A rentabilidade de uma agência criativa depende de cada hora trabalhada. Não basta acumular horas; o importante é como elas são distribuídas entre as tarefas faturáveis, que geram receita, e as não faturáveis, que, embora necessárias, não impactam diretamente o negócio. Manter esse equilíbrio é fundamental para garantir a eficiência operacional e, a longo prazo, aumentar a rentabilidade.
Diferença entre horas faturáveis e não faturáveis
As horas faturáveis são aquelas dedicadas a projetos de clientes, que geram receita diretamente. Por outro lado, as horas não faturáveis são destinadas a atividades internas, como reuniões, treinamentos ou tarefas administrativas. Embora sejam importantes para o funcionamento da agência, não geram receita direta.
A otimização do tempo é crucial para a rentabilidade, pois qualquer desvio ou retrabalho pode afetar diretamente as margens de lucro. Por isso, é essencial ter uma visibilidade clara de como o tempo é distribuído entre tarefas faturáveis e não faturáveis.
O desafio das agências: Retrabalho e sobrecarga de trabalho
O retrabalho e a sobrecarga de trabalho são dois problemas comuns nas agências, que frequentemente estão interrelacionados. Sem uma boa gestão das horas de trabalho, é fácil cair em ineficiências que prejudicam o fluxo de trabalho. De fato, o COR Report, uma pesquisa anual realizada com mais de 600 agências, revela que 42% delas não têm um controle claro sobre a distribuição das horas faturáveis e não faturáveis.
Essa falta de visibilidade pode levar a uma alocação excessiva de recursos para tarefas internas, reduzindo o tempo disponível para projetos de clientes, o que impacta negativamente a rentabilidade.
Tomar decisões baseadas em dados: A chave do sucesso
Durante a pandemia, a Garnier BBDO enfrentou o desafio de gerenciar eficientemente o tempo em um contexto de trabalho remoto. Implementaram o COR para monitorar as horas em tempo real e tomar decisões informadas. Ao analisar os dados, descobriram que 60% do tempo da equipe de design era dedicado a reuniões, o que reduzia o tempo dedicado a atividades criativas. Em vez de contratar mais pessoal, optaram por reorganizar as tarefas para liberar horas produtivas sem aumentar os custos.
Outro descobrimento foi o excesso de tempo dedicado a projetos pro bono, o que afetava a capacidade de gerar receita. Graças ao COR, estabeleceram um número fixo de projetos pro bono anuais, alcançando um equilíbrio entre seu compromisso social e a rentabilidade.
Também se compararam com benchmarks globais para medir sua eficiência. Eles notaram que dedicavam 23% do seu tempo a tarefas internas, enquanto o padrão das agências mais eficientes era de 18%. Essa diferença de 5 pontos representava uma oportunidade de 15.742 horas adicionais que poderiam ser faturadas, simplesmente ajustando o tempo alocado para tarefas não faturáveis.
Conclusão: Visibilidade para maior rentabilidade
Ter visibilidade total sobre as horas trabalhadas, tanto em tarefas faturáveis quanto não faturáveis, é vital para melhorar a eficiência operacional e identificar oportunidades de crescimento. A experiência da Garnier BBDO demonstra como uma gestão estratégica do tempo, apoiada por softwares como o COR, pode eliminar ineficiências e aumentar a rentabilidade sem aumentar os custos operacionais.
