Uno de los términos más escuchados en este último tiempo es Big data. La gente lo utiliza como si hablasen del Santo Grial, pero sin darse cuenta que no es más que la evolución de algo que las empresas utilizan, desde hace tiempo, para tomar sus decisiones y lograr un crecimiento sólido y constante.
Big data no es más que el análisis de una gran cantidad de datos, obteniendo así conclusiones precisas, que parecieran predecir el futuro (y que lo hacen hasta cierto punto). Sin embargo, el objetivo de este artículo no es hablar sobre big data, sino de realzar y destacar la importancia de analizar todos los datos que manejamos dentro del entorno laboral. ¿Por qué? Porque es virtualmente imposible tomar decisiones sensatas si no contamos con datos que las respalden. Pensar en análisis de datos puede sonar fastidioso o aburrido, pero dejar el futuro de una empresa a la intuición es como apostar en un casino, totalmente azaroso y riesgoso para el futuro de la compañía.
Obviamente, más de un directivo estará pensando que la intuición es necesaria para “arriesgarse” ante ciertos negocios, sin embargo, todo esto siempre puede ser respaldado por datos concretos, sólo hay que saber utilizarlos.
También entiendo que pensar en el análisis de datos es engorroso y cuando no se tiene una estructura organizada parece imposible obtener métricas de la empresa, decantándose por el pensamiento que el relevamiento de datos es algo que sólo las grandes firmas pueden darse el lujo de realizar. Pero todo lo contrario, es cuando la empresa es pequeña que debe adoptar métodos de organización y entre ellos, la recolección de datos incluida.
Entonces, ¿qué tipo de métricas deberías considerar? Esta es una pregunta más compleja, porque cada negocio tiene objetivos diferentes y en base a estos, serán consideradas las principales métricas, conocidas como KPIs (Indicadores Claves de Rendimiento por sus siglas en inglés). Pero lo que sí podemos afirmar, es que las métricas deben tomarse en todos los entornos del ambiente laboral. Para un colaborador, será importante la cantidad de tareas finalizadas o el rendimiento frente a las horas estimadas, para un representante de ventas, será importante la cantidad de personas contactadas o clientes conseguidos, para el departamento financiero la rentabilidad, etc.
Imaginate que tenés dos empleados, de los cuáles uno cumple estrictamente con el horario y otro siempre llega 45 minutos tarde. Ante esta simple evaluación, cualquier directivo recompensaría a quien cumple el horario. Pero agreguemos ahora datos de rendimiento laboral, por ejemplo, la persona que cumple el horario se excede en la ejecución de tareas un 10% sobre el tiempo estimado, siendo que la otra persona logra finalizar sus tareas un 27% debajo de la estimación. Ante estos datos, las conclusiones que se pueden obtener son muy diferentes. Es por esto que, entre más datos tengamos, más sencillo será tomar las decisiones correctas.
Este mismo caso puede presentarse con clientes que contratan servicios por altos presupuestos, pero que al analizar cuál es el rendimiento real, nos damos cuenta de que el margen de ganancias no es tan grande como pensábamos y que con todos los recursos que invertimos para ese cliente, podríamos haber realizado otros proyectos mucho más rentables.
Habiendo hablado de la importancia del análisis de datos, es necesario destacar con qué características deben contar estas métricas.
Confiabilidad
El punto clave de los datos y sus conclusiones, es que deben ser confiables. Es la base sobre la que se tomarán decisiones importantes (como vimos en los ejemplos anteriores), por ende, debemos garantizar que los datos sean los más fiables posible. Certificar la validez de las métricas forma parte de los procesos y metodologías a implementar para su obtención.
Para este punto, cada vez es más indispensable utilizar softwares que validen la información y automaticen los procesos, para que todo el trabajo y la obtención de datos sean de forma orgánica y sin áreas grises que puedan perjudicar las conclusiones y resoluciones.
En tiempo real
Hay una frase que dice “las decisiones son fáciles con el diario del lunes en la mano”, haciendo referencia a que analizar el pasado es sencillo, pero que las decisiones en el momento no son fáciles de tomar. Es por esto que las métricas deben ser en tiempo real, porque nos pueden dar un panorama mucho más claro y, de esa manera, podemos ver el diario del Lunes mientras se va escribiendo, y así anticiparnos.
Utilizar datos cruzados
En el día a día de cualquier empresa, se generan cientos de datos que pasamos por alto. Muchas veces estos son relevados, pero no tienen una continuidad o son utilizados para conclusiones simples. Los datos de por sí, no son más que información volcada a archivos y planillas, a esto hay que darle un uso y para eso está el cruzamiento de datos. Una métrica puede ser mucho más completa, si se le agregan más campos de información. Por ejemplo, podemos medir el rendimiento de una persona por el tiempo que le lleva realizar una tarea y el tiempo estimado por el project manager, sin embargo, si agregamos a esta métrica el porcentaje de calidad de estimación, podemos llegar conclusiones mucho más complejas.
Dinámicas
Vivimos en un mundo que cambia constantemente y esto también se aplica a cualquier empresa. El dinamismo es una característica que las métricas deben acompañar y en parte está dado por poder obtenerlas en tiempo real, como ya lo mencionamos. Sin embargo, también deben poder adaptarse a la segmentación, como por ejemplo fechas, personas específicas, clientes, etc.
Efectivamente las métricas son una herramienta con la que todo directivo debe contar y, para esto, debe asegurarse de que estén implementados los procesos necesarios para la recolección de la información. Actualmente existen diversas plataformas que se adaptan al trabajo que se realiza en las empresas y colecta información a medida que se trabaja en el día a día.
Después de leer esta nota, ¿te parece que el uso de métricas en tu trabajo es algo necesario?
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