Em uma agência criativa, cada minuto conta. Literalmente. Mas não estamos falando apenas do prazo que está correndo. Registrar as horas de trabalho é uma daquelas práticas que muitas vezes são deixadas de lado, como se fosse apenas uma formalidade, e não uma ferramenta real para melhorar o desempenho da equipe. No entanto, fazer isso pode fazer uma grande diferença, especialmente quando falamos de uma das maiores dores em qualquer agência: os retrabalhos.
A transparência que o controle te dá
Quando os talentos registram suas horas, não se trata apenas de saber quantas horas foram trabalhadas, mas de ver claramente como esse tempo é distribuído. Isso permite detectar rapidamente se uma tarefa levou mais tempo do que o planejado ou se há certos tipos de projetos que sempre exigem ajustes. Com essas informações, podem ser feitos ajustes preventivos antes que os problemas se tornem grandes gargalos.
Sem uma noção clara do tempo investido, é fácil que as tarefas se acumulem, que os recursos sejam subestimados e que se acabe correndo atrás dos projetos, em vez de gerenciá-los de forma proativa.
E os retrabalhos?
O retrabalho é um inimigo silencioso em uma agência criativa. Às vezes parece inevitável, mas a realidade é que muitas vezes acontece por falta de planejamento ou comunicação clara. Quando você não sabe quanto tempo a equipe investiu em uma entrega e surgem mudanças de última hora, é provável que você não consiga prever o impacto real dessas alterações. Isso não só atrasa o projeto, como também esgota a equipe.
Registrar as horas permite identificar padrões. Talvez seja sempre o mesmo cliente que pede modificações ou o mesmo tipo de projeto que exige vários ajustes. Com essas informações em mãos, é mais fácil tomar decisões: Precisamos de um orçamento mais alto para certos clientes? Ou talvez devamos ajustar as reuniões iniciais para evitar que o cliente solicite mudanças inesperadas mais tarde?
Melhor planejamento, menos correções
Outra vantagem chave de registrar as horas é que isso te obriga a planejar melhor. Se você sabe que certo tipo de projeto leva X horas de acordo com os registros históricos, pode planejar as entregas de maneira mais realista, dando à equipe o tempo necessário para fazer as coisas certas desde o início. Esse simples ajuste reduz a possibilidade de mudanças posteriores e, com isso, diminui os retrabalhos.
O impacto na rentabilidade
Uma agência criativa não vive apenas de ideias, mas de fazer com que essas ideias sejam rentáveis. Se a equipe está investindo o dobro do tempo para corrigir trabalhos que já haviam sido dados como concluídos, a rentabilidade cai. Manter um registro das horas te dá uma visão clara de se os projetos estão sendo lucrativos ou não. Se descobrir que o tempo gasto em mudanças e correções é muito alto, você terá os dados para renegociar contratos ou ajustar processos.
Melhor comunicação e mais clareza para a equipe
Registrar as horas não beneficia apenas a gerência. Para as equipes criativas, saber quanto tempo se espera que dediquem a um projeto lhes dá clareza sobre sua carga de trabalho e evita o estresse dos pedidos de última hora. Uma equipe que gerencia bem seu tempo é uma equipe que trabalha melhor, com menos estresse e melhores resultados.
Então, embora às vezes pareça um detalhe menor, registrar as horas é uma ferramenta fundamental para qualquer agência criativa que queira ser mais eficiente e reduzir o número de retrabalhos. Você está fazendo isso na sua?
