Na prática legal, onde o tempo é tão valioso quanto o conselho prestado, uma gestão precisa do mesmo é fundamental. Os escritórios de advocacia que ainda dependem de métodos arcaicos para o registro de horas estão não apenas desperdiçando recursos, mas também comprometendo sua rentabilidade.
O dilema do registro de horas no âmbito legal
Os escritórios de advocacia enfrentam o desafio contínuo de registrar com precisão as horas trabalhadas. A dependência tradicional de sistemas manuais ou semi-automatizados – que frequentemente se baseiam na recuperação de informações de e-mails ou anotações manuais – pode levar a registros imprecisos e, consequentemente, à perda de receitas potenciais.
Diante desta problemática, apresenta-se uma solução de software de gestão projetada para advogados e escritórios de advocacia, que promete revolucionar a maneira como as horas trabalhadas são controladas e faturadas. Este sistema não é apenas uma ferramenta de rastreamento de tempo; é uma plataforma integrada que gerencia as variações entre o orçado e o faturado, otimiza a alocação de tarefas e melhora o entendimento da rentabilidade por cliente.
Automação e Eficiência: Adeus ao registro manual de horas
Reconhecendo que o registro manual de horas pode ser uma tarefa frustrante e suscetível a erros, através de um software inovador como o COR, a automação no processo é alcançada, oferecendo uma experiência mais agradável e menos resistente para os advogados.
Três maneiras de automação no registro de tempo:
1. Integração com Calendários Digitais
A primeira forma revoluciona a tarefa tradicional de registrar reuniões e atividades. Esta solução permite:
- Sincronização Completa: Eventos do calendário digital, seja Google Calendar ou Microsoft Outlook, são automaticamente vinculados a casos e tarefas específicas dentro do sistema.
- Reconhecimento de Padrões: A ferramenta identifica reuniões recorrentes, como revisões semanais com clientes, e as atribui às horas correspondentes de cada semana, sem necessidade de entrada manual.
- Distribuição Inteligente: Permite a alocação de tempo para atividades faturáveis e não faturáveis (tarefas administrativas, treinamentos, etc.), proporcionando uma visão clara de como os esforços do escritório são distribuídos.
2. Horas Sugeridas por Inteligência Artificial
A segunda forma de automação utiliza a inteligência artificial para oferecer:
- Sugestões Proativas: Com base no comportamento e nas tarefas habituais, o sistema sugere automaticamente entradas de tempo que os advogados podem confirmar ou ajustar.
- Suporte Integrado: Atua como um assistente virtual que complementa as entradas de calendário e e-mails, garantindo que todas as atividades sejam contabilizadas.
- Flexibilidade e Controle: Os usuários têm a liberdade de aceitar, modificar ou rejeitar as sugestões, proporcionando um equilíbrio ideal entre automação e controle pessoal.
3. Planejamento e Visibilidade com o Planner
A terceira chave é um sistema de planejamento avançado que transforma a gestão do tempo:
- Planejamento Detalhado: Os advogados podem planejar suas horas com antecedência, alocando blocos de tempo a clientes específicos e ajustando conforme necessário.
- Visibilidade em Tempo Real: A plataforma fornece uma visão em tempo real de como as horas estão sendo registradas, permitindo ajustes proativos e uma melhor compreensão da disponibilidade da equipe.
- Promoção da Responsabilidade: Os escritórios de advocacia podem configurar a ferramenta para exigir o registro de horas antes de permitir o acesso a outras funções do sistema, assegurando assim a máxima responsabilidade e precisão no registro de tempo.
Foco no Valor Agregado para o Cliente
O mais importante para um escritório de advocacia é o valor que fornece aos seus clientes. Este sistema não apenas otimiza a eficiência interna, mas também abre as portas para maior transparência e colaboração com os clientes, permitindo acesso à informação sobre as horas trabalhadas em cada caso.
Conclusão
Estas três formas de automação não são apenas características adicionais; representam uma evolução na gestão de tempo para escritórios de advocacia. Elas permitem uma transição do registro de horas manual, propenso a erros e omissões, para um sistema integrado que assegura precisão, eficiência e, acima de tudo, uma melhor rentabilidade e transparência na relação com os clientes. Com a implementação de um software de gestão avançado, os escritórios de advocacia podem esperar não apenas maximizar suas horas faturáveis, mas também fortalecer a confiança e a satisfação do cliente.
