Um dos desafios mais comuns e frustrantes nas agências criativas é lidar com retrabalhos e sobrecarga de trabalho. Essas duas realidades, intimamente conectadas, não apenas afetam a produtividade e o ânimo da equipe, mas também comprometem a rentabilidade dos projetos. A raiz do problema é clara: quanto mais tempo é investido em correções, menor é a margem de lucro.
De acordo com dados do setor, um colaborador médio dedica até 25% de seu tempo a retrabalhos. Desse tempo, 30% corresponde a ajustes internos e 70% a mudanças solicitadas pelo cliente. Esses números são significativos, pois cada hora extra investida em retrabalhos é uma hora que não estava prevista no orçamento original.
A carga de trabalho oculta
Esse problema gera um ciclo difícil de quebrar. A equipe que pensava ter terminado um projeto se vê forçada a fazer modificações, em vez de avançar com novas tarefas para outros clientes. Assim, o trabalho pendente se acumula e a carga de trabalho aumenta. A sobrecarga não é apenas uma realidade constante, mas também leva as equipes ao temido burnout, uma situação cada vez mais comum no mundo das agências.
A sobrecarga de trabalho não pode ser ignorada. Equipes desgastadas não apenas produzem menos, mas também têm sua criatividade, motivação e, por fim, seu relacionamento com os clientes afetados. Sem uma gestão adequada desses fatores, o ciclo de retrabalho-sobrecarga pode se transformar em um círculo vicioso.
A solução da Garnier BBDO: Dados para a tomada de decisões
Na Garnier BBDO, encontraram uma solução que os ajudou a gerenciar esse desafio de maneira mais eficaz: o COR. Essa plataforma deu visibilidade em tempo real sobre os retrabalhos e a carga de trabalho da equipe, permitindo uma tomada de decisão informada e oportuna.
Mauricio, líder na agência, explica que antes de implementar o COR, quantificar os retrabalhos era uma tarefa complicada. Dependia de vários departamentos, como contas ou tráfego, o que tornava difícil ter uma visão integral do problema. Com o COR, eles obtiveram dados precisos sobre cada fase do processo criativo, o que os permitiu identificar claramente onde os retrabalhos estavam sendo gerados.
“Um dos maiores benefícios foi a capacidade de detectar o retrabalho antes de o projeto chegar ao cliente”, comenta Mauricio. Isso permitiu que as equipes criativas corrigissem problemas internos em estágios iniciais, evitando revisões e modificações desnecessárias posteriormente. Esse tipo de prevenção foi fundamental para otimizar o fluxo de trabalho e melhorar a eficiência.
Conversas baseadas em dados: Uma abordagem transparente com o cliente
Um dos aspectos mais poderosos de ter dados claros e em tempo real foi a possibilidade de sentar-se com os clientes e manter conversas honestas sobre o impacto das suas correções nos prazos e na rentabilidade do projeto.
Apresentar evidências concretas permitiu à Garnier BBDO iniciar um diálogo mais construtivo. Em vez de as solicitações de mudanças se tornarem uma fonte de conflito, elas se transformaram em uma oportunidade para negociar prazos de maneira mais justa e trabalhar juntos para melhorar a eficiência. Os clientes valorizaram muito essa transparência, pois podiam ver diretamente como suas decisões afetavam o andamento do projeto. O resultado foi um melhor alinhamento de expectativas e, em muitos casos, um acordo para reduzir correções desnecessárias.
Essa abordagem não apenas ajudou a melhorar o relacionamento cliente-agência, mas também permitiu encontrar soluções conjuntas sem a necessidade de aumentar o orçamento ou a equipe. Criou-se um ambiente de colaboração onde ambas as partes se comprometeram a otimizar o processo, algo que nem sempre é fácil de alcançar.
A sobrecarga de trabalho: Um problema silencioso
Além de reduzir os retrabalhos, o COR ajudou a Garnier BBDO a identificar onde estavam as verdadeiras fontes de sobrecarga de trabalho. Com visibilidade completa sobre as horas trabalhadas por cada colaborador, puderam perceber que a percepção interna sobre a carga de trabalho nem sempre correspondia à realidade.
Com dados precisos, conseguiram redistribuir melhor as tarefas, evitar sobrecarregar determinados times e oferecer dias de descanso para aqueles que mais precisavam. Essa abordagem proativa permitiu ajustar os prazos de entrega e definir metas mais realistas, o que, por sua vez, reduziu o risco de burnout.
Mauricio menciona que outro passo fundamental foi a definição de KPIs claros. Esses indicadores permitiram estabelecer limites sobre as horas trabalhadas por semana e foram compartilhados publicamente com toda a equipe de gestão. Ao criar um sistema onde todos podiam ver se a carga de trabalho estava sendo excedida, fomentou-se uma cultura de transparência e cuidado mútuo, o que resultou em um ambiente mais saudável e sustentável.
Antecipar os retrabalhos para evitar frustrações
Mauricio também destaca que, além de afetar a rentabilidade e sobrecarregar a equipe, o excesso de retrabalhos pode colocar em risco o relacionamento com o cliente. Mudanças em excesso costumam ser o sintoma de problemas mais profundos, como falta de clareza nos objetivos ou falhas na comunicação. Se esses problemas não forem tratados a tempo, a frustração cresce dos dois lados e o projeto pode se complicar.
Por isso, a capacidade de identificar padrões de retrabalho e resolver problemas internos de maneira precoce foi fundamental para a Garnier BBDO. Dessa forma, não só melhoraram a eficiência, mas também fortaleceram o relacionamento com os clientes, evitando que pequenos mal-entendidos escalassem para problemas maiores.
