La administración de recursos es una práctica fundamental para cualquier organización y está directamente vinculada al rendimiento de la misma. Su alcance es muy amplio y su aplicación es altamente recomendable.
Inevitablemente, toda agencia lleva adelante este tipo de administración ya que es intrínseca a la misma. Sin embargo, esto no significa que la estén llevando a cabo de manera eficiente o inteligente. Para entender esto, primero veamos el concepto de administración de recursos y a partir de allí analizaremos las aristas que posee.
Podemos definir a la administración de recursos como la gestión de todos los recursos que posee una entidad, con la finalidad de cumplir con los objetivos propuestos, mejorar el funcionamiento de la organización y permitir un óptimo desempeño dentro de las actividad desarrolladas. Dentro de estos recursos, están encasillados diferentes aspectos, tales como: finanzas, consideraciones técnicas, procesos utilizados, tecnologías, tiempo, personas, etc. Todos estos recursos necesitan ser gestionados para evitar un uso deficiente y por ende, perjuicios para la organización. Dentro del Project Management, la administración de recursos se enfoca principalmente en técnicas para mejorar la estimación de tiempo y cumplimiento de objetivos dentro de los proyectos, permitiendo disponer de grupos de trabajo óptimos para la realización de las diferentes tareas, logrando así cumplir con los plazos y estándares pactados.
Basados en esta definición, podemos comprender que en diferentes grados, todas las organizaciones llevan a cabo cierta organización de recursos, según sus necesidades y herramientas disponibles. También se entiende la importancia de esta práctica y el impacto que puede tener en el desarrollo y crecimiento de cualquier organización.
Pasemos a analizar dos recursos diferentes que están estrechamente vinculados a la hora de ser gestionados y qué herramientas o técnicas son recomendables para una buena administración.
Recursos humanos
El núcleo de cualquier empresa, son los miembros del equipo. El equipo de trabajo conforma la base sobre la que se puede construir un negocio exitoso. Es por esto, que la gestión de los recursos humanos es uno de los puntos fundamentales. Existen diferentes aspectos para comenzar a trazar una administración de recursos humanos óptima:
– Habilidades requeridas: Es primordial comenzar con la planificación de habilidades requeridas para el equipo de trabajo. Para esto, primero es necesario analizar qué área de la organización necesita aumentar su producción, qué tipo de proyectos son más rentables para la empresa, cuánto tiempo conlleva cada proyecto, etc. Con estos datos se puede comprender qué tipo de persona es necesario contratar.
– Cantidad de personas en cada área: Dentro del mismo análisis del punto anterior, se puede determinar cuántas personas es necesario agregar en cada área. Este punto incluye a nuevos integrantes del equipo, como también el traslado de recursos actuales a otras áreas o proyectos más rentables o con mayor potencial de crecimiento. Estancarse con equipos de trabajo ineficientes, es uno de los mayores problemas dentro de las empresas; esto provoca que se desperdicien habilidades de miembros del equipo, en trabajos que no son óptimos para ellos y para la empresa. Recordemos que el equipo de trabajo es lo más importante dentro de una organización, por lo que hay utilizarlo inteligentemente y asegurar que trabaje de manera eficiente.
– Nivel de productividad: La capacidad productiva de su equipo de trabajo es un claro indicador del alcance de una empresa. La productividad debe ser fomentada tanto con acciones dentro de la organización, como con mejora en los procesos de trabajo, herramientas brindadas y contratación de los recursos necesarios para el cumplimiento de los proyectos y tareas bajo las condiciones pactadas.
Recursos de tiempo
Los recursos de tiempo están vinculados al tiempo productivo disponible dentro de una organización. Este punto es altamente relevante cuando una empresa presta servicios profesionales, siendo la cantidad de horas laborales disponible, el centro de su capacidad para llevar a cabo determinados proyectos y tareas.
Generalmente la cantidad de tiempo disponible está determinado por los recursos humanos, y es por esto que una buena administración de ambos, es el complemento perfecto para un funcionamiento eficiente del equipo laboral.
En la administración de horas, se apunta a utilizar y vender la totalidad de horas disponibles, aunque esto, obviamente, no es posible estrictamente. Sin embargo, si es posible optimizar tiempos de desarrollo de tareas y tener registros precisos del tiempo que conlleva desarrollar determinado trabajo. Con esta información, es posible obtener estimaciones más exactas, presupuestar más rápidos, fechas de entrega más precisas, prever el uso de recursos externos, etc.
Como hemos visto, estos recursos se complementan mutuamente, retroalimentándose y obligando a realizar ajustes continuos, basándose en los datos obtenidos de cada uno de ellos.
Una de las grandes herramientas, que se desprende de la gestión de proyectos, es la nivelación de recursos. Esta herramienta, permite ajustar las tareas que estará desarrollando el equipo, basándose en la fecha de entrega, los costos y el alcance, permitiendo la optimización de los recursos con los que se cuentan.
Para determinar qué tareas deben ejecutarse, en qué momento y bajo qué términos, es necesario hacer un análisis de diferentes variables, como el desglose de todas las tareas que son necesarias para realizar el proyecto, determinar el orden de las mismas y qué grado de vinculación tienen entre ellas (finalizar a para poder continuar con b), asignar los equipos de trabajo y recursos, administrar y evaluar el tiempo de desarrollo de cada tarea, identificar las tareas claves y darles la prioridad necesaria.
¿Creés que es redituable para una empresa profundizar en la administración de recursos?
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