Hacer un presupuesto en una Agencia de Publicidad es uno de los aspectos más importantes para garantizar ganancias en lugar de pérdidas. Y es que si no calculas correctamente cuánto te va a costar entregar el servicio puedes poner en riesgo tu negocio. Es por esto que debes tener cuidado con el cálculo de los costos de operación, inversión publicitaria, etc.
Para muchos propietarios o administradores de agencias es muy difícil encontrar el equilibrio entre ingresos y gastos, por ejemplo, o ser asertivo a la hora de cubrir costos necesarios, como alquiler, inventario y nómina. Sin embargo, es posible hacer un presupuesto que te permita hacer todo esto de manera exitosa.
En este artículo, te daremos una estrategia clara para que puedas hacer un presupuesto ideal para tu agencia, sin incurrir en pérdidas.
Cómo Hacer un Presupuesto en una Agencia de Publicidad: Guía Paso a Paso
Lo primero que debes hacer es tener a mano información relacionada con tus ingresos y gastos pasados. Si tienes tiempo gestionando tu agencia, este proceso será más fácil, ya que tendrás acceso a datos fiables para crear tu presupuesto.
Ahora, si estas comenzando, tendrás que investigar cuáles son los costos promedio dentro del sector, para que puedas realizar algunas estimaciones en tus finanzas.
Con esto en mente, ya puedes comenzar a hacer un presupuesto para tu agencia de publicidad, siguiendo algunos pasos:
Evalúa tus ingresos
Revisa la información financiera de tu agencia para que puedas identificar todas las fuentes de ingresos. Luego, suma todos los ingresos para sepas cuánto dinero entra a tu empresa mensualmente.
Recuerda, los ingresos es todo el dinero que recibe tu agencia antes de que se deduzcan los gastos. No incluye las ganancias.
Una vez que hayas calculado tus ingresos mensuales, puedes examinar cómo es el comportamiento de tus ingresos y buscar patrones estacionales. Hay empresas que pueden experimentar una caída después de las vacaciones, por ejemplo.
Sea cual sea tu caso, si conoces estos cambios estacionales, podrás prepararte con anticipación para los meses de escasez y crear un colchón financiero.
Identifica los costos fijos
El segundo paso para hacer un presupuesto en una agencia de publicidad es examinar todos los costos fijos. El término costos fijos se aplica a cualquier costo que sea necesario, en forma recurrente, para la operación de tu negocio.
Los costos fijos pueden ser diarios, semanales, mensuales o incluso anuales, así que asegúrate de obtener la mayor cantidad de datos que puedas.
Ejemplos de costos fijos:
- Alquiler del local
- Suministros
- Sueldos
- Licencias de Softwares
- Depreciación de activos
- Impuestos
- Pago de Prestamos
- Seguros
Tómate unos minutos para anotar todos los costos fijos que están asociados a tu agencia en particular.
Una vez que hayas identificado los costos fijos de tu agencia, debes restarles los ingresos y pasar al siguiente paso.
Determina los gastos variables
Además de los costos fijos, también existen algunos gastos dentro de tu agencia que cambian según el uso que le des. Muchos de estos gastos son necesarios para que la agencia de publicidad pueda funcionar correctamente, como los servicios públicos.
Hay otros gastos que no afectan el funcionamiento de tu agencia, pero que debes tener en cuenta, como educación, o gastos extras que pueden aumentar la rentabilidad. Estos se denominan “gastos discrecionales”, y los puedes incluir dentro de los gastos variables.
Ejemplos de gastos variables:
- Salario del dueño o socios de la agencia
- Reemplazo de equipos obsoletos
- Material de oficina
- Desarrollo profesional
- Costos de publicidad
- Utilidades
Para evitar pérdidas, es recomendable que reduzcas los gastos variables de tu agencia en los meses en que tus ingresos no son tan favorables. Comienza con los gastos discrecionales. Sin embargo, durante los meses rentables, cuando hay ingresos adicionales, puedes aumentar tus gastos variables para aumentar la rentabilidad de tu negocio.
Crea un fondo de contingencia para gastos inesperados
Como administrador de una empresa, debes saber que hay gastos que surgen de manera inesperada y que pueden impactar el presupuesto. Por lo tanto, es conveniente que tengas algo de dinero extra a la mano y planificar las contingencias dentro del presupuesto.
Si bien podrías sentirte tentado a gastar cualquier excedente de ingresos en gastos variables, reserva un poco en un fondo de emergencia. De esta manera, estarás listo para atender cualquier imprevisto.
Crea tu estado de ganancias y pérdidas
Una vez que hayas recopilado toda la información anterior, es hora de juntarlo todo para crear tu estado de pérdidas y ganancias.
No es nada complicado, es solo suma y resta: suma todos tus ingresos del mes y suma todos lo gastos del mes. Luego, resta los gastos de los ingresos. Esperamos que obtengas un número positivo al final.
¡Un resultado positivo significa que has obtenido un beneficio! Si no, eso es una pérdida, y eso está bien, también. Las agencias de publicidad no son rentables todos los meses.
Haz un presupuesto orientado al futuro
Proyectar lo que le sucederá a tu negocio en el futuro es fácil. Si tienes tiempo gestionando tu agencia, podrás predecir cuál será tu presupuesto en el futuro. Además, ahora tienes el estado de ganancias y pérdidas que muestra el histórico financiero de tu negocio, y que te ayudará a crear el presupuesto.
Para este paso, tener como referencia el estado financiero te ayudará a comprender mejor los altibajos de tu agencia, qué inversiones vale la pena repetir y qué debes evitar en el futuro.
¿Qué debes considerar de tu estado de ganancias y pérdidas? Identifica lo siguiente:
- Compras de suministros o equipos que generan pérdidas.
- Tendencias estacionales; causadas por factores ambientales o crisis económica.
- Tendencias estacionales debidas a patrones de viaje turístico o limitaciones de suministro
- La ganancia con respecto a años anteriores ¿es mayor o no se puede explicar?
Al examinar tu estado financiero, debes buscar formas de explicar las fluctuaciones y cambios en tu negocio.
Conocer los periodos más rentables, por ejemplo, te ayudará a predecir cómo será tu próximo año. También puedes tomar esa información para saber si debes contratar más personal o si debes extender tus horas durante ciertas épocas del año, haciendo que tu negocio sea aún más rentable en los meses en que la demanda es mayor.
Cómo hacer un presupuesto en una agencia: haz un presupuesto eficiente
Es común que las agencias de publicidad tengan muchas dudas al momento de presupuestar. Entonces, ¿cómo puedes hacer que tu presupuesto sea eficiente? ¿cómo evitar pérdidas?
- La primera recomendación es invertir en un software de gestión que te ayude a hacer un seguimiento de los ingresos y gastos y cree automáticamente tus informes financieros. Si éste lo hace en tiempo real, como COR, mejor aún.
- Contrata a un contador de confianza para que te ayude a administrar tu presupuesto, corrija el curso cuando el negocio se desvíe y se asegure de pagar los impuestos necesarios.
- Divide el proceso de cómo hacer un presupuesto en una agencia de publicidad en pequeños pasos: gestionar un presupuesto es mucho más fácil cuando haces partes del trabajo a lo largo del tiempo y abordas un poco cada día o cada semana.
- Establece procedimientos para el presupuesto que te ayuden a encontrar la información que necesitas: ¿cuándo surgen los gastos? ¿dónde pueden obtener el dinero que necesitas?
Consejos adicionales
Lo recomendable es contar con personal fijo para aproximadamente el 80% de tu base de ingresos y usar freelancers y personal independientes sólo cuando sea necesario. También puedes motivar a tu equipo de trabajo para aumentar su productividad.
La mayoría de los otros gastos son fijos: alquiler, equipo, etc. Es posible ahorrar un poco en otras cosas como: alimentos, suministros de oficina, pero la mayor parte de los gastos están relacionados con el personal; que puedes aumentar o disminuir para satisfacer la demanda.
En resumen, hacer un presupuesto en una agencia de publicidad es una de las partes más importante de una buena gestión. Además, te ayudará a evitar pérdidas que pueden poner en riesgo la vida de tu negocio.
Por lo tanto, saber paso a paso cómo hacer un presupuesto y administrarlo de manera eficiente hará que tu trabajo dirigiendo una Agencia de Publicidad sea más acertado. ¡Éxito!
