Continuamente se hace especial hincapié en la importancia de las buenas prácticas dentro de la gestión de proyectos y no es en vano. Es habitual conocer casos de proyectos que fracasan o que no cumplen con los objetivos pautados, y detrás del análisis de ese fracaso, se revelan una serie de errores que son mucho más habituales de lo que uno piensa.
Por este motivo decidimos hacer esta nota agrupando los errores y malas prácticas más comunes dentro del project management y que, tal vez, esté afectando a tu grupo de trabajo. Aunque parezcan mínimos y de poca influencia, la acumulación de estos puede cementar el destino que tendrá el proyecto y, por ende, el valor del trabajo puesto en él.
En esta primera parte vamos a ver los aspectos más relacionados a la parte técnica y vinculados a la instancia previa al desarrollo del proyecto.
Planificación escueta
En artículos anteriores vimos la trascendencia que tiene la planificación de un proyecto, previa a la ejecución. No alcanza la extensión de esta nota para remarcar la importancia de una planificación detallada y que abarque el total de los aspectos del proyecto. Los errores en los que se puede incurrir en esta etapa son diversos, pero los más habituales están relacionados a una mala estimación de tiempo y a la carencia de un sistema apropiado de prioridades.
La estimación incorrecta conlleva a retrasos en la entrega, a la necesidad de compensar con más recursos externos y acerca todo el proyecto al fracaso.
La carencia de un sistema de prioridades apto para el equipo de trabajo y el proyecto específico que se está desarrollando, dificulta la labor de quién lleva a cabo las tareas e imposibilita el cumplimiento de las mismas en tiempo y forma. Desconcierto, caos, frustración, todo esto deriva de una mala gestión de prioridades.
Plataforma no adecuada
Muy de la mano de una planificación mal hecha, va la elección de una plataforma de gestión que no sea la adecuada para el proyecto.
Partamos de la base que muchos equipos ni siquiera utilizan una plataforma de project management, dificultando el trabajo de manera exponencial.
Dejando de un lado estos casos, elegir una herramienta de gestión no es simplemente utilizar cualquier plataforma que esté al alcance. Es responsabilidad del líder del proyecto analizar las necesidades que conlleva el proyecto y buscar así una herramienta que cubra estos requisitos. Otra arista de este problema es que, muchas veces, en el afán de la sistematización, se incurre en la sobrecarga de herramientas. De nada vale utilizar plataformas que lo único que harán es entorpecer el trabajo de quién las use.
No realizar gestión de riesgos
La gestión de riesgos es una práctica orientada a prevenir y mitigar el impacto de cualquier evento, que, si ocurre, puede afectar de manera directa el desarrollo del proyecto (más información sobre gestión de riesgo en este artículo). Con la definición ya podemos entender la importancia de llevar a cabo esta práctica. Conlleva un análisis profundo y tiempo para garantizar estrategias paliativas, pero el impacto negativo de no hacerlo es mucho mayor. Ser consciente de todos los riesgos que pueden afectar al proyecto, y tener opciones para mitigarlos, es el arma fundamental con el que cuenta el líder del proyecto a la hora de gestionar.
Objetivos inalcanzables
Al momento de evaluar el alcance del proyecto, en el afán de lograr obtener el cliente, las empresas se comprometen con objetivos que pueden llegar a ser imposibles de cumplir. Quien determina si es posible lograr cumplir con lo impuesto, es el project manager, y es responsabilidad directa comunicar la viabilidad o no del proyecto, incluso antes de que este se inicie.
Una vez pactados los objetivos, será él quien también debe garantizar que se cumplan en tiempo y forma, apelando a sus conocimientos de gestión. Los puntos expuestos anteriormente, forman parte de las herramientas que posee para lograr que las expectativas se condigan con la realidad.
Mala estimación de costos
Todos los problemas anteriores conducen a la mayor razón de fracaso de un proyecto: una mala estimación de los costos.
El balance de un proyecto es sencillo, cuenta con un presupuesto para desarrollarse y en base a este, se realizan todos los cálculos necesarios. Sin embargo, si se incurre en imprevistos durante el desarrollo del mismo, este presupuesto corre riesgo de ser superado, sin lograr cumplir con los objetivos estipulados.
Mantener los gastos dentro del presupuesto, es el resultado de una buena gestión y la habilidad de sortear todas las dificultades que conlleva el desarrollo de un proyecto.
Esperamos que este artículo sea de utilidad para evaluar la gestión que se está llevando a cabo en tu grupo de trabajo o para conocer más sobre project management.
¿Coincidís que estos son problemas habituales en la gestión de proyectos?
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