerimientos y establecen los límites del trabajo en un texto para que los clientes lo firmen con el fin de evitar problemas.

Si eso no alcanzara para disuadir a las partes interesadas de “inflar” el proyecto con más tareas, entonces un profesional trabajará con ellas en tiempo real para ayudarlas a priorizar sus solicitudes y reconfigurar el presupuesto y la línea de tiempo.

En caso contrario, reconocerán las habilidades o competencias específicas que faltaran en el equipo y trabajarán de cerca con los líderes para garantizar que exista una forma de llenar los vacíos, sean obvios o no.

  • Mayor escalabilidad

Tal vez tu agencia de marketing sea pequeña ahora, pero lo más probable es que no se mantenga así para siempre. ¿Pensaste en un futuro donde aceptes una gran cantidad de proyectos?

Esta es otra razón importante por la que necesitas de un project manager en tu organización. A medida que creces, este profesional te ayudará a administrar los proyectos y los clientes que adquieras, y son fundamentales para mantener todo en orden y que puedas continuar completando proyectos con éxito mientras mantienes los estándares de calidad que tus clientes esperan.

Entretanto, ellos también pueden establecer un sistema para que los proyectos se mantengan en el camino correcto al mismo tiempo que tu agencia alcanza un mayor nivel de escalabilidad y crece en términos de tamaño y trabajo. 

  • Controlar el progreso

Quizás tu equipo cuente con un sistema establecido de gestión de proyectos. Tal vez ya utilices un software como Trello para delegar actividades y responsabilidades y realizar un seguimiento del progreso.

Pero hay algo mejor que la tecnología, y eso es un profesional dedicado que la utilice. El trabajo de tu project manager será supervisar el progreso del proyecto y de las iniciativas o metas específicas a cumplir en camino a completarlo. Si hubiera obstáculos (que los habrá), ellos detectarán el problema de inmediato, y desde allí, tomarán las decisiones necesarias para solucionarlo para que no interfiera con los resultados. 

  • Poner orden

Cuando no cuentas con un sistema bien definido, entonces los proyectos podrían volverse caóticos, y eso es algo que no quieres que forme parte de tus procesos. El project manager es el individuo responsable de introducir una estructura que delimite las responsabilidades, realice un seguimiento de las tareas y más.

Los project managers también actúan como intermediarios, y son quienes se comunican con el cliente, con las partes interesadas y con los equipos para clarificar objetivos, requerimientos, plazos y otros elementos del proyecto. Este rol es extremadamente importante: sin él, la comunicación sería muy confusa.

Al fin y al cabo, el project manager establece un sentido del orden en más de una forma, y ese orden es muy necesario para los equipos creativos.

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Cómo hacer que la gestión de proyectos genere valor

En el mercado altamente competitivo de hoy, las agencias deben encontrar una forma de distinguirse del resto. Hay muchas formas de lograr esto, y la más obvia es promocionando tus servicios como únicos y creativos.

De todas formas, la fortaleza de tu equipo también es un aspecto importante de tu valor como agencia, y un project manager calificado y habilidoso es un miembro fundamental de ese equipo.

Esencialmente, la gestión de proyectos es un servicio que funciona como complemento y te ayuda a generar confianza en tu cliente, ya sea existente o potencial. Tal vez tu project manager se especialice en ciertas metodologías como la ágil (o Agile), o quizás cuente con una certificación PMP (Project Management Professional). Estas calificaciones sin dudas impresionarán a los clientes.

Asimismo, el project manager también puede demostrar el valor de tu agencia y del equipo, ya que pueden exhibir las estadísticas de los proyectos que completaron con éxito bajo su liderazgo y guía. Y como actúan como intermediarios, también cuentan con la información importante sobre cómo funciona la agencia y qué le ofrecerían a los clientes. Ellos mostrarán tu portfolio y le darán a los clientes (que son consumidores potenciales) información sobre cómo trabaja tu agencia y cuáles son sus cualidades.

Desafíos de gestión de proyectos en las pequeñas agencias

Habiendo dicho lo que dijimos, existen complicaciones y obstáculos que podrían surgir, incluso cuando cuentas con un project manager. Afortunadamente, se pueden abordar estos desafíos cuando eres consciente de la amenaza que presentan.

1. Comunicación

La comunicación es un desafío en todos los ambientes de trabajo, y ahora que muchos de nosotros trabajamos de forma remota, se volvió un obstáculo aún mayor. Con eso dicho, no es imposible delimitar un sistema de comunicación infalible que funcione para cualquier agencia de marketing, incluso en medio de tiempos caóticos.

Entonces, ¿qué hay que hacer? Es el trabajo del project manager establecer este sistema y actuar como mediador para el equipo y los clientes, así como también garantizar que todos los miembros del equipo, ya sea aquellos de tiempo completo o no, se comuniquen bien entre sí. 

Como ya mencionamos, el project manager funciona como enlace, y como tal, deben determinar la mejor forma para comunicarse con cada parte interesada y miembro del equipo.

Por ejemplo, quizás decidan utilizar Slack para los mensajes cortos o aquellos de rutina como los controles, las preguntas rápidas y más. Por otro lado, tal vez Zoom sea necesario para las reuniones más importantes o que involucren a más personas.

El punto es que aunque la comunicación suele ser un desafío para las agencias, no es uno insuperable. Requiere de coordinación y colaboración, pero si cuentas con un project manager talentoso que facilite estas acciones y actúe como intermediario, entonces te darás cuenta que no era el obstáculo que pensaste que sería.

2. Colaboración en el equipo digital

Aunque el project manager actúa como intermediario, ese no es su único rol. Hoy en día, casi todas las agencias de marketing incorporan actividades digitales, incluso si realizan otras formas de marketing, como publicidad impresa o de televisión. El project manager tiene un papel fundamental a la hora de llevar a cabo campañas de marketing digital o actividades, y va más allá de funcionar como enlace para el equipo creativo.

La colaboración de los equipos digitales es un obstáculo, por supuesto. Todos tienen personalidades distintas que pueden no funcionar bien juntas en todas las circunstancias. Además, existe el hecho de que muchos equipos están trabajando de forma remota, sumado a muchas otras dificultades adicionales.

Para solucionar esto, necesitas un project manager que tenga experiencia con esos problemas y que también haya trabajado en el sector del marketing digital. En otras palabras, también deben ser profesionales de marketing, ya que si conocen los pormenores del proceso del marketing digital por haber trabajado en ese área, entonces estarán bien equipados para brindar retroalimentación, solucionar problemas, transmitir mensajes digeribles y facilitar una mayor colaboración.

3. Actuar como líder

El project manager suele ser considerado como un ayudante, pero en realidad, deberían ser vistos como maestros de ceremonias. A pesar de que no se los suele apreciar como debería, son unos de los jugadores más importantes de los equipos de marketing. 

El project manager se concentra en el panorama general. Precisamente, ellos determinan lo que la organización necesita para completar los trabajos en términos de personas, recursos, presupuestos y más. Los project managers se encargan de planificar la trayectoria de iniciativas y campañas específicas y de determinar cómo completar estos proyectos para cumplir con las metas más generales de la agencia.

No, ellos no lideran estas campañas, ese es el trabajo del equipo creativo, pero sí actúan como líderes de los planes. Al final, ellos se encargan de que el trabajo se lleve a cabo.

4. Mantener el proyecto encaminado

Desafortunadamente, muchos proyectos descarrilan. Ese es un hecho: los proyectos fracasan, y eso se debe en gran medida a que no se administró de forma adecuada. Quizás estableciste un presupuesto, una línea de tiempo y objetivos, pero muchas veces no es posible mantenerse dentro de esos parámetros.

Sin embargo, cuando cuentas con un project manager experto, encontrarán una manera de cumplir con las tareas, y eso es porque pueden mantener el proyecto encaminado.

Esa es una gran responsabilidad, y no puede depender de una sola persona, aunque quizás sea quien asuma el liderazgo. Los project managers, además de establecer metas, parámetros y objetivos para todo el equipo, deben establecer metas individuales para ellos mismos y hacerse responsables de mantener el proyecto en camino.

Como podrás suponer, la organización es fundamental para esto y para las otras facetas de las responsabilidades de los project managers. Incluso aunque utilicen las mejores herramientas de gestión de proyectos, nada puede reemplazar a la organización, una habilidad fundamental.

Ellos también deben estar al tanto de cada una de las tareas y desafíos asociados con el proyecto. Los project managers deben conocer todos los pasos a dar y el rol de cada individuo en ellos, y además, deben mantener a los miembros del equipo informados sobre lo que deberían estar haciendo en cualquier momento del proceso. 

Muchas cosas pueden salir mal, y para que el proyecto no descarrile, el project manager debe supervisar muchas de las piezas en todo momento.

5. Ver el panorama general

Es muy fácil perder la vista del panorama general cuando cada trabajador está enfocado en su parte específica del rompecabezas, pero un proyecto no se trata solo de las distintas partes.

En lugar de verlo como una secuencia de bloques, un project manager debe ver al proyecto como un rompecabezas complejo. Sí, hay varias piezas, pero estas piezas no siempre encajan de la forma más lógica.

Es por eso que el project manager siempre debe considerar el panorama general, y deben encontrar una solución para todos los problemas.

Los project managers no solo administran tareas; esa sería una forma incorrecta de llevar a cabo el trabajo. Aunque mantener encaminados a los individuos es parte de su responsabilidad, el rol de los project managers es más complejo: también deben encontrar formas de aumentar el valor de cada componente y de cada jugador.

El project manager debería tener un rol estratégico en la planificación general de tu organización. Como piensan en el panorama general, los project managers pueden ayudarte no solo a alcanzar las metas de cada proyecto, sino a cumplir los objetivos generales de tu empresa.

6. Encontrar nuevos clientes

Ya mencionamos varias veces que el project manager funciona como enlace, pero también hablamos de que su rol va más allá de actuar como intermediario. De alguna forma, también trabajan como representativos de ventas y representan a la agencia de marketing para vender sus servicios a clientes actuales y potenciales.

Los project managers, utilizando su conocimiento de la empresa, actuarán como punto de contacto para el cliente y le explicarán la forma en la que la agencia cumplirá con sus necesidades y cómo lo ayudarán a crear un producto excelente. Los project managers son expertos en su empleador, y entienden tanto las necesidades del cliente como las capacidades de su equipo.

Los project managers ofrecen servicios, responden preguntas y mantienen actualizados a los clientes sobre los esfuerzos de la agencia para que estén al tanto de lo que sucede a todo momento.

Esto es fundamental para que la agencia pueda adquirir nuevos clientes. Cuando hay un profesional con conocimientos, calificado y muy habilidoso explicando cómo hará su empresa para resolver los problemas del cliente, entonces este último será más propenso a confiar en la organización. 

Conclusión

Entonces, ¿por qué las pequeñas agencias necesitan de la gestión de proyectos? Está claro que es una habilidad (o un conjunto de cualidades y habilidades) que no se pueden confiar a cualquiera. La gestión de proyectos requiere de una experiencia y de conocimientos específicos. Aunque te encuentres en las etapas iniciales de una startup o seas parte de una empresa ya establecida, esos talentos son fundamentales para todos los proyectos que asumas. 

Desde la planificación de iniciativas a la asignación de responsabilidades hasta la definición de un presupuesto apropiado, el project manager se encarga un poco de todo, y es alguien que tiene muchas tareas a cargo pero que, al fin y al cabo, es la cabeza de tus proyectos y un miembro muy importante de tu agencia.

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