En nuestros artículos, siempre hablamos de las diferentes metodologías y herramientas a utilizar por quién está a cargo del desarrollo de un proyecto, siendo generalmente el Project Manager. Sin embargo, uno de los recursos principales que todo PM tiene es el análisis de los datos surgidos del desarrollo del proyecto, a través de indicadores específicos pensados para abarcar cada arista del mismo, permitiendo no solo efectuar cambios en retrospectiva, sino también prever posibles amenazas al cumplimiento de los objetivos y alcances estipulados en la etapa de planeamiento.
Como ya hemos visto en notas anteriores, existen un sin fin de métricas e indicadores a tener en cuenta para analizar flujos de trabajos, equipos y la empresa en general. Pueden conocer más sobre el tema siguiendo el siguiente enlace:
Métricas, las aliadas de tu empresa
Les acercamos la primera parte de este artículo con las 10 métricas de proyecto más utilizadas por los mejores PMs, para obtener una visión general de todo el trabajo que se está realizando, permitiéndoles tener control sobre diversos aspectos.
Obviamente, llevar el seguimiento de estos datos debe estar acompañado de un análisis profundo y de toma de decisiones acordes a las conclusiones obtenidas. También es importante destacar que el contexto siempre debe ser tomado en cuenta, ya que la comprensión del esquema general es la mayor responsabilidad de quien esté a cargo del proyecto, debido a que las métricas de por si no son más que el reflejo de particularidades del trabajo.
Margen de ganancias
Dentro de las métricas vinculadas a factores económicos, la rentabilidad destaca sobre el resto, y por eso la posicionamos primera en la lista. En notas anteriores explicamos la importancia de la rentabilidad de los proyectos para lograr el crecimiento sostenido y sólido de una empresa. Les recomendamos leer la siguiente nota al respecto:
Rentabilidad, ¡esa es la cuestión!
Conocer el margen de ganancias en tiempo real permite tomar decisiones globales, como la posibilidad de contratar recursos externos para cumplir con una fecha de entrega sin sobrepasar el presupuesto total del proyecto. El cálculo base para obtener el margen de ganancias es presupuesto menos los gastos incurridos para el desarrollo del proyecto, ya sean horas trabajadas o gastos extras.
Proyección de ganancias
La proyección de ganancias tiene dos etapas, una es durante el planeamiento y la otra es durante el desarrollo del proyecto. El cálculo en la etapa de planeamiento está vinculado al presupuesto menos los gastos estimados, considerando el cumplimiento del plan de ejecución, sin inconvenientes o imprevistos.
Durante el desarrollo, la proyección de ganancias debe ajustarse considerando el trabajo realizado y los gastos que se realizaron hasta ahora, incluyendo los imprevistos, de esta manera se obtiene una visión clara sobre las ganancias que se tendrán y las decisiones a tomar para alcanzar los objetivos propuestos.
ROI
El retorno de inversión (Return of Investment por sus siglas en inglés) es una métrica muy conocida, ya que es utilizada en diversas áreas de una misma empresa, este dato es muy importante porque determina si el trabajo realizado es redituable o no. La fórmula para obtener el ROI varía dependiendo la empresa, el tipo de proyecto o el objetivo propuesto, pero la mayoría de las veces está relacionado al costo real, el proyectado y la variación del mismo. A pesar que la metodología para obtenerlo puede variar, siempre se busca que el resultado sea positivo.
Costos reales
Los costos reales son todos los gastos que debe afrontar la empresa para entregar el proyecto en tiempo y forma. Dentro de estos costos se pueden diferenciar los vinculados a las horas trabajadas por el equipo y los asociados a factores externos como proveedores, materiales o recursos varios. La importancia de estos datos muchas veces son pasados por alto y luego imposibilita realizar un análisis sobre cómo optimizar el uso de recursos para mejorar los tiempos de ejecución, la calidad del servicio otorgado y las ganancias obtenidas.
Variación de costos
La variación de costos es el claro reflejo entre la proyección a la hora de planear la ejecución del proyecto y los costos reales una vez finalizado el mismo. ¿Por qué es tan importante? Porque cuando se planea el flujo de trabajo de un proyecto y su ejecución, se consideran condiciones óptimas para llegar al objetivo estipulado con el cliente, sin embargo, muchas veces surgen imprevistos que traen consigo un aumento en los costos, los cuales pueden afectar el futuro del proyecto, inclusive, por lo que tener un control estricto de la variación de costos, permite tomar decisiones paliativas para reestructurar el proyecto y cumplir con el alcance convenido.
Estas métricas son de suma importancia para todo project manager y por ende, para toda empresa que busca ser rentable y escalar de manera sustentable y sólida. Cabe destacar que puede haber variaciones en la elección de la metodología para analizar los datos e inclusive incluir métricas que no están en esta lista y que son consideradas importantes en un proyecto puntual o para cierto objetivo de la empresa. La riqueza de los datos y el cruzamiento de los mismos posibilita un análisis más profundo y por ende la obtención de conclusiones con fundamentos más fuertes.
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