Continuamos con la lista de errores de gestión de proyectos más comunes entre empresas de servicios. Si todavía no pudiste leer la primera parte de éste artículo, podés hacerlo ahora mismo haciendo click aquí.
En la nota anterior vimos como errores en la etapa de planificación pueden afectar fuertemente el desarrollo y resultado de un proyecto. Estos errores estaban vinculados a los aspectos más técnicos del proyecto, ahora veremos los relacionados a factores humanos durante el desarrollo de los mismos.
Restricción de recursos
Las herramientas y recursos con las que cuenta un equipo de trabajo, son las que permitirán que lleven a cabo el proyecto de manera idónea, dentro de los parámetros establecidos a la hora de determinar los objetivos y alcances. Es por esto, que no brindar todos los recursos que se requieren para el desarrollo del proyecto es uno de los causantes de no alcanzar el estándar pretendido.
Los gastos vinculados a estas herramientas deben están amparados en el presupuesto y la planificación, previendo todas las necesidades de cada uno de los miembros del equipo. Garantizar una comunicación óptima, mantener la información y archivos compartidos organizados, brindar un cronograma de ejecución de tareas claro y dinámico, son algunos de los tantos puntos que pueden solucionarse, de manera simple, con una herramienta que se adapte (y mejore) al flujo de trabajo.
Desde el aspecto técnico, las variables pueden ser afrontadas a través de una herramienta de gestión de proyectos, sin embargo, existen otros factores, como la posibilidad de adquirir nuevos conocimientos que luego serán aplicados en el desarrollo del proyecto. El acceso al conocimiento, a través de cursos y capacitaciones, es uno de los recursos que nunca se debe negar al equipo y que, de hecho, se debe fomentar proactivamente, garantizando, no sólo la mejora del desempeño del equipo de trabajo, sino también el aumento en la motivación de los miembros del equipo.
Los desafíos son más atractivos, cuando se brindan las herramientas necesarias para superarlos.
Bifurcación durante el desarrollo
Cuando se lleva a cabo un proyecto, puede ocurrir que éste se vea afectado por diferentes factores que pongan en riesgo el cumplimiento de los objetivos establecidos. Es en esta instancia de incertidumbre que una de las decisiones más habituales es el cambio de objetivos y alcance, por otros que en ese momento parezcan más realizables. Remarco la palabra “parezcan”, ya que éste es el foco del problema de esas decisiones apresuradas.
Cuando se realiza la planificación de un proyecto, se analizan diversos aspectos y se llega a determinadas conclusiones, que son resultado de un proceso complejo. Al cambiar los objetivos o derivar en otros, en la vorágine ocasionada por la incertidumbre, las decisiones apresuradas le ganan a las respaldadas por el análisis profundo, resultando en la desviación del proyecto hacia la senda del fracaso.
No dar acceso a toda la información
Al momento de llevar a cabo un proyecto, debe estar amparada la información que se otorgará a quienes lo lleven a cabo. Designar una tarea no es simplemente hacer responsable a alguien por dicha labor, sino también brindarle todas las oportunidades para que la cumpla en tiempo y forma.
La información que se maneja dentro de un proyecto es fundamental para comprender el entorno en el que se está trabajando, ya que las tareas, por más que parezcan aisladas, están vinculadas en un complejo esquema, que resultan en la realización del proyecto.
Organizar y determinar qué información es necesaria para ejecutar ciertas tareas, forma parte de la planificación previa al desarrollo.
Recursos inactivos
Un gran problema dentro de las empresas de servicios son los recursos inactivos. Suele suceder, que en un equipo de trabajo, haya personas que no están desempeñando ninguna tarea, ya que el proyecto no se adapta a sus habilidades. Esto ocurre porque las empresas analizan mal el tipo de proyectos que pueden llevar a cabo, contratando in-house personas que tienen un grupo de habilidades específicas para un trabajo particular, que tal vez, no vuelva a repetirse en el futuro.
Otro de los problemas habituales es el estancamiento de los recursos. Al afrontar un proyecto de gran envergadura, se destina una parte importante del equipo, generando una saturación de recursos, que pasan a ejecutar tareas de poca relevancia o a trabajar de manera descoordinada. Una vez cumplida la etapa del proyecto en la que estaban involucrados, estos recursos quedan inactivos. Esto también puede generar dificultades en otras áreas, ante la falta de balance de recursos destinados a otros trabajos.
Optimismo tergiversando la realidad
Uno de los mayores problemas a la hora de desarrollar un proyecto, no está vinculado a la parte técnica o de ejecución, sino meramente a las expectativas generadas en vista del cumplimiento de los objetivos pautados.
No hay peor ciego que el que no quiere ver, reza la frase, y esto es cierto, también, cuando se lleva a cabo un proyecto. Está bien tener expectativas alta, pero esto no debe tergiversar la realidad que atraviesa el grupo de trabajo, sino al contrario, debe servir como motivación para afrontar cualquier inconveniente que surja y amenace al proyecto.
El optimismo es un gran motor dentro del equipo, pero debe ser regulado con datos concretos y el seguimiento de la planificación estipulada al comienzo del desarrollo. De nada vale seguir por un camino que dirige al fracaso, siempre es mejor reflexionar sobre la situación y tomar las medidas necesarias para salvar las pérdidas que pueden resultar del no cumplimiento de los objetivos.
Esperamos que esta lista los ayude a identificar los problemas que pueden llegar a tener en su equipo de trabajo. ¿Sufrieron alguno de estos percances?
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