As horas faturáveis são conhecidas por muitos profissionais hoje em dia. Muitas indústrias têm trabalhadores que faturam dependendo do tempo investido no desenvolvimento ou entrega de um projeto, como os freelancers e contratados. Muitas outras indústrias e mercados verticais que se concentram em torno da criatividade e resolução de problemas precisam empregar algum tipo de controle do tempo em seus projetos para adquirir as informações necessárias para estabelecer preços, como as empresas de desenvolvimento de software ou as agências de marketing e publicidade.
No sentido mais básico, as horas faturáveis são o tempo de trabalho dedicado a um cliente que deve ser pago. Mas o trabalho faturável nem sempre é tão simples: na prática jurídica, as coisas são um pouco diferentes e um pouco mais complexas. Os desafios enfrentados pelos advogados ao oferecerem seus serviços legais são complicados devido aos requisitos de horas faturáveis em escritórios de advocacia.
Uma solução possível para alguns desses problemas que afetam o trabalho dos advogados é adotar certos procedimentos para realizar um controle do tempo a fim de adquirir uma melhor compreensão da distribuição do dia de trabalho, de quanto deveriam ser as taxas e de quanto deveriam ser as faturas para manter essa prática rentável. Vamos dar uma olhada em como são os profissionais jurídicos e como eles podem melhorar a faturação.
Requisitos das Horas Faturáveis
Os escritórios de advocacia e os advogados têm uma grande carga de trabalho no seu dia a dia. Eles precisam cumprir um tempo mínimo de trabalho para seus clientes, e isso significa um volume mínimo de horas faturáveis a cada ano. Existe uma grande pressão para atingir certas metas e certos requisitos mínimos de horas faturáveis para manter o seu trabalho.
E isso nem sequer considera as muitas formas pelas quais os profissionais jurídicos são pressionados: a necessidade de atualização constante, que implica analisar grandes quantidades de texto e coletar informações para avaliar um caso com precisão, ouvir os clientes e oferecer-lhes seu conselho profissional e lidar com tarefas administrativas. Todas essas ações consomem muito tempo e podem escapar do seu registro nas tabelas de tempo que ditam o escopo do que constituem as horas faturáveis.
Existe uma noção única em escritórios de que os empregadores pagam pelas horas trabalhadas, e não apenas pelas horas faturáveis. Mas para que o escritório mantenha margens altas, eles exigem que seus empregados cumpram um mínimo de horas faturáveis por ano para manter sua posição, já que estas firmas cobram dos clientes pelas horas faturáveis diretamente investidas em seu caso, e essas horas devem cobrir os salários dos empregados, as despesas gerais e manter a rentabilidade.
Este tema pode ser exaustivo para os empregados, somado ao fato de que se devem considerar as muitas outras tarefas que consomem tempo, mas que estão fora do escopo do que deve ser cobrado do cliente. A média de horas faturáveis que um advogado deve atingir é de aproximadamente 1890, e os profissionais jurídicos precisam trabalhar muitas horas para cumprir esse critério.
Um relatório da Escola de Direito de Yale indica a grande diferença entre as horas reais e as faturáveis. Se o objetivo é trabalhar 1800 horas faturáveis por ano, isso se traduz em 2420 horas de trabalho, e isso é sem tirar licenças por doença ou dias pessoais e sem contar as horas de viagem para o trabalho e aquelas que se passam no escritório, que são aproximadamente 10. Pode haver algumas diferenças, dependendo do mercado jurídico em que se trabalha, se é um escritório pequeno, um público ou se está em uma cidade pequena. Estes últimos talvez decidam investir mais tempo em treinamento, desenvolvimento do cliente ou em se dedicar a novos segmentos do mercado.
Empregar um software de gestão que conte com funções de controle do tempo para ajudar com as entradas de tempo pode ser vital nos mercados atuais. A tecnologia jurídica avançou muito, e agora existem soluções para simplificar o tempo que se gasta trabalhando em projetos. Outra vantagem destas ferramentas é que elas fornecem um monte de dados que podem ajudar na faturação, melhorando a precisão e a quantidade de horas faturáveis.
Exemplos de Horas Faturáveis e Não Faturáveis de um Advogado
Vamos dar uma olhada mais de perto nas diferenças entre o que constitui horas faturáveis e o que não constitui.
Horas Faturáveis
- Realizar pesquisas pertinentes para o caso de um cliente.
- Desenvolver e trabalhar no referido caso.
- Comunicar-se e fornecer feedback a um cliente por meio de e-mails ou chamadas.
- Reunir-se com clientes ou com a outra parte de um caso.
- Revisar e modificar um trabalho devido a falhas na comunicação com um cliente ou a mudanças no contexto do caso.Basicamente, horas faturáveis são horas de trabalho aplicadas ao caso de um cliente.
Horas Não Faturáveis
- Trabalho relacionado ao avanço do lado comercial do escritório de advocacia.
- Responder a e-mails internos ou a e-mails não relacionados diretamente a um caso.
- Fazer networking, participar de cursos ou qualquer outro tipo de treinamento.
- Reuniões internas, relatórios anuais, seminários de trabalho em equipe, etc.
- Planejamento para o crescimento do negócio.
- Tarefas administrativas e procedimentais.
- Procurar novos clientes e desenvolver um relacionamento melhor com os clientes atuais.
- Pausas para almoço, viagens, chamadas pessoais ou qualquer outro tipo de intervalo de natureza pessoal.
Horas Faturáveis vs. Horas Não Faturáveis
O importante aqui é que a maioria das tarefas dedicadas ao crescimento pessoal ou da empresa não são pagas. Qualquer trabalho realizado para um cliente é considerado faturável, sim, mas ao mesmo tempo, algumas tarefas não são levadas em conta. Muitos funcionários não consideram um e-mail de três minutos suficientemente importante para ser registrado, e esse é um erro operacional interno.
Criar espaço para o crescimento comercial e a escalabilidade depende de atingir um número suficiente de horas faturáveis para garantir uma operação rentável. Precisa ser rentável o suficiente para investir tempo não faturável em melhorar a prática jurídica.
Existem várias maneiras de reduzir a quantidade de horas não faturáveis para ter um dia mais dedicado ao cliente. Graças às funcionalidades dos modernos softwares de gestão, é possível automatizar certas tarefas e melhorar as taxas de utilização dos funcionários.
Usar modelos para comunicação e respostas legais pode facilitar tarefas que exigem a criação e redação de longas declarações. Isso pode ser muito benéfico no trato com os clientes, pois enviar relatórios frequentes pode ajudar a diminuir a ansiedade dos clientes e mantê-los informados sem ter que investir longas horas em ligações para informá-los sobre pequenas novidades. Alguns softwares até possuem funcionalidades que permitem incluir os clientes na solução de software, com acesso limitado ao seu projeto específico. Isso melhora o vínculo entre o advogado e o cliente e aumenta a confiança no escritório de advocacia e em seu trabalho.
Outro aspecto positivo de usar softwares modernos reside na possibilidade de automatizar tarefas administrativas, que consomem muito do tempo faturável dos advogados. Relatórios automáticos de custos, cálculos estimativos de rentabilidade e uma organização fácil e precisa baseada em informações são coisas que diferenciam um escritório de advocacia organizado e ágil de um que mal sobrevive. Ferramentas de gestão impulsionadas por inteligência artificial são benéficas a longo prazo, pois permitem ver quais projetos, serviços e clientes são rentáveis ou custosos, o que, por sua vez, faz com que executivos e gerentes seniores tomem melhores decisões para o futuro da empresa.
Como calcular Horas Faturáveis
As pessoas geralmente não dedicam tempo suficiente ou dão a importância necessária à definição de preços. É o coração da operação, e é ainda mais importante quando se administra uma empresa de serviços profissionais.
Uma regra simples seria estabelecer uma taxa horária para suas horas faturáveis, rastrear e registrar essas horas, somá-las, multiplicá-las pela sua taxa e adicionar impostos ou despesas extras e pronto! Se fosse tão simples assim. A verdade é que o custo principal da produção de serviços legais é o tempo investido pelos funcionários nos casos, e é aí que deve haver grupos diferenciados de informações que mostrem como essas horas são investidas.
Para conhecer a rentabilidade que um escritório de advocacia pode alcançar, você precisa de uma ferramenta confiável de controle de tempo para entender de onde vêm os custos da empresa. Às vezes, os funcionários acham que não vale a pena relatar períodos curtos de tempo investidos, e é compreensível, mas a longo prazo, os segundos se transformam em minutos, os minutos em horas e as horas em dias perdidos. Com funções de cálculo de tempo, este problema é resolvido, pois um funcionário só precisa fazer pequenas modificações antes de entregar sua tabela de tempo.
Isso se traduz em uma representação mais precisa dos esforços dedicados pelo talento. Se houver uma gestão mais completa das informações, será possível ver o que afeta as necessidades de tempo dos funcionários: talvez mais tempo do que o pensado seja investido em conversas com os clientes, que poderia ser transferido para as horas faturáveis. Talvez as reuniões sejam mais longas pela manhã, e saber disso permite que os gerentes as movam para a tarde. Talvez as tarefas administrativas consumam muitas horas, e seria mais eficiente contratar um assistente.
Esses tipos de mudanças também podem melhorar o ambiente de trabalho dos funcionários e permitir que eles cumpram as horas faturáveis necessárias uma vez que os processos se tornem mais ágeis, o que faz com que possam utilizar seus conhecimentos jurídicos em uma empresa melhor gerida.
Uma métrica útil para esta indústria é a taxa de utilização dos funcionários. Isso não visa assustar os funcionários ou esgotá-los, mas sim entender melhor como as coisas funcionam e como os números acompanham essa narrativa. As taxas de utilização dos funcionários (ou EU, do inglês Employee Utilization) são as melhores métricas para conhecer a produtividade de um negócio. Basicamente, mostra quanto do tempo disponível de um funcionário é usado para realizar tarefas faturáveis. O cálculo é assim:
EU = (Horas faturáveis / Horas totais de um dia de trabalho) x 100
Calcular o EU pode ajudar a determinar se os problemas de um escritório de advocacia são resultado de um problema interno, talvez um fluxo de trabalho inadequado, ou se surgem de outro lugar. Informação é a chave para ter um escritório de advocacia melhor e mais rentável.
Estilo de Vida dos Advogados e Horas Faturáveis
Como mencionamos anteriormente, a engrenagem por trás do trabalho jurídico é baseada nos esforços e nas horas investidas pelo talento. Por isso, quando os escritórios de advocacia estabelecem metas para suas horas faturáveis, eles consideram a rentabilidade e os resultados, mas nem todas as empresas levam em consideração que os advogados sofrem muita pressão para se manterem dentro de suas horas faturáveis. Isso é muito prejudicial para o negócio, pois resulta em altas taxas de rotatividade, o que é muito custoso.
Existem muitos dados que justificam essas preocupações. Em 2017, o Bureau de Estatísticas do Trabalho dos Estados Unidos explicou que a taxa média de rotatividade da força de trabalho americana era de 15,1%. O relatório mais recente da Fundação NALP para Pesquisa e Educação na Carreira Jurídica dos EUA mostrou que a rotatividade na indústria jurídica era de 18%, e se isso não parece muito, significa que 15 de 20 advogados deixaram o emprego em seis anos. Entre os motivos declarados, muitos incluíram padrões ruins de qualidade de trabalho, baixa produtividade, busca por pessoal de outras empresas que oferecem melhores benefícios e busca por um melhor equilíbrio entre vida pessoal e trabalho.
As altas taxas de rotatividade impactam negativamente o negócio. Após o treinamento recebido ao entrar em uma empresa, o ano dedicado a aprender os detalhes de uma área específica do mundo jurídico e da empresa é perdido, e essa perda é suportada apenas pelo escritório de advocacia. Até mesmo os advogados mais apaixonados e trabalhadores precisam de tempo livre.
As funções de controle de tempo podem ajudar com este problema. A visualização em tempo real da carga de trabalho dos funcionários pode ajudar a organizar as tarefas de forma mais eficaz, e a automação de tarefas impulsionada por inteligência artificial e gestão de tarefas ajudam a fornecer uma imagem mais clara e transparente das horas necessárias para concluir uma tarefa. Essas ferramentas ajudam a criar um ambiente de trabalho melhor e a diminuir a sobrecarga e o esgotamento. Vamos lembrar disso: funcionários saudáveis produzem trabalhos de melhor qualidade, o que aumenta o valor do serviço oferecido.
Na COR, valorizamos muito o trabalho realizado pelas empresas de serviços profissionais. Elas são a base da nossa economia, e o último ano foi muito difícil para algumas delas. Queremos ajudá-las a recuperar o valor real que proporcionam, a cuidar melhor de seus funcionários e a permanecer rentáveis enquanto fazem isso. Se você deseja dar um passo na direção certa, não hesite e peça um teste hoje.
