Cómo mejorar la Gestión de Proyectos en una Agencia de Marketing

 

Mejorar la Gestión de Proyectos es una ventaja crucial para cualquier tipo de empresa, pero más en una Agencia de Marketing. Irónicamente, un estudio realizado por Hubspot (State of Inbound 2018), reveló que más del 40% de las agencias de marketing aún administran sus proyectos en hojas de cálculo como Excel.  

Probablemente la mayoría de estas agencias no implementan herramientas de gestión de proyectos porque no saben cuál elegir o no entienden cuáles son sus beneficios. Esto nos lleva a una pregunta importante: ¿Cómo puedo mejorar la Gestión de Proyectos en una Agencia de Marketing

En este artículo, hemos seleccionado una lista de consejos que te pueden ayudar para que tu Agencia de Marketing y tu equipo creativo puedan organizar el trabajo, mejorar la comunicaciones entre todos los roles y así, mejorar la creatividad.

Beneficios de Mejorar la Gestión de Proyectos en una Agencia de Marketing

Mejorar la Gestión de Proyectos en tu Agencia de Marketing es clave para un mejor desempeño del equipo, disminución en los plazos de entrega y aumento de la rentabilidad, ya que las tareas y tiempos del proyecto se identifican desde el principio y se evalúan constantemente.

  • Una adecuada gestión de proyectos puede resolver la falta de organización y comunicación entre los miembros del equipo. 
  • Mejorar la Gestión de Proyectos puede ayudar a disminuir las frustraciones por parte del equipo, y por el contrario, ayudará a aumentar la productividad.
  • La Gestión de Proyectos permite tomar decisiones a tiempo tras realizar un seguimiento del progreso del trabajo a través de métricas relevantes que dan claridad sobre la situación.
  • Una implementación efectiva de la Gestión de Proyectos puede ofrecer transparencia y permite prevenir problemas proactivamente o identificarlos y resolverlos rápidamente. 
  • Cuando una Agencia de Marketing logra una buena Gestión de Proyectos consigue la fidelización de clientes y por consiguiente, la escalabilidad del negocio.

Sin duda, son muchos los beneficios que trae una buena Gestión de Proyectos en una Agencia de Marketing. Ahora veamos cómo se puede mejorar:

Consejos para mejorar la Gestión de Proyectos

Con los siguientes consejos, la idea es que aprendas cómo adoptar marcos de gestión de proyectos, te comuniques mejor con tu equipo, te mantengas al día con los plazos, evalúes las victorias y los fracasos y elijas las herramientas adecuadas para tus proyectos. Tus clientes apreciarán el esfuerzo.

Busca formas de mejorar la visibilidad del tiempo 

Una de las razones que hacen que un proyecto se atrase, es que muchos de los involucrados no están conscientes del tiempo. Es común escuchar: «pensé que tenía más tiempo» o «no me di cuenta del impacto que podría tener retrasar esta tarea». Esto puede evitarse con el uso de herramientas online que los mantengan a todos al tanto. 

Un software que puede notificar regularmente al equipo sobre cambios o responsabilidades puede marcar la diferencia.

Mantén la comunicación con tu equipo

Una de las mejores maneras de mejorar la Gestión de Proyectos en una Agencia de Marketing es garantizar una buena comunicación entre el equipo. Es necesario que hayan espacios de conversación para cada tarea y que se puedan debatir los puntos en orden y con la opción de mostrar referencias y adjuntar recursos.

Una herramienta de gestión puede ayudar en este sentido, ya que la mayoría ofrece canales de comunicación pensados para facilitar el trabajo en equipo.

Identifica a tiempo los riesgos de tus proyectos

Identificar los riesgos del proyecto es esencial para mejorar la gestión de proyectos en una agencia de marketing, ya que te permitirá tomar las acciones necesarias a tiempo para corregirlos o mitigarlos.

Hay tres puntos en los que debes enfocarte cuando identifiques los riesgos:

  • Costos: ¿los costos superaron lo calculado?
  • Tiempo: ¿excede el tiempo estimado original?
  • Calidad: ¿se está entregando un producto o servicio a la altura?

El ideal es que puedas medir estas variables en tiempo real, es decir, que no tengas que esperar a que finalice el mes o el trimestre para sacar conclusiones. Por ello, es conveniente contar con una herramienta que te dé estos datos automáticamente y que puedas chequearlos siempre que quieras.

Simplifica tus proyectos con automatizaciones 

Si los proyectos son demasiado grandes y contienen demasiada información va a ser necesario contar con el apoyo de una herramienta que te permita crear listados de tareas predeterminados. La ventaja de poder automatizar este tipo de acciones es poder dedicar el tiempo en lo verdaderamente importante que es el contenido y el análisis.

 

Mide la rentabilidad de tus proyectos 

Mide el éxito de tus proyectos cuantitativamente. Si solo te fijas en el contenido o la apariencia, no podrás saber si tus proyectos están siendo rentables. Hay muchos indicadores que te pueden ayudar a hacerle un seguimiento a tus proyectos. Por ejemplo, ¿el proyecto fue entregado a tiempo o requirió horas extras? ¿Los costos superaron el precio presupuestado? 

Una herramienta de gestión de proyectos como COR te permite tener todos estos datos actualizados para poder analizarlos continuamente y con la ventaja de que la mayoría de las tareas operativas pueden automatizarse. 

Revisa y aprende del proyecto 

Para mejorar la gestión de proyecto en una agencia de marketing, es importante que en algún punto del ciclo del proyecto o después, analices si pudiste haber hecho algo mejor. Este es el momento para decir: «Queremos esto, estamos haciendo esto y esto sucedió, ¿cómo podemos trabajar de manera más inteligente?»

Cuánta más data tengas de tus proyectos, más posibilidades tendrás de corregir y mejorar para lograr el crecimiento que buscas en tu Agencia de Marketing.

Conclusiones 

Si bien es cierto que cada proyecto tiene su propio nivel de complejidad, las mejores prácticas de gestión de proyectos y los consejos que te ofrecemos en este artículo te ayudarán a planificar, implementar, controlar todas las actividades de manera estructurada y lograr la tan importante fidelización de los clientes.

Definitivamente, si se tienen las herramientas que hoy la tecnología nos ofrece la Gestión de Proyectos se hace mucho más fácil y efectiva para todos en la Agencia. Recuerda que es crucial que todo tu equipo se enamore de la   herramienta y la usen sin mayor complicación.

Toma en cuenta que la gestión del proyectos trata de una mejora continua, debes saber establecer objetivos, tener visibilidad de todas las actividades, comunicar el feedback del trabajo y medir los resultados cuantitativamente.

En la medida que los proyectos de tu agencia sean más rentables, podrás escalar tu negocio y ser más competitivo en el mercado.

 

 

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